Indienen en behandelen verzoeken
Actieve openbaarmaking: algemeen
Actieve openbaarmaking: de verschillende categorieën
De contactpersoon
Reikwijdte Woo
Samenwerkingsverbanden, gemeenschappelijke regelingen
Persoonlijke gegevens/ anonimiseren

Indienen en behandelen verzoeken

Waar vind ik de meest recente handreiking over de Woo?

Lees hier de handreiking De Wet open overheid in de gemeentelijke praktijk (pdf, 1 MB), uitgebracht in 2025

Als de bijzondere regeling van toepassing is uit de bijlage bij artikel 8.8 Woo (en geheimhouding dus voorrang heeft op de Woo) moet dan nog steeds een melding gemaakt worden van niet-openbaarmaking? (artikel 3.3,achtste lid Woo)

Nee, dat is niet nodig. Als sprake is van een bijzondere, uitputtende regeling die voorgaat op de Woo, is de Woo niet van toepassing. Artikel 3.3, achtste lid, Woo gaat niet over die situatie.

Mag een gemeente verplichten een Woo-verzoek, als deze via de elektronische weg wordt ingediend, in te dienen via DigiD?

Nee, uit de wetsgeschiedenis (pdf, 551 kB) en de jurisprudentie blijkt dat het verplicht stellen van het gebruik van DigiD een disproportionele drempel vormt om een Woo-verzoek in te dienen. 

Als er een Woo-verzoek binnenkomt waarin informatie wordt opgevraagd die al conform de gestelde eisen is overgedragen aan een stad-, streek- of regioarchief, moet de verzoeker dan worden verwezen?

De Woo is niet van toepassing op documenten die volgens de regels van de Archiefwet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. In dat geval geldt namelijk het openbaarheidsregime zoals dat in de Archiefwet is opgenomen en zal een verzoek conform de Archiefregelgeving moeten worden afgehandeld.

Wie dient het besluit op een Woo-verzoek aan de gemeenteraad te nemen?

In principe dient de raad zelf dit besluit te nemen. De raad kan er echter voor kiezen de bevoegdheid tot het nemen van Woo-besluiten te delegeren aan het college. Zeker vanwege de strikte termijnen uit de Woo kan dit wenselijk zijn. In dat geval besluit het college.

Wat moet ik doen als een verzoeker niet reageert op een preciseringsverzoek?

Als een verzoeker niet meewerkt aan de precisering van het verzoek, dan kan het bestuursorgaan besluiten het verzoek niet te behandelen. Dit besluit moet bekend worden gemaakt binnen twee weken nadat de termijn voor de verzoeker is verstreken om het verzoek te preciseren (artikel 4.1, zesde lid, Woo). 

Wat te doen indien de verzoeker niet bereid is in overleg te gaan over prioritering?  

Als de verzoeker niet bereid is in overleg te treden, is het raadzaam om te documenteren dat u geprobeerd hebt contact te zoeken en in gesprek te gaan, zodat u dit later in een eventuele procedure kunt aantonen. Anders dan een niet-gespecificeerd verzoek, moet een omvangrijk verzoek wel gewoon worden behandeld. Het niet reageren van de verzoeker schort de beslistermijn niet op. Het is daarnaast raadzaam om gedurende de behandeling te blijven proberen contact te zoeken met de verzoeker.

Actief openbaar maken is een 'inspanningsverplichting'. Geldt dat ook voor passief openbaar maken? 

Het bestuursorgaan moet zich inspannen alle documenten die onder de reikwijdte van het verzoek vallen op te sporen en openbaar te maken. In zoverre is er sprake van een inspanningsverplichting. Bij passieve openbaarmaking is echter sprake van een aanvraag, waarop het bestuursorgaan een besluit moet nemen. Dat is een resultaatsverplichting.

Is Afdeling 4.1.3.2 Awb over de dwangsom bij niet tijdig beslissen van toepassing op de Woo?  

Deze is niet van toepassing op de Woo (artikel 8.2 Woo). Wel kan de rechter bij een beroep wegens niet tijdig beslissen een dwangsom opleggen aan het bestuursorgaan (zie artikel 8.4 Woo en 8:55b e.v. Awb).

Hoe werkt de procedure indien er sprake is van derde-belanghebbenden?

Een belanghebbende die naar verwachting bedenkingen zal hebben tegen de voorgenomen openbaarmaking, moet in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze te geven (artikel 4:8 Awb). Het bestuursorgaan moet de verzoeker mededelen dat een belanghebbende om een zienswijze is gevraagd. De beslistermijn wordt opgeschort vanaf de dag nadat de verzoeker is medegedeeld dat de belanghebbende om een zienswijze is gevraagd tot en met de dag waarop de belanghebbende zijn zienswijze naar voren heeft gebracht of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Het bestuursorgaan moet een belanghebbende, die naar verwachting bezwaar heeft tegen de openbaarmaking, vervolgens eerst mededelen dat de informatie openbaar gemaakt gaat worden. De belanghebbende kan dan desgewenst bezwaar en beroep instellen. De verstrekking aan de verzoeker moet dan twee weken worden uitgesteld. 

Hoe moet ik, bij een omvangrijk verzoek, het nemen van een deelbesluit zien? Zijn die deelbesluiten ieder op zichzelf appellabel of dient een uiteindelijk volledig omvattend besluit genomen te worden (omdat het uiteindelijk toch ook slechts één verzoek betreft)?  

Alle deelbesluiten zijn afzonderlijk appellabel.

Hoe verhouden artikel 4.2a Woo en artikel 4.4 Woo zich tot elkaar?  

In artikel 4.2a Woo wordt een relatie gelegd met de termijnen van artikel 4.4 Woo. Artikel 4.2a Woo luidt: "Indien een voldoende gespecificeerd verzoek zodanig omvangrijk is dat niet binnen de termijn van artikel 4.4, eerste lid, kan worden beslist, treedt het bestuursorgaan voor het einde van die termijn in overleg met de verzoeker over de prioritering van de afhandeling van het verzoek. Het bestuursorgaan verstrekt de gevraagde documenten zo veel mogelijk in de door de verzoeker gewenste volgorde."

Moet een Woo-besluit over documenten die berusten onder de heffingsambtenaar door de heffingsambtenaar zelf worden genomen?

Artikel 3.1 Woo bepaalt dat actieve openbaarmaking achterwege blijft als met de openbaarmaking geen redelijk belang wordt gediend. Is duidelijk te definiëren wanneer er geen sprake is van een redelijk belang?

Dat is lastig te definiëren. Artikel 3.1 bevat een inspanningsverplichting om informatie uit eigen beweging te openbaren over, in ieder geval, (de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie van) beleid. Het is voorstelbaar dat wordt gedoeld op informatie ten aanzien waarvan geen of een zeer beperkt belang bij actieve openbaarmaking bestaat.

Wat betekent het wanneer een bestuursorgaan niet aan de verplichting van actieve openbaarmaking voldoet en de documenten niet op tijd actief openbaar worden gemaakt? Of bijna niks actief openbaar maakt?  

De actieve openbaarmakingsverplichtingen zijn inspanningsverplichtingen. De verplichting van actieve openbaarmaking van artikel 3.3 Woo is aan termijnen gebonden. Er is geen sanctie- of boetestelsel in de Woo opgenomen voor als een bestuursorgaan niet aan de actieve openbaarmakingsplicht voldoet. Ondanks dat er geen juridische sanctie mogelijk is voor het niet voldoen aan deze plicht, mag van de overheid (uiteraard) wel verwacht worden dat deze plicht wordt nagekomen. 

Wel kan (alsnog) een verzoek om openbaarmaking van de betreffende informatie worden ingediend (artikel 4.1 Woo) en kan een rechter oordelen over het (uitblijven van een) besluit daarop. Ook kunnen groepen met een beroepsmatig belang bij het gebruik van publieke informatie zich wenden tot het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (ACOI) (Hoofdstuk 7 Woo).

Kunnen actief openbaar gemaakte documenten weer worden verwijderd?

Ja, de beslissing om documenten actief openbaar te maken, kan worden ingetrokken.

Wanneer treedt de verplichting tot actieve openbaarmaking in werking?

De bepalingen over de verplichting tot actieve openbaarmaking in hoofdstuk 3 van de Woo treden op verschillende momenten in werking. Gemeenten kunnen vooruitlopend daarop de betreffende informatie wel al actief openbaar maken. De inspanningsverplichting om uit eigen beweging informatie actief openbaar te maken is al wel in werking getreden.

Naar boven

Welke beschikkingen dienen gemeenten op grond van artikel 3.3 Woo actief openbaar te maken?

De VNG heeft als hulpmiddel een positieflijst opgesteld met typen beschikkingen die onder deze verplichting vallen. De positieflijst heeft niet als doel uitsluitsel te geven over hoe openbaarmaking kan of moet plaatsvinden, bijvoorbeeld over de wijze van opname in het Woo-zoekportaal of openbaarmaking al dan niet via een overzicht. Deels is de ‘hoe-vraag’ nog juist onderwerp van gesprek, deels bestaat hierover op andere plekken al informatie zoals het Hulpmiddel: Beschikkingen integraal of in een overzicht openbaar maken. Zie de positieflijst (xls) en de bijbehorende handleiding.

Wat is de gemeente verplicht toe te sturen bij het opvragen van stukken naar aanleiding van een gepubliceerde vergunningaanvraag? Zijn tekeningen een verplicht onderdeel hiervan?

Bij de categorie beschikkingen in artikel 3.3 Woo hoeft alleen de beschikking zelf actief openbaar te worden gemaakt. De aanvraag of onderliggende stukken hoeven daarbij niet openbaar te worden gemaakt. Dat is alleen anders als een bijlage relevant is voor de reikwijdte van de beschikking, zoals een kaart bij een bouwvergunning. Bepaalde tekeningen bij de omgevingsvergunningen zouden ook relevant kunnen zijn voor de reikwijdte van de vergunning en daarom ook openbaar moeten worden gemaakt.

Adviezen van bezwaarcommissies maken vaak onderdeel uit van de beslissing op bezwaar. Moeten ze dan toch actief openbaar worden gemaakt?

Ondanks dat deze adviezen onderdeel kunnen uitmaken van de beslissing op bezwaar, kan gesteld worden dat de adviezen ook in die situatie niet openbaar hoeven te worden gemaakt. Het gaat om adviezen in individuele gevallen en die zijn uitgezonderd van openbaarmaking (artikel 3.3, tweede lid , onder e, Woo). Het wordt aanbevolen om de beslissing zo vorm te geven dat het niet nodig is het advies weg te lakken. Het jaarverslag van de bezwarencommissie moet wel openbaar gemaakt worden.

Stel de raad ontvangt een ingekomen stuk van de ene over de andere burger. Klopt het dat dit niet openbaar gemaakt hoeft te worden, maar dat er (in art. 3.3, zevende lid, Woo) wel melding van gemaakt moet worden?

Als het stuk betrekking heeft op een individu dan hoeft het niet actief openbaar gemaakt te worden. Je hoeft dan geen melding te maken (aan die bepaling kom je dan niet toe).

Moeten overeenkomsten met inhuurpersoneel of bemiddelingsbureaus ook openbaar worden gemaakt? Zij zijn geen ambtenaar.

Dergelijke informatie valt niet onder een van de categorieën uit artikel 3.3, eerste of tweede lid, Woo.

Moeten beschikkingen en oordelen volledig openbaar gemaakt worden of kan worden volstaan met lijsten van adressen waar en waarvoor bijvoorbeeld omgevingsvergunningen zijn verleend en een lijst met klachten met een oordeel gegrond of ongegrond?

Nee, dat is te weinig. Het gaat om de schriftelijke oordelen (artikel 3.3, tweede lid, onder l, Woo). Optioneel is een overzicht met de wezenlijke onderdelen van de schriftelijke oordelen (zie daarover artikel 3.3a, derde lid, Woo).

Moeten WOZ-beschikkingen op grond van de Woo openbaar worden gemaakt?

De Wet WOZ bevat een eigen, zorgvuldig overwogen systematiek om waardegegevens van woningen en niet-woningen en daaraan ten grondslag liggende gegevens openbaar te maken. De wetgever heeft met deze systematiek uitdrukkelijk niet beoogd om deze gegevens onbeperkt aan iedereen ter beschikking te stellen (zie de artikelen 40, 40a, 40b Wet WOZ). Deze bepalingen zijn dan ook opgenomen in de bijlage bij artikel 8.8 Woo.

Beschikkingen moeten actief openbaar gemaakt worden: dus besluiten op grond van de Omgevingswet (omgevingsvergunningen) moeten wij actief openbaar maken. Klopt het dat dit alleen betrekking heeft op het besluitstuk zelf en niet op de bij het besluit behorende documenten zoals aanvraagformulier, tekeningen etc.?

Bij de categorie beschikkingen in artikel 3.3 Woo hoeft alleen de beschikking zelf actief openbaar te worden gemaakt. De aanvraag of onderliggende stukken hoeven daarbij niet openbaar te worden gemaakt. Dat is alleen anders als een bijlage relevant is voor de reikwijdte van de beschikking, zoals een kaart bij een bouwvergunning. Het is voor te stellen dat bepaalde tekeningen bij de omgevingsvergunningen ook relevant zijn voor de reikwijdte van de vergunning en daarom ook openbaar moeten worden gemaakt.

Documentatie in het kader van vergunningverlening (zoals opgevraagde adviezen over welstand, monumenten of van bijvoorbeeld de omgevingsdienst) moeten die worden gezien als adviezen in de zin van artikel 3.3, tweede lid, onder e, Woo?

Op grond van artikel 3.3, tweede lid, onder e, Woo moeten adviezen van adviescolleges en -commissies openbaar worden gemaakt, uitgezonderd adviezen die gaan over individuele gevallen. Een welstandscommissie en monumentencommissie zijn commissies die in principe onder dit artikel vallen. Het hangt af van waarover wordt geadviseerd of de adviezen van deze commissies actief openbaar moet worden gemaakt. Gaat het om adviezen over individuele gevallen, dan hoeft dat niet. Ten aanzien van de omgevingsdienst is volgens ons geen sprake van een adviescollege of -commissie zoals bedoeld in dit artikel. De omgevingsdienst is immers een gemeenschappelijke regeling die de taken rondom vergunningverlening uitvoert.

Moeten besluiten van het college actief openbaar gemaakt worden?

Op grond van de Woo moeten alleen de agenda's en besluitenlijsten van het college openbaar worden gemaakt. De besluiten zelf hoeven niet actief openbaar te worden gemaakt. Aanvankelijk was dit wel in de Woo geregeld, maar dat is in een latere fase van de wetsbehandeling uit de Woo geschrapt.

De agenda van het college moet vóór de collegevergadering openbaar worden gemaakt. Maar vaak wordt tijdens de vergadering nog een punt toegevoegd of afgevoerd. Hoe ga je daar mee om?

In de besluitenlijst van het college is terug te vinden welke agendapunten zijn toegevoegd of verwijderd. Ook deze besluitenlijsten moeten actief openbaar worden gemaakt (art. 3.3, tweede lid, onder d, Woo). Kortom: als de agenda wijzigt, staat dat in de besluitenlijst gepubliceerd.

Wat valt precies onder de openbaarmakingsplicht van agenda’s en besluitenlijsten van het college?

Besluitenlijsten van het college worden op grond van artikel 60, derde lid, Gemeentewet doorgaans al openbaar gemaakt. In aanvulling daarop moeten op grond van artikel 3.3, tweede lid, Woo ook de agenda’s van vergaderingen van het college in beginsel openbaar worden gemaakt. Het betreft hier een omschrijving van de te bespreken onderwerpen. De bepaling ziet niet op geagendeerde of vastgestelde stukken. Het college bepaalt zelf de vorm waarin de agenda voor de vergadering openbaar wordt gemaakt. Voor de agenda’s geldt een afwijkende termijn van openbaarmaking: deze dienen uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar te zijn gemaakt. Notulen hoeven niet actief openbaar te worden gemaakt. 

In geval openbaarmaking van besluitenlijsten op grond van artikel 60, derde lid, Gemeentewet in strijd is met het openbaar belang, komen deze besluitenlijsten ook niet voor openbaarmaking op grond van artikel 3.3, tweede lid, Woo in aanmerking. Die bepaling uit de Gemeentewet bevat namelijk een bijzondere openbaarmakingsregeling, waarop artikel 3.3 Woo niet van toepassing is (zie artikel 8.8 Woo en bijbehorende bijlage).

In de handreiking staat onder bestuursstukken dat besluitenlijsten en agenda's van een collegevergadering openbaar gemaakt moeten worden. Hoe zit het met collegevoorstellen of onderliggende stukken? Moeten die stukken actief openbaar gemaakt worden?

Het gaat bij deze categorie alleen om de agenda's en besluitenlijsten. Daarbij gaat het om een omschrijving van de te bespreken onderwerpen. Artikel 3.3, tweede lid, onder d ziet niet op geagendeerde of vastgestelde stukken. De openbaarmakingsverplichting reikt dus niet zo ver dat de openbaarmaking van de geagendeerde stukken zelf verplicht is. Wel kan het voorkomen dat een agendapunt zelf vertrouwelijk is. Die hoeft dan niet actief openbaar te worden gemaakt.

Vallen situaties waarbij gevraagd wordt om advies/ zienswijze aan de verschillende soorten raden van een gemeente wel of niet onder het vragen van een ‘’extern advies’’ c.q. ‘’externe partijen die om advies zijn verzocht’’?

Op grond van artikel 3.3, eerste lid, onder c, Woo hoeven alleen de ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, actief openbaar te worden gemaakt. Als niet over (een van) deze ontwerpen is geadviseerd, hoeft het advies dus ook niet openbaar te worden gemaakt. In artikel 3.3, tweede lid, onder e, Woo ziet sub 1 op de verplichte openbaarmaking van adviezen van adviescolleges of -commissies en van andere externe partijen die uitdrukkelijk om advies zijn gevraagd over de ontwerpen als bedoeld in artikel 3.3, eerste lid, onder c, Woo. 

Sub 2 ziet op adviesaanvragen en adviezen over andere onderwerpen, met uitzondering van adviezen over individuele gevallen. Het gaat in die categorie uitsluitend om adviezen (en de daarbij behorende adviesaanvragen) van adviescolleges of -commissies, niet van andere externe partijen. Volgens de wetsgeschiedenis gaat het hierbij om adviezen van tijdelijke commissies die bij besluit van een bestuursorgaan, bijvoorbeeld het college of de gemeenteraad, zijn ingesteld. De organisaties/ partijen die u noemt, kunnen naar ons oordeel niet als ''externe partijen'' worden gezien omdat er op enigerlei wijze (toch) van verbondenheid met de gemeente sprake is.

Wat zijn officiële adviescommissies en -colleges voor een gemeente? Zijn daar voorbeelden van te geven? 

De categorie adviezen ziet in de eerste plaats op adviezen over de onderwerpen van:

• algemeen verbindende voorschriften;
• andere besluiten van algemene strekking van adviescolleges; of
• adviescommissies of van andere externe partijen die om advies zijn verzocht.

Een extern advies is bijv. een advies van een samenwerkingsverband van overheden aan een deelnemer over de vaststelling van een verordening.

In de tweede plaats gaat het om adviezen over andere onderwerpen van adviescolleges of adviescommissies, met uitzondering van adviezen die zien op individuele gevallen (bijv. adviezen van bezwaarcommissies of commissies in de sfeer van personeelszaken of andere onderwerpen, waarbij de advisering gaat over een individuele natuurlijke persoon of rechtspersoon). Het gaat bijvoorbeeld om tijdelijke commissies die bij besluit van het college of de raad zijn ingesteld.

Onderzoekers komen vaak overeen dat onderzoeksrapporten juist niet publiek openbaar worden. Hoe hiermee om te gaan?

Aan de voorkant moet goed duidelijk worden gemaakt wat op grond van de Woo actief openbaar zal (moeten) worden gemaakt. Het is daarbij ook aan te raden aan de voorkant al bewust te zijn van een mogelijke openbaarmaking. Je kunt rekening houden bij het opstellen van een onderzoeksrapport door bijvoorbeeld alleen aan het begin persoonsgegevens van de betrokkenen op te nemen (en daarna bijv. te verwijzen naar ‘de verzoeker’, ‘de beklaagde’, ‘persoon A’, enz.) zodat die persoonsgegevens niet door het hele rapport heen gelakt hoeven te worden.

In de wetsgeschiedenis komt naar voren dat onder artikel 3.3, tweede lid, onder j, sub 1 (o.a.) medewerkerstevredenheidsonderzoeken vallen. Hier staat ook dat niet alle resultaten per organisatieonderdeel openbaar moeten worden gemaakt.

Betekent het dat hier ook klanttevredenheidsonderzoeken onder vallen en hoe is het onderscheid te maken in wat wel en wat niet openbaar gemaakt moet worden? Vallen bijvoorbeeld de rapportages, verklaringen, etc. van de accountant (anders dan hetgeen reeds in het jaarverslag is verwerkt) ook onder sub 1?

Als een klanttevredenheidsonderzoek gaat over het functioneren van de gemeente, behoort het tot hetzelfde soort onderzoeken als een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Daarvan acht de wetgever de actieve openbaarmaking wenselijk en daarmee valt het onder de reikwijdte van deze categorie.

De kaders van de informatiecategorie van artikel 3.3, tweede lid, onder j, Woo zijn niet heel scherp, zodat er interpretatieruimte bestaat over de documenten die er al dan niet onder (kunnen) vallen. Bij sub 1 (de wijze van functioneren van de eigen organisatie) gaat het om algemene onderzoeken over het functioneren van de organisatie in het verleden (en niet om onderzoeken naar mogelijke veranderingen van de organisatie waaruit vervolgens nog gekozen moet worden). De uitkomsten van het onderzoek, en niet de onderliggende stukken, moeten daarbij openbaar worden gemaakt. Voor wat betreft rapportages van de accountant geldt dat deze meestal onderdeel uitmaken van het jaarverslag. Als de rapportages/verklaringen de primaire activiteiten als registeraccountant betreft, lijkt het aannemelijk dat deze meelopen in de jaarverslagcyclus en niet als onderzoeken in de zin van onderdeel j kunnen worden aangemerkt. Maar in sommige gevallen kan dit anders zijn, bijvoorbeeld als er een fraudeonderzoek wordt gedaan. Dergelijke onderzoeken van de accountant kunnen onder de informatiecategorie van onderdeel j vallen.

Waarom kent de Woo aparte regels voor milieu-informatie? 

De Woo kent (net als de Wob) aparte regels voor milieu-informatie, omdat dit voortvloeit uit het Verdrag van Aarhus dat Nederland heeft geratificeerd. Dat Verdrag kent ruimere openbaarmakingsregels voor milieu-informatie.

Is het nodig bij de categorie onderzoeksrapporten ook documenten m.b.t. ENSIA of de audit Wet politiegegevens openbaar te maken?

Deze informatiecategorie gaat over de openbaarmaking op verzoek van een bestuursorgaan, ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel zijn van de uitvoering van de taak van dat bestuursorgaan en die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan. De informatiecategorie ziet op twee typen onderzoeken:

1. Onderzoeken naar het functioneren van de eigen organisatie en
2. Onderzoeken ter voorbereiding of evaluatie van beleid of uitvoering. Wat het tweede type onderzoeken betreft, gaat het volgens de wetsgeschiedenis bijvoorbeeld om externe audits en formele evaluatieonderzoeken. Dus om onderzoeken die door een externe partij worden verricht naar bijvoorbeeld kwaliteit en werkwijze. 

Documenten m.b.t. de audits in de zin van ENSIA en Wet politiegegevens lijken hiertoe te behoren.

Hoe gedetailleerd moeten de organisatiegegevens openbaar gemaakt worden?

Op grond van art. 3.3, eerste lid, onderdeel d, Woo maakt een bestuursorgaan actief openbaar hoe het is ingericht en welke onderdelen met welke taken zijn belast. Aan deze verplichting kan bijvoorbeeld worden voldaan door publicatie van een organogram waarin per onderdeel de taken en bevoegdheden zijn vermeld.

In onderdeel e van dit artikel is geregeld dat de bereikbaarheid van de organisatieonderdelen actief openbaar wordt gemaakt. Het betreft dan bijvoorbeeld het bezoekadres (en de wijze waarop voor een bezoek een afspraak kan worden gemaakt), het telefonisch doorkiesnummer en de wijze waarop het organisatieonderdeel elektronisch bereikbaar is. Ook wordt aangegeven hoe een verzoek om informatie als bedoeld in artikel 4.1 Woo kan worden ingediend. Daar hoort ook bij de bereikbaarheid van de contactfunctionaris van artikel 4.7 Woo.

Met deze toelichting wordt wel wat richting gegeven aan deze onderdelen, maar er is ruimte voor overheden om hier invulling aan te geven. Hoewel dat de transparantie op zichzelf ten goede zou komen, verplicht de Woo strikt genomen niet tot het aanmaken van e-mailadressen en telefoonnummers van teams binnen de organisatie.

Wordt met ‘klachten’ in art. 3.3, tweede lid,onder l, Woo ‘klacht’ bedoeld in de betekenis van klacht in hoofdstuk 9 van de Awb of ook klachten over de openbare ruimte?

Het moet om klachten gaan in de zin van hoofdstuk 9 van de Awb.

Hoe moeten klachten gerelateerd aan grensoverschrijdend gedrag behandeld worden, gezien de privacy van de betrokken medewerker en de indiener van de klacht?

Voor zover het hier gaat om de openbaarmaking van een schriftelijk oordeel over een bejegeningsklacht als bedoeld in titel 9.1 Awb, is relevant dat de weigeringsgronden van de Woo ook bij actieve openbaarmaking van toepassing zijn. Dit betekent dat openbaarmaking achterwege kan blijven voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo). De persoonsgegevens van de medewerker en de indiener van de klacht kunnen op die grond vertrouwelijk worden gehouden.

Hoe moeten onder de Woo klachten over de gemeente behandeld worden, bijvoorbeeld vanuit een onderaannemer of leverancier?

De categorie 'klachten' in artikel 3.3, tweede lid, onder l, Woo ziet op schriftelijke oordelen in klachtprocedures als bedoeld in titel 9.1 van de (Awb. Op grond van die titel kan 'eenieder' een klacht indienen over de manier waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid tegen hem (of een ander) heeft gedragen (artikel 9:1 Awb). Die gedraging kan zien op feitelijk handelen, publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandelingen. Doordat 'eenieder' een klacht kan indienen, komt het klachtrecht toe aan zowel natuurlijke personen als rechtspersonen en ook aan andere entiteiten/instanties. De schriftelijke oordelen over klachten van onderaannemers of leveranciers moeten dus ook worden gepubliceerd. 

Overigens geeft artikel 3.3a, derde lid, Woo de mogelijkheid om in plaats van de integrale publicatie van het schriftelijke oordeel/het rapport, bepaalde informatie uit het oordeel in een voor personen via elektronisch raadpleegbaar overzicht op te nemen. In het genoemde artikel staat welke informatie in het overzicht moet worden opgenomen.

Schriftelijke oordelen over klachten moeten openbaar worden gemaakt. Is dit zonder gegevens die herleidbaar zijn tot individuele personen? En wat te doen als een klacht telefonisch wordt afgedaan (conform prettig contact met de overheid) en er geen schriftelijk oordeel is?

Schriftelijke oordelen in klachtenprocedures moeten openbaar gemaakt worden met inachtneming van (o.a.) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen (art. 5.1, tweede lid,onder e, Woo). Mondelinge ‘klachtoordelen’ (klachtafhandeling) niet. Wel moeten alle schriftelijk ingediende klachten op grond van 9:12a Awb worden geregistreerd.

Vallen Wmo- en jeugdzorgbesluiten onder artikel 3.3, tweede lid, onder k, onderdeel 2 (beschikkingen inzake sociale verzekeringen, sociale voorzieningen en zorg)?

Ja, deze vallen onder de genoemde uitzonderingsgrond. Zie ook de positieflijst.

Wat wordt onder een convenant verstaan? En valt een convenant van de ondernemingsraad onder de convenanten die op grond van de Woo openbaar moeten worden gemaakt?

In de wetsgeschiedenis van artikel 3.3, tweede lid, onder f, Woo is toegelicht wat in het kader van de Woo onder 'convenant' wordt verstaan. Het gaat om 'een schriftelijke en door partijen ondertekende afspraak of een samenstel van zulke afspraken, hoe ook genoemd, van een bestuursorgaan met één of meer wederpartijen, die betrekking of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden, of anderszins gericht of mede gericht is op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid.' 

Convenanten met ondernemingsraden betreffen met name (uitbreiding van) de bevoegdheden van de ondernemingsraad, zoals uitbreiding van het instemmingsrecht, of bv. afspraken over termijnen, e.d.

Dergelijke convenanten of afspraken hebben geen betrekking op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden en vallen om die reden niet onder het begrip 'convenanten' in de zin van de Woo.

Naar boven

Moet de contactpersoon per se een ambtenaar van de juridische afdeling zijn?

Nee, dat hoeft niet. Artikel 4.7 Woo regelt alleen maar dat het bestuursorgaan ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie, een of meer contactpersonen aanwijst. Er zijn dus geen regels gesteld over wie precies binnen de gemeente die functie moet vervullen.

Moet een Woo-contactpersoon officieel aangewezen worden? In de toelichting op de Woo staat dat het een rol is die iemand (of meerdere personen) krijgt en invulling geeft. Klopt dit?

Ondanks dat artikel 4.7 Woo bepaalt dat het bestuursorgaan een of meer contactpersonen "aanwijst", betekent dit niet dat het college daarmee een formeel-juridisch aanwijzingsbesluit moet nemen. Uit de wetsgeschiedenis bij de Woo blijkt dat de contactpersoon een dienstverlenende rol heeft. Het bestuursorgaan heeft de vrijheid om zelf te bepalen bij welke persoon of personen in de organisatie deze rol wordt belegd. De contactpersoon kan ook niet als bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1 Awb worden aangemerkt, hij zal niet degene zijn die een besluit op een Woo-verzoek neemt.

Volgens de Woo moet voor elk bestuursorgaan een contactpersoon benoemd worden. Betekent dit dat voor de gemeenteraad en de rekenkamer ook een Woo-contactpersoon benoemd moet worden?

Artikel 4.7 Woo bepaalt inderdaad dat elk bestuursorgaan een contactpersoon moet aanwijzen. Dit kan dezelfde persoon zijn die het college heeft aangewezen. Let wel op eventuele bepalingen in het organisatiebesluit en aan wie degene verantwoording aflegt. Elk bestuursorgaan dient namelijk een eigenstandig besluit te nemen over het 'eigen' Woo-verzoek. Het zou kunnen dat bestuursorganen een verschil van inzicht hebben. Een andere vraag is of degene die door het college is aangewezen voldoende bekend is met de raadsprocessen.

Naar boven

Als het duidelijk is dat iemand informatie opvraagt alleen ten behoeve van een bezwaarprocedure, moet dat dan ook verstrekt worden?  

Als dit duidelijk is, kan verwezen worden naar de bezwaarprocedure. Zie de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van 20 mei 2020, ECLI:NL:RVS:2020:1268.

Op de huidige agenda van collegevergaderingen komen ook vertrouwelijke stukken voor. Onder die vertrouwelijke stukken bevinden zich vaak zaken op P&O-gebied. Welke P&O-stukken zijn écht vertrouwelijk? 

Het is lastig om dat aan te geven zonder de betreffende stukken te kennen. In elk geval kan gedacht worden aan benoemingen van personen. Een dergelijk agendapunt kan overigens zo worden omschreven dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet in het gedrang komt, bijvoorbeeld door aan te geven dat het om ‘een benoeming functie x’ gaat.

Moeten overheidsinstanties samen hetzelfde convenant openbaar maken?

Op grond van artikel 3.3, tweede lid, onder f, Woo moet een bestuursorgaan 'convenanten' actief openbaar maken. Het gaat daarbij om de uiteindelijke versie van het convenant, niet om conceptversies. Een convenant als hier bedoeld kan een overeenkomst in de zin van artikel 6:213 BW zijn, maar dat hoeft niet. Gelet op de definitie van een convenant kunnen meerdere bestuursorganen/ rechtspersonen waarvan bestuursorganen deel uitmaken betrokken zijn. De Woo regelt niet dat in de situatie dat meerdere bestuursorganen partij zijn bij een convenant, slechts een van die partijen het convenant publiceert. De verplichting tot openbaarmaking van het convenant rust wettelijk gezien dus op elk bestuursorgaan dat partij is bij het convenant.
Openbaarmaking dient zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken na vaststelling van het convenant plaats te vinden (artikel 3.3, vierde lid, Woo). De betrokken overheidspartijen kunnen met elkaar afspreken dat publicatie gelijktijdig plaatsvindt, maar de Woo verplicht daartoe niet.

Vallen mailverkeer en appjes tussen raadsleden ook onder de Woo, ook als ze verzonden zijn vanuit privé-accounts, of berusten die niet bij het bestuursorgaan?

De raad (het bestuursorgaan) valt onder de Woo, niet de individuele raadsleden. Informatieverkeer tussen raadsleden onderling en hun fracties valt dus niet onder de Woo. Dit kan anders zijn als bijvoorbeeld appjes worden verstuurd in een groep waar ook een wethouder in zit. Contact tussen een raadslid en de wethouder kan wel onder de Woo vallen.

Wanneer houdt een document ‘naar zijn aard verband met de publieke taak’?

Dit moet volgens de wetgever breed worden uitgelegd. Niet alleen moet worden gedacht aan documenten die direct gerelateerd zijn aan het uitoefenen van publiek gezag of andere bestuurstaken, maar ook aan documenten die gerelateerd zijn aan aangelegenheden die voor de uitoefening van die publieke taak randvoorwaardelijk zijn, zoals de bedrijfsvoering of organisatie van het bestuursorgaan. Als een document onder een bestuursorgaan berust, zal – gelet op de brede uitleg die aan voornoemde zinsnede moet worden gegeven – vrijwel altijd sprake zijn van een document in de zin van de Woo.

Kunnen bestuurders (bijvoorbeeld wethouders) in onderling mailverkeer ook persoonlijke beleidsopvattingen hebben? Of is er dan sprake van intern beraad?

De uitzondering van art. 5.2, eerste lid, Woo heeft betrekking op persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad. Van beide moet dus sprake zijn: persoonlijke beleidsopvattingen en intern beraad. Het kan mogelijk zijn dat persoonlijke beleidsopvattingen van bestuurders onder deze uitzonderingsgrond vallen.

Is de Woo van toepassing op processtukken (zoals een verweerschrift)?

Voor stukken die ten behoeve van bestuursrechtelijke procedures zijn opgesteld, geldt in ieder geval dat het verzoekschrift/dagvaarding, pleitnota's e.d. buiten het bereik van de Woo vallen. Deze stukken hoeven dus ook niet openbaar gemaakt te worden als daarvoor een Woo-verzoek wordt ingediend.
Voor andere stukken hangt het ervan af of deze stukken uitsluitend met het oog op de procedure zijn vervaardigd. Als dit het geval is, vallen ze niet onder de Woo. Andere documenten, niet specifiek opgesteld voor de procedure, maar die wel een rol in de procedure spelen, vallen wel onder de Woo. Hetzelfde geldt voor processtukken voor civiele procedures (zie de artikelen 8:79 Awb, 29 Rv in samenhang met artikel 8.8 Woo). Voor het strafrecht geldt dat het gehele strafdossier buiten het bereik van de Woo valt (artikel 365 Sv in samenhang met artikel 8.8 Woo).

Is een reactie dat er sprake is van reeds geopenbaarde informatie een Woo-besluit?

Stukken die al openbaar zijn, kunnen niet nogmaals openbaar worden gemaakt. Een verzoek om openbaarmaking van reeds openbare informatie, hoeft daarom niet op grond van de Woo in behandeling te worden genomen. In reactie op het verzoek kan worden aangegeven dat de informatie reeds openbaar is, onder verwijzing naar de vindplaats of met toezending van de betreffende informatie. Een dergelijke reactie is geen besluit, maar een mededeling van feitelijke aard en dus een feitelijke handeling.

Hoe verhoudt een verzoek om individuele informatie zich tot een inzageverzoek op het gebied van de AVG?

Het inzagerecht uit de AVG heeft betrekking op persoonsgegevens. Een verzoek om verstrekking van individuele informatie o.g.v. artikel 5.5 Woo kan bijv. ook afkomstig zijn van rechtspersonen of betrekking hebben op andere gegevens dan persoonsgegevens.

Naar boven 

Klopt het dat artikel 5.2, derde lid, Woo niet geldt voor een dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling? Is dat misschien vergeten?  

Het klopt dat het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling niet wordt genoemd in artikel 5.2, derde lid, Woo. De reden hiervoor is niet duidelijk.

Moeten overeenkomsten, zoals een overeenkomst die veelal bedoeld is voor uitvoering van gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld de uitgifte van gronden voor uitvoering van woonbeleid of grondbeleid, openbaar gemaakt worden omdat ze dan vallen onder het begrip "convenant", ook al zijn deze privaatrechtelijk van aard?

Als de afspraak ook gaat over de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden of anderszins is gericht op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid, is inderdaad sprake van een convenant in de zin van artikel 3.3 Woo. Het lijkt daarom goed mogelijk dat een dergelijke overeenkomst wel actief openbaar moet worden gemaakt.

Als gemeenten gezamenlijk een besluit moeten nemen over een regionale aangelegenheid, dan is dat er pas als alle gemeenten een positief besluit hebben genomen. Hoe wordt dan omgegaan met het besluit per gemeente op de openbare besluitenlijst? Bijvoorbeeld: (direct) op de besluitenlijst na de vergadering plaatsen of wachten totdat alle gemeenten akkoord zijn?

Uit de vraag blijkt dat de besluitvorming in dit geval buiten het kader van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen (WGR) ligt. De dagelijkse besturen van een openbaar lichaam in de zin van de WGR vallen namelijk zelf ook onder de Woo, zodat hun besluitenlijsten ook openbaar moeten worden gemaakt. De Woo kent geen afwijkende regeling voor de openbaarmaking van de besluitenlijst in de genoemde situatie. Dat zou betekenen: openbaarmaking per gemeente uiterlijk binnen twee weken na vaststelling van de besluitenlijst. Als het onder omstandigheden onwenselijk is dat het besluit van de ene gemeente eerder bekend is dan dat van de andere gemeente, zou wellicht de besluitvorming op elkaar afgestemd kunnen worden. 

Daarnaast is het voor te stellen dat met uitgestelde openbaarmaking gewerkt wordt, omdat de belangen van de gemeente zich in dit geval tegen onmiddellijke openbaarmaking verzetten. Hoewel de Woo hier strikt genomen geen grond voor biedt, valt wellicht te onderbouwen dat latere openbaarmaking gerechtvaardigd is.

Naar boven 

Als er per ongeluk iets werd geopenbaard wat niet had gemogen (bijvoorbeeld een BSN-nummer), mag men dit dan alsnog verwijderen, zodat het in de verdere toekomst niet meer zichtbaar is?  

Ja, die informatie mag weggehaald worden.

Moeten persoonsgegevens ook na vijf jaar beschermd blijven? Ook na vijf jaar een weigeringsgrond?

Het is van belang onderscheid te maken tussen bijzondere persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Artikel 5.3 Woo is niet van toepassing op de absolute uitzonderingsgronden van artikel 5.1 Woo waaronder bescherming van bijzondere persoonsgegevens. Die gegevens worden niet beïnvloed door tijdsverloop. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer vindt als relatieve uitzonderingsgrond na 5 jaar geen toepassing meer, tenzij die grond ondanks het tijdsverloop nog steeds zwaarder moet wegen dan het belang van openbaarheid.

Is het voor de verzoeker ook te zien dat bepaalde informatie niet openbaar is in een verder openbaar stuk?  

Naast gelakte stukken in documenten, kan er ook een mededeling van niet-openbaarmaking in een stuk staan.

Moeten handtekeningen van b.v. burgemeester, wethouder, griffier en secretaris in documenten geanonimiseerd worden? Zo ja, is dat in alle documenten zoals uitgaande brieven, raads- en commissievoorstellen en raadsbesluiten?

Uitgangspunt is dat handtekeningen onder het bereik van de Woo vallen (zie ECLI:NL:RVS:2023:160). Dat neemt niet weg dat informatie niet openbaar gemaakt wordt als het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo). 

Uit jurisprudentie van de bestuursrechter onder de Wob blijkt dat bestuurders en ambtenaren in functie worden aangemerkt als publieke personen. Bij het handelen uit hoofde van hun functie komt aan deze publieke functionarissen dus een verminderde aanspraak op bescherming van hun persoonsgegevens toe. Niettemin betekent dit niet dat strikt persoonlijke gegevens van publieke personen zoals een handtekening zonder meer openbaar moeten worden gemaakt. Dergelijke strikt persoonlijke gegevens verdienen eenzelfde mate van bescherming als de persoonsgegevens van niet publieke personen. Er kan daarom voor gekozen worden de handtekeningen van genoemde personen te anonimiseren. Een strikte eis onder de Woo is dit echter niet.

Wanneer persoonsgegevens onleesbaar gemaakt moeten worden, moet hiervan dan een mededeling komen in de zin van art. 3.1, tweede lid, Woo? En zo ja, hoe ziet zo’n mededeling er dan uit? 

Artikel 3.1 tweede lid, Woo schrijft voor dat het bestuursorgaan bij een gedeeltelijke niet-openbaarmaking daarvan mededeling doet gelijktijdig met de openbaarmaking van de informatie. Dit betekent dat ook wanneer slechts enkele (persoons)gegevens niet openbaar kunnen worden gemaakt, daarvan mededeling moet worden gedaan. De Woo regelt niet in welke vorm de mededeling moet worden gegoten, alleen dat deze gelijktijdig met de openbaarmaking dient te worden gedaan. Daarmee is voor eenieder duidelijk en zichtbaar in hoeverre bepaalde gegevens niet openbaar kunnen worden gemaakt. 

Is het nodig om elke keer als er persoonsgegevens aan de orde zijn (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer of handtekening) de desbetreffende persoon om een zienswijze te vragen?

Op grond van artikel 3.1, derde lid, Woo moet het bestuursorgaan belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen hebben tegen de voorgenomen openbaarmaking van een document in de gelegenheid stellen, daarover zijn/ haar zienswijze te geven. Volgens de memorie van toelichting bij dit artikel is de groep belanghebbenden beperkt tot degenen op wie de informatie ziet of degene die de informatie aan het bestuursorgaan heeft verstrekt. 

Als de herkomst van de informatie is geanonimiseerd, is de betrokkene geen 'belanghebbende' meer bij de openbaarmaking. Hieruit is af te leiden dat in het geval de openbaar te maken informatie persoonsgegevens van derden bevat, het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer met zich brengt dat die belanghebbenden om een zienswijze moet worden gevraagd.

Naar boven