Hierbij wordt veelal verwezen naar de uitzonderlijke economische omstandigheden. Daarom heeft de VNG in overleg met de Vereniging Informatiemanagers 100.000+ Gemeenten (IMG) het volgende advies en stappenplan opgesteld voor haar leden die geconfronteerd worden met boven-contractuele tariefsaanpassingen:

1. Onderzoek welke voorwaarden in de overeenkomst met de leverancier zijn overeengekomen, met name rond het indexeren van tarieven. Contracten op basis van de GIBIT (Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox) bieden ruimte om de tarieven per 1-1-2023 met maximaal 3,7% te verhogen. Voor meer informatie zie de memo over indexering.

2. Wijs de boven-contractuele tariefsaanpassingen schriftelijk af. De VNG heeft hiervoor een modelbrief ontwikkeld die gemeenten kunnen gebruiken. Het schriftelijk afwijzen is een noodzakelijke stap om de rechten van gemeenten te waarborgen. In de brief worden leveranciers die van mening zijn dat de gesloten overeenkomst het risico van de extreme prijsstijging niet voldoende afdekt en dat dit leidt tot nijpende situaties, uitgenodigd om dit schriftelijk, gedetailleerd en concreet te onderbouwen.

De VNG roept gemeenten en software leveranciers op om, gezien het belang voor de contiuniteit van de gemeentelijke dienstverlening, met elkaar in gesprek te gaan over de huidige bijzondere economische situatie. Verken voor zo’n gesprek op basis van de verstrekte onderbouwing, mede aan de hand van de geldende overeenkomst en het juridisch kader (o.a. Aanbestedingswet 2012) of een gesprek met de leverancier over een eventuele incidentele of structurele aanpassing van de overeenkomst zinvol is. Tot die tijd moet de gemeente enkel de (indexerings)afspraken zoals die zijn overeengekomen in de overeenkomst hanteren.

Gemeenten die vragen hebben over het advies, stappenplan of modelbrief kunnen contact opnemen met het Kenniscentrum Markt en Overheid van de VNG. Het kenniscentrum is te bereiken via MarktEnOverheid@vng.nl.