DÉSIRÉE GROENEVELD: Bekend is dat de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid veel impact heeft op overheidsorganisaties wat betreft het implementeren hiervan. Reden voor koepel VNG, Waterschappen en Provincies om te onderzoeken hoever leden zijn met het implementeren van de WOO en of ze nog ergens ondersteuning zouden willen ontvangen.
De koepel zette in het voorjaar 2023 een digitale vragenlijst uit, ook wel monitor genoemd, onder de leden. Dit was de eerste van een jaarlijks terugkerende monitor die de voortgang toetst van de invoering van de WOO.
Ik praat hierover met Roland Versluis namens de Waterschappen, Paul Deurvorst namens de Provincies en met mijn collega Eunice Vink namens het VNG programma Grip op Informatie. Welkom allen.
Eunice, om met jou te beginnen. Wat is de monitor eigenlijk?

EUNICE VINK: Toen wij in 2021 begonnen met het programma Grip op Informatie en dan specifiek met de Wet Open Overheid hebben wij ook subsidie daarvoor gekregen. We hebben dan weliswaar allerlei middelen met elkaar bedacht. We willen natuurlijk ook meten of die middelen effectief zijn en daar gebruiken we de monitor voor.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En wanneer zijn jullie daarmee gestart? Kun je iets zeggen over wat de inhoud van de monitor is? Welke vragen staan erin? Kun je daar iets over vertellen?

EUNICE VINK: De eerste monitor is in 2023 geweest en dit is de tweede. We gaan het hierna nog ongeveer drie à vier keer doen. We doen de monitor eigenlijk sinds het begin met onze collega's van de overige koepels, IPO van de Provinciën en Unie van Waterschappen. Daarnaast hebben we ook overleg met andere overheden zoals het Rijk. Het is een vragenlijst waarin we meten bij onze leden, hoe het gaat met de actieve openbaarmaking, dus de categorieën die verplicht zijn om actief openbaar te maken, met de openbaarmaking op verzoek, dus als er een woo-verzoek is, en wat een informatiehuishouding is.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En je zegt dat doen we met de andere koepels, dan hebben we het over onder andere de Waterschappen en de Provincies. Aan tafel staan ook vertegenwoordigers van de Waterschappen en de Provincies.
Met wie mag ik beginnen? Paul, met jou? Hoe is het bij jullie gegaan?

PAUL DEURVORST: Wij hebben vanuit IPO sowieso elke twee weken overleg met de WOO-vertegenwoordigers van de provincies. Dat zijn er twaalf. Het zijn veelal projectleiders WOO of WOO-coördinatoren. Met hen hebben we in april afgesproken om de vragenlijst voor juli in te vullen. En daarna is op basis van de resultaten een beknopte rapportage opgesteld. En alle provincies hebben deelgenomen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Alle provincies, dat is een mooi resultaat. En is de vragenlijst hetzelfde als de vragenlijst van de VNG?

PAUL DEURVORST: Ja, we hebben afgesproken dat we exact dezelfde vragenlijst hanteren.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dus dat geldt ook voor de waterschappen, Roland?

ROLAND VERSLUIS: Dat geldt ook voor de waterschappen. Ook wij hebben het op vergelijkbare wijze zoals de IPO georganiseerd. We hebben een overleg dat periodiek plaatsvindt, waarin alle vertegenwoordigers van de waterschappen zitten.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En hebben ook alle waterschappen meegedaan?

ROLAND VERSLUIS: Nee, helaas niet. Dit jaar waren dat er 14 van de 21. Vorig jaar waren dat er 11, dus er is wel vooruitgang te boeken. Maar dat waren wel weer andere Waterschappen. De 7 van de Waterschappen die in 2022 hebben ingevuld, die hebben nu niet meegedaan.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké, maar omdat het nu andere waterschappen zijn, heb je wel een breed beeld van hoe het bij de Waterschappen is.

ROLAND VERSLUIS: Ja. En we hebben een nog breder beeld omdat we ook de waterschapspiegel hebben. Dat is een onderzoek dat we elk jaar bij de waterschappen uitvoeren. Waarin onderzocht wordt waar de waterschappen staan bij heel veel wetgeving. Daar willen we ook deze Woo-monitor in gaan onderbrengen. Dat is helaas dit jaar nog niet gelukt. Maar het streven is wel om het daar onder te brengen. Want die heeft namelijk wel als resultaat dat alle waterschappen daaraan meedoen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Het is nog niet gelukt, zeg je. Jullie zijn er nog niet aan toegekomen of wat is de reden dat het niet gelukt is?

ROLAND VERSLUIS: De reden was eigenlijk vorig jaar toen waren we in discussie met het Rijk. Die wilden we ook graag erbij betrekken. Die discussie duurde veel langer en daardoor hebben we de deadline niet meer gehaald.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En Eunice, hoe reageerde de overheid op de gemeente en de gemeenschappelijke regelingen op de vragenlijst?

EUNICE VINK: Ik kan Paul en Roland niet naar de loef steken. Want die hebben het qua percentages veel beter gedaan dan wij. We hebben 138 gemeenten weten te bereiken en 82 gemeenschappelijke regelingen. Het is dezelfde hoeveelheid opgeteld bij elkaar als het jaar ervoor. En net als Roland, bij ons ook verschillende gemeenten, andere gemeenschappelijke regelingen dan vorig jaar.
Gelukkig hadden we dit jaar al wat meer vragenlijsten. Dus ook wij gaan al die verschillende vragenlijsten over elkaar heen leggen. En dan hebben we wel iets breder beeld. Maar het is wel een nette afspiegeling van onze leden.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Zou je het dan wel een succes noemen?

EUNICE VINK: Een succes zou het voor ons zijn als we dit jaar echt aanzienlijk meer deelnemers hadden gehad. Of leden die in ieder geval de vragenlijst zouden beantwoorden. Maar de vragenlijsten zijn kwalitatief beter dan het jaar ervoor ingevuld. En uiteindelijk gaat het met name om een goede weerspiegeling van de leden. En dat kunnen we wel met de aantallen die we hebben.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En kun je iets zeggen over de uitslagen? Wat eruit is gekomen?

EUNICE VINK: We hebben allemaal, zoals we hier staan, onze eigen punten, als koepels zijnde. Bij de VNG zijn er eigenlijk drie punten uitgekomen. Het eerste is dat de actieve openbaarmaking, daar komt een eerste tranche aan. Dat betekent dat de eerste categorieën openbaar gemaakt gaan worden in november van dit jaar. Die categorieën, daar zijn we redelijk hoopvol als we naar de uitslag van de monitor kijken. Dat hebben we vooral eerst bekeken. Daarentegen, als we dan kijken naar de categorieën van de tweede tranche, maken we ons nog wel zorgen. Dat is een punt van aandacht. 
Het tweede is de technische aansluitmogelijkheden. We zien nog steeds bij 65% van de leden dat ze niet technisch aangesloten zijn op het landelijke zoekscherm. We noemen dat openoverheid.nl. Waar je straks landelijk door al die wo-documenten heen zou moeten kunnen zoeken. Daar merken we dat dit nog steeds achterblijft. Dus we willen daar meer aandacht aan besteden. 
En het derde is bij ons dat de gemeenschappelijke regelingen, globaal gezien, meer ondersteuning nodig blijken te hebben. Omdat ze juist met bijna alles achterlopen. Dat komt vaak omdat gemeenschappelijke regelingen ontzettend klein zijn. We spreken wel eens een gemeenschappelijke regeling. En die man zegt dan, ja ik ben directeur, receptioniste, maar ik maak desnoods ook de wc's schoon.
Dus als je zo groot bent. Of eigenlijk zo klein. Wat moet je dan met die wet open overheid? En globaal vinden wij, heel veel goede bedoelingen en daar zijn we heel blij mee, gemeenschappelijke regelingen zijn heel druk bezig, maar nu moeten we van bezig naar klaar. En dat missen we nog een beetje.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En Paul, hoe zit dat bij de provincies?

PAUL DEURVORST: Bij de provincies gaat de meeste aandacht uit naar openbaarmaking op verzoek. Afgelopen jaar steeg het aantal Woo-verzoeken met 15 procent. En helaas stijgt daardoor ook de afhandelingstermijn door de grote hoeveelheid werk.
En het ziet er naar uit dat die trend zich dit jaar voortzet. En dat is natuurlijk niet vreemd, want de provincies zijn verantwoordelijk voor de ruimtelijke opgave. En dat wordt maatschappelijk steeds belangrijker. Dus allerlei partijen en burgers gaan vragen daarover stellen.
En dat resulteert in Woo-verzoeken. Een prachtig voorbeeld is natuurlijk de problematiek rond wolven. De recente ophef over de wolven in Utrecht en op meer plekken in Nederland is gewoon concreet aanleiding voor toename van het aantal wo-verzoeken op dat specifieke onderwerp.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Enig idee waar dan precies die Woo-verzoeken, die vragen over gaan?

PAUL DEURVORST: Nee, die analyse is nog niet gedaan.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En Eunice, heb jij voorbeelden vanuit gemeenten, gemeenschappelijke regelingen?

EUNICE VINK: Wij hebben natuurlijk als voorbeeld de gemeente Arnhem, die de brand heeft gehad met de zonnepanelen. Dan merk je dat er onrust is onder bewoners. Wat is er nu precies afgesproken met de brandweer en gemeenten over die zonnepanelen? En dan merk je dat het aantal Woo-verzoeken van gemiddeld tientallen per jaar naar honderden gaat. Het belangrijkste daaraan vind ik dat je daar heel veel aan kan doen met actieve openbaarmaking. En dat betekent op het moment dat je zo'n hot topic hebt, dus een belangrijk onderwerp, dan zou je gewoon al veel meer informatie vooraf zo snel mogelijk kunnen openbaren, zodat je het aantal Woo-verzoeken daarmee voor bent. Het zijn vooral onderwerpen van sociale onrust.

PAUL DEURVORST: Daarnaast is, wat Eunice al meldde, actieve openbaarmaking steeds belangrijker, nu de wettelijke verplichting steeds concreter wordt. Uit de monitor blijkt dat het aantal informatiecategorieën dat nu al door de provincies openbaar wordt gemaakt is gestegen ten opzichte van vorig jaar. Dus dat is een goede trend. Dus openbaar maken is één, aansluiten op de landelijke infrastructuur is de vervolgstap. Maar ook daar is beweging.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Daar is beweging. Maar er is ook uit gebleken dat er ook ondersteuning nodig is. Want ik hoorde Eunice natuurlijk zeggen dat gemeenschappelijke regelingen toch wel wat meer ondersteuning nodig hebben. Geldt dat voor provincies ook?

PAUL DEURVORST: Ik denk voor de provincies dat er vooral behoefte is aan duidelijkheid hoe het moet gaan gebeuren. Er zijn nog genoeg onzekerheden. En dat moet de komende maanden een aantal knopen op landelijk niveau worden doorgehakt. En dan zal die versnelling wel komen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Helder. En Roland, hoe zit het met de waterschappen? Wat zijn daar de uitkomsten van?

ROLAND VERSLUIS: Uitkomsten daar zijn dat het aantal Woo-verzoeken ook toeneemt. En ook dat de vragen groter zijn. Dus dat er meer moeite gedaan moet worden om die vragen op te lossen. Daardoor iets minder vaak dat de verzoeken op tijd worden afgehandeld. Maar nog steeds krijgen we vrij weinig Woo-verzoeken in vergelijking met andere overheidsorganisaties. Wat we ook constateren is dat het ook komt omdat de informatiehuishouding niet goed op orde is. En dat we daar echt wel een beetje bij moeten gaan trekken.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Daar is dan ondersteuning bij nodig?

ROLAND VERSLUIS: Daar is ondersteuning bij nodig. Dat kunnen we ook voor een deel zelf doen natuurlijk. Want we moeten gewoon zelf aan de slag. Maar het is zeker wel van belang om standaarden af te spreken. Misschien ook wel de markt te benaderen met ICT-systemen. Dat die ook kunnen voldoen om aan deze wensen te voldoen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En Eunice, je had het net ook even over de ondersteuning. Welke ondersteuning is dan nodig?

EUNICE VINK: Nu spreek ik voornamelijk voor mezelf. Want ik merk dat, naarmate we meer met elkaar optrekken, we ook wel zien waar verschillen liggen. Dus bijvoorbeeld waterschappen zijn veel meer al intensief bezig met data. Data is veel ruimer dan de documenten waar een gemiddelde gemeente nog mee bezig is. Maar we zien dat als we vragen aan leden, "waar heb je nou behoefte aan" dat toch gewoon de standaard dingen weer genoemd worden. Dat betekent de webinars, praktijkvoorbeelden. En wat andere collega's ook al zeiden. Wij hebben ook een overleg, een digitale sessie voor WOO-projectleiders.
En we merken dat daar ook veel contact wordt gemaakt onderling met elkaar. Zodat ze weer in kleinere groepjes doorgaan met een bepaald onderwerp. Dus daar gaan we proberen in ieder geval mee door te gaan. Maar met name die gemeenschappelijke regelingen gaan we echt proberen meer aandacht aan te geven.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En is er iets te zeggen over rode draden of overlappingen? Zijn de problemen bij de gemeente, gemeenschappelijke regelingen, vergelijkbaar bij waterschappen en bij provincies? Of is dat heel anders? Ligt dat heel erg uit elkaar? Wie kan ik het woord geven daarover? Paul?

PAUL DEURVORST: Ik wil er wel wat over zeggen. De openbaarmaking krijgt natuurlijk de meeste aandacht. Omdat daar echt verplichtingen aan zitten en dat in de publiciteit is. Die informatiehuishouding die daar het fundament voor vormt krijgt minder aandacht. En daar is de afgelopen jaren natuurlijk ook weinig aandacht naar gegaan. Ik denk dat dat voor alle partijen geldt. En ook voor het Rijk.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ik zie knikkende gezichten. Dus dat klopt zo te zien?

ROLAND VERSLUIS: Dat klopt. Zeker ook voor de waterschappen. Eunice verwees er al naar. Wij zijn bezig van document naar data te gaan bij de waterschappen. Die trend zet zich nu wel sterk door. Dat is ook gezien door de Unie van Waterschappen. En die hebben nu ook een beleidsdocument erop gemaakt. De vaarkaart. Waarin een beschrijving staat van wat er staat te gebeuren. En wat we zouden moeten gaan doen als Waterschappen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Er zijn nu uitslagen bekend. Hoe nu verder? Hoe komen die uitslagen terecht bij degene die het ingevuld hebben? Ze weten het natuurlijk al, want ze hebben het zelf al ingevuld. Maar wordt er nog iets algemeens gemaakt? Een samenvatting of iets dergelijks?

EUNICE VINK: Op 11 september jongstleden hebben wij op het I-Bestuur Congres onze verschillende producten, waarin we die uitslagen bekendmaken, in fysieke vorm overhandigd aan Eva Heijbloem. Zij is DG. En op dit moment hebben we allemaal een eigen manier om dat zowel naar onze eigen leden uit te delen. We hebben allemaal hetzelfde persbericht online staan. Waar ook verwezen wordt naar onze producten onderling. Dus voor gemeenten geldt dat ze op waarstaatjegemeente.nl staan. En daar kun je tegenwoordig, met de ingang van dit jaar, zowel de uitslagen van de gemeente vinden als van de gemeenschappelijke regelingen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké, dat is mooi nieuws. En Roland, de Waterschappen?

ROLAND VERSLUIS: Wij gaan het in ieder geval terugkoppelen aan onze achterban. In ieder geval de coördinatoren WOO. En dan proberen we ook conclusies te trekken van waar staan we nu? Waar gaan we heen? En daar ook actiepunten uit proberen te destilleren en daar dan ook een soort van plan of planning te maken. En we zijn natuurlijk vanuit de WOO ook verplicht om een meerjarenplan te gaan maken voor de informatiehuishouding. 
(Red.: Nieuwsbericht website UVW: Meer oog voor transparantie bij Waterschappen)

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja precies, dat is ook zo. En Paul, voor de provincies?

PAUL DEURVORST: De voortgang rond de openbaarmaking is eigenlijk continu onderwerp van gesprek. Maar het belangrijkste is dat er ook meer aandacht zal moeten komen voor die informatiehuishouding. En dat vergt langdurig commitment en ook begrip in alle lagen van organisaties. En bovenal veel meer samenwerking, vooral ook interbestuurlijk. Organisaties kunnen dit niet zelf oplossen. Daar is toch wat meer centrale regie en samenwerking nodig. Belangrijk is ook is het bewustzijn van organisaties. En van het belang van goede dossiervorming. In alle lagen van de organisatie. Dat wordt beter, maar dat zal de komende jaren nog veel investeringen vergen in verbetering van systemen en processen. 
(Red.: nieuwsbericht website IPO: Aantal Woo-verzoeken bij provincies neemt toe)

DÉSIRÉE GROENEVELD: Er is dus duidelijk nog werk aan de winkel. Wanneer is de volgende Monitor?

EUNICE VINK: We gaan in september weer voor het eerst samenkomen. Dan gaan we in eerste instantie met deze drie koepels weer praten over de Monitor van 2025. Daar willen we de Rijksoverheid nauwer bij gaan betrekken. Die hebben daar ook behoefte aan. Zij kijken alleen nog voorlopig naar het aantal WOO-verzoeken en dat vinden ze zelf ook wel beperkt. Ze willen ook de "informatiehuishouding op orde" veel meer transparanter naar buiten brengen. Want wij zijn er heel transparant in. Iedereen kan direct de uitslagen zien. En de bedoeling is dat we dit keer klaar zijn zodat het meekan met de waterschapsspiegel van Roland. Dat is eigenlijk onze deadline. Het is heel eenvoudig. We zijn klaar met deze Monitor en we gaan door naar december. En dan moet het af zijn.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Een continu proces is het gewoon.

EUNICE VINK: Ja, en volgend jaar komt hij weer online.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Paul, waar kunnen provincies terecht voor hun informatie over de uitkomsten van de Monitor?

PAUL DEURVORST: De uitkomsten van de Monitor zijn te vinden op de site van het Interprovinciaal overleg. En de uitkomsten van de Monitor van vorig jaar zijn te vinden op de site van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Als bijlage bij het recent verschenen advies over de informatiehuishouding, Alles is niets.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dank jullie wel voor alle informatie. 
Aan het eind van deze podcast nog een aantal bijeenkomsten waar ik graag de aandacht op vestig. De 10e Week van GRIP op Informatie om mee te beginnen. Van donderdag 7 tot en met 14 november 2024 wordt voor de 10e keer de Week van GRIP op Informatie georganiseerd.
14 bijeenkomsten en ruim 32 sprekers. Net zoals eerdere edities staan alle bijeenkomsten weer in het teken van informatiebeheer, actieve openbaarmaking en digitale duurzaamheid. Met dit keer onder andere 2 online bijeenkomsten met praktijkvoorbeelden van het aansluiten op de Woo-index.
En een webinar waarin de winnaars van de OD kwaliteitsaward en de Transparantieprijs 2024, presentaties geven over hun aanpak. Daarnaast worden ook fysieke bijeenkomsten georganiseerd. Denk dan aan workshops tijdens de VNG-uitvoeringscongres over bijvoorbeeld informatiebeheer binnen Microsoft 365.
En is het VNG-team GRIP op Informatie samen met de collega's van ACOI, de Maatschappelijke Coalitie, het Rijk en VNG-ambassadeurs Woo te vinden op de informatiemarkt.
Op het Stadsarchief Rotterdam worden op 14 november de Woo-Match, het goede gesprek over actieve openbaarmaking van de digitale sessie projectleiders WOO, georganiseerd. Aanmelden is nu mogelijk. 
En dan de Woo-match.
Voor de wet open overheid dient elke organisatie straks documenten te publiceren op een publicatieplatform. De vraag is onder andere wat u als organisatie al heeft geregeld als het gaat om het publiceren. Maar ook of de processen, rollen en applicaties duidelijk zijn.
De VNG heeft ter ondersteuning van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, de Woo-Match ontwikkeld. Dit spel, tussen haakjes, heeft als doel organisaties inzicht te geven of ze per categorie het openbaar maken op verzoek, de processen, personen en de techniek op orde hebben. Als ze nog niet alles op orde hebben, dan hebben ze aan het eind van de match een to-do-lijst. Deze match is te spelen door organisaties die nog niets hebben, die wel al iets hebben, of organisaties die willen controleren of ze klaar zijn met hun publicatieplatform en processen. Bent u als gemeente of gemeenschappelijke regeling geïnteresseerd in het organiseren van zo'n Woo-Match-bijeenkomst? Stuur dan een e-mail naar gripopinformatie@vng.nl 
We zijn aan het einde gekomen van deze podcast. Alle links naar meer informatie worden opgenomen in het transcript. Mocht u een suggestie voor een onderwerp hebben, laat die dan weten. Ook op mailadres gripopinformatie@vng.nl. 
Hartelijk dank voor het luisteren en tot de volgende GRIP-podcast.

Links:

• Resultaten monitor: 
  VNG: Waarstaatjegemeente.nl
• IPO: nieuwsbericht website IPO: Aantal Woo-verzoeken bij provincies neemt toe.
• Waterschappen: Nieuwsbericht website UVW: Meer oog voor transparantie bij Waterschappen.
   

Woo in het nieuws:

• 10e Week van GRIP op Informatie
• Bent u als gemeente of gemeenschappelijke regeling geïnteresseerd in het organiseren van zo'n Woo-Match-bijeenkomst? Stuur dan een e-mail naar gripopinformatie@vng.nl

Aanvullende informatie:
 Meerjarenplan Wet open overheid