MUZIEK: RUSTIGE INTROMUZIEK

VOICE-OVER: Grip op Informatie. Een podcast van VNG, met Désirée Groeneveld.

DÉSIRÉE GROENEVELD: 1 mei 2022 is zoals bekend de Wet open overheid in werking getreden. De wet die tot doel heeft een transparante overheid te bevorderen en de informatiehuishouding op orde te brengen. Gemeenten kregen toen veel op hun bordje gelegd.

Vorig jaar november sprak ik ongeveer dezelfde woorden uit, maar dan ter gelegenheid van een half jaar Woo. Inmiddels zijn we ruim een jaar verder, tijd dus voor een tussenstand. Hoe gaat het met het op orde brengen van de informatiehuishouding bij gemeenten? Zoals gezegd, in november sprak ik met de VNG-ambassadeurs Wet open overheid. Peter de Baat, voormalig burgemeester van de gemeente Montferland, en Bert Bouwmeester, voormalig burgemeester van de gemeente Coevorden. Toen met name over hun rol om gemeenten op bestuurlijk niveau te ondersteunen bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. Logisch dus dat ik ze nogmaals heb uitgenodigd om te praten over een stand van zaken. Peter en Bert, welkom. Fijn dat jullie weer aan deze Grip-podcast willen meewerken. Vertel, hoe gaat het met het op orde brengen van de informatiehuishouding bij gemeenten? Wie kan ik het woord geven?

BERT BOUWMEESTER: Nou ja, het is een divers beeld, hè. We vullen elkaar wel weer een beetje aan, net als in de vorige podcast. Een act voor twee heren.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Heel goed, heel goed. Ik hoor dat het een zoektocht is, maar vertel.

PETER DE BAAT: Voor gemeenten is dat best een grote klus, om die informatiehuishouding op orde te brengen. Wat ze natuurlijk nastreven, is dat informatie heel makkelijk opgeslagen kan worden als die geproduceerd wordt, en te vinden is op het moment dat die nodig is. Niet alleen omdat dat gewoon handig is voor de medewerkers die daarmee werken, maar ook in het kader van de Woo, omdat er informatie is die openbaar gemaakt moet worden. En dat is lastig voor gemeenten. Men loopt er bijvoorbeeld tegenaan dat het niet zo duidelijk is welke standaarden daarbij nou gehanteerd moeten worden, zodat de ene gemeente niet op een bepaalde manier informatie opslaat en beheert die heel erg verschilt van die in een andere gemeente. En wat wij beluisteren, is dat gemeenten eigenlijk wel uitspreken daar meer helderheid in te krijgen en meer lijn, een gezamenlijke lijn, in te vinden. Dus dan horen we de woorden harmonisatie, standaardisatie, samenwerken.

BERT BOUWMEESTER: En wat het beeld ook is, is dat er heel veel aandacht natuurlijk toch bestaat voor de traditionele aspecten die nu in de Woo zitten, maar al 40 jaar geleden, ruim 40 jaar geleden, onderdeel van de Wet openbaarheid bestuur waren.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dus eigenlijk is het niet nieuw waar we het over hebben.

BERT BOUWMEESTER: Het is helemaal niet nieuw. En de verkorte termijnen in de Woo voor datgene wat vroeger de Wob was, die leiden eigenlijk alleen maar tot nog meer nadruk op dat punt van: ja, hoe kunnen we aan die passieve informatievoorziening voldoen? Dus dat is best een zorgpunt, dat je ziet dat daar vooral heel veel focus op zit en nog niet eens dat men heel erg veel beeld heeft bij: hoe komen we aan die voorkant? Hoe kunnen we proactiever worden? En natuurlijk het beeld ook wel dat incidenten ook wel een beetje de agenda bepalen rondom dit onderwerp. De Nokia van Rutte is spreekwoordelijk. Hoe gaan we om met whatsappjes en zo tussen onze collegeleden en raadsleden en allemaal dat soort praktische dingen, maar we komen van alles tegen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Heb je wel al een beeld van hoe gemeentes ongeveer te werk gaan? Want ik bedoel, je hebt het nu wel over incidenten. Maar als je het hebt over Woo, hebben ze een plan al of moeten jullie hen daarbij helpen?

PETER DE BAAT: Nou ja, er zijn heel veel gemeenten die het planmatig aanpakken en het ook echt als een project organiseren. Maar er zijn ook beelden waarin dat nog niet het geval is. Dat is een zoektocht. En dat is eigenlijk een beetje de technische kant ervan. Maar waar wij in de gesprekken het heel vaak over hebben, is ook zeg maar de grondhouding, de cultuur ten opzichte van openheid en transparantie. Wat voor gemeente wil je nou eigenlijk zijn en heb je daarover beelden? Heb je daarover het gesprek gevoerd met je gemeenteraad of binnen je college of met je ambtelijke organisatie?

DÉSIRÉE GROENEVELD: En heb je een beeld van hoe zij erbij betrokken zijn? Sorry.

BERT BOUWMEESTER: Nee, geeft niet. Vaak is in de basis natuurlijk in de ambtelijke organisatie de zaak wel op orde, in die zin dat men zich bewust is van de verplichtingen. Dat er ook iemand verantwoordelijk is gemaakt en dat er iemand is die nadenkt over die zaken en tot invulling komt van bijvoorbeeld de cyclische stuk. De rapportages waar die verplichte paragraaf in hoort te komen. Dus dat is technisch gezien allemaal wel in orde. Waar wij natuurlijk ook voor besteld zijn, is met name: hoe leeft dat dan in de bestuurlijke, in de politieke laag van de gemeentelijke organisatie, en is men daar voldoende bewust van de keuzes die je ook kunt maken en misschien ook wel moet maken, moet willen maken, rondom de invoering van deze ook aanvullende verplichtingen van de Woo?

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar zijn de colleges en de gemeenteraden wel betrokken bij dit vraagstuk?

BERT BOUWMEESTER: Ja, sommigen heel erg. We hebben meegemaakt dat er ook niet alleen een portefeuillehouder, burgemeester, maar ook de griffier aanzat bij een gesprek waar natuurlijk ook ambtelijk de verantwoordelijken aan zijn geschoven. Heel vaak is dat het geval. We zitten soms ook wel met alleen een burgemeester aan tafel die zoekende is naar zijn of haar rolneming in dit dossier. Want dat is toch alweer een hele eigenstandige positie. Daar weten we natuurlijk als voormalig burgemeester wel ons in te verplaatsen. Maar er zijn ook gemeenten waarbij die raden helemaal nog niet in beeld zijn. Hoewel het natuurlijk gewoon ook voor raden heel veel implicaties heeft. En bijvoorbeeld in de kringen van griffiers waar we ook graag optreden, want dan adresseer je meteen een heleboel gemeenten tegelijkertijd, zie je dan wel dat dat ook heel veel vragen oplevert vanuit die griffiers rondom: ja, maar hoe beïnvloedt dat nou het politieke handwerk bij mij in de gemeenteraad? En hoe zit het dan met verantwoordelijkheden en hoe kunnen we daar het beste mee omgaan?

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar is het dan een kwestie van koudwatervrees of is dat een kwestie van weerstand?

PETER DE BAAT: Nou, ik weet niet of je dat zo moet uitdrukken, maar gemeenten zijn zich eigenlijk wel ervan bewust dat die openheid en transparantie eigenlijk ook wel hoort, bijvoorbeeld in een rijtje als integriteit en burgerparticipatie. Dat hoort bij de grote dingen die je gewoon wel wilt en ook wel moeten regelen als het gaat over je verhouding met je inwoners. Maar het is ook wel lastig, want er komen ook wel ingewikkelde situaties uit voort, uit het open en transparant zijn. En dat leidt gewoon ook wel, ja, misschien toch wel tot die koudwatervrees.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Wat zijn dat dan voor situaties?

PETER DE BAAT: Nou ja, kijk, als er informatie openbaar wordt, dan gaat eigenlijk ook een van die doelstellingen in werking. Want dan betekent het dat er op de achtergrond, of misschien op de voorgrond, ook wel processen van bijvoorbeeld verantwoording gaan lopen. Waarom komt dan die woonwijk daar? Waarom is dan dat besluit genomen om die instelling op die plek te vestigen? Waarom blijft dat sportveld altijd maar, zeg maar, op die plek liggen en wordt dat niet een keer verplaatst? Ik bedoel, er zijn heel veel praktische vraagstukken die dan heel erg lokaal zijn en ingekleurd zijn. En ja, dan gaat ook de politieke cultuur in de gemeente een rol spelen. Is er een heel gepolariseerd klimaat? Dan betekent het dat openheid en transparantie, waar soms de media ook een rol in spelen, ook heel erg snel aanjager kunnen zijn voor een verhit politiek debat.

BERT BOUWMEESTER: Terwijl het politieke en bestuurlijke spel, of het werk, want het is natuurlijk ook gewoon verantwoordelijk werk, natuurlijk ook vraagt dat er ruimte is. Onbelaste ruimte, zonder dat je meteen alles in de volledige openheid achter de microfoon, bij wijze van spreken, moet overleggen, is elkaar opzoeken. Waar is een meerderheid te creëren voor welke oplossing, voor welk probleem? En daar wordt natuurlijk ook in informele zin altijd al over gesproken. Zo gaan die bestuurlijke en politieke processen altijd. En nu is de vraag: hoe werkt die Woo-verplichting daar dan op in als het gaat om het verantwoorden kunnen van hoe een uiteindelijk besluit tot stand komt? En dat is ook een onderdeel van diezelfde zoektocht. En zoals Peter net aangeeft, soms ook een dankbaar aangrijpingspunt voor zeg maar de politieke spelletjes die er soms ook bij verbonden zijn.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En een gemeente zou toch eigenlijk gewoon ook open en transparant willen en moeten zijn?

PETER DE BAAT: Maar als je die vraag stelt aan de gemeente, dan zal ook in het overgrote deel van de gemeenten worden gezegd: ja, natuurlijk. Want dat komen wij ook tegen. Er is eigenlijk niemand die zegt: nou, maar dat begrijpen wij niet. En hoe komt dat nou dat dat een kerntaak is geworden van ons als overheid om open en transparant te zijn? Dat is echt niet 'in Frage'. Het gaat soms wel over de mate van of het moment waarop, of hoe dat te organiseren, over hoe je daar dan onderling mee omgaat. En dat zijn nou precies ook de onderwerpen waar wij graag voor aan tafel zitten bij de verschillende gemeenten. Het komt altijd ter sprake.

BERT BOUWMEESTER: En de zoektocht natuurlijk ook naar: hoe kunnen wij daarin dan gefaciliteerd en ondersteund worden? Want het is toch best ook een inhoudelijke, behoorlijke ingrijpende opgave. Die vraagt menskracht, capaciteit, ook financiële middelen, waar men zich soms ook de impact niet van bewust is. Het feit dat de gemeenten geld hebben gekregen om de wet te implementeren, maar niet voor alle aspecten. De informatiehuishouding op orde moet je dan nog wel zien te regelen. De samenwerkingsverbanden tussen gemeenten vallen ook onder de verplichtingen, maar ik moet nog zien dat er een discussie plaatsvindt over, ja: moet er dan niet extra geld naar een gemeenschappelijke regeling? Meestal niet het meest populaire onderwerp in de gemeenteraad. Dus kortom: er zijn heel veel praktische aspecten ook wel die ter tafel komen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En in het verlengde hiervan, er is niet zo lang geleden naar alle gemeenten een monitor gestuurd vanuit de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Daar hebben we nu inmiddels de conceptresultaten van op papier gezet. Dat zijn, ik benadruk, conceptresultaten. Maar daar komt wel uit dat ongeveer de helft van de gemeenten hun informatiehuishouding niet op orde hebben. En daaraan toevoegend is er ook nog op de vraag of er beheer op e-mailarchivering en op tekstberichten, of dat is geregeld, ja of nee. In heel veel gevallen is het antwoord daar 'nee' op gegeven, met ook nog eens een keer de toevoeging: dat gaan we ook niet doen. Herkennen jullie deze signalen? En als jullie dit dan zo horen, gaan jullie je aanpak, of de benadering van de gemeenten, op aanpassen?

PETER DE BAAT: Nou, ja, laten we vooropstellen dat de ontwikkelingen op dat gebied ook heel erg snel gaan. Als je het hebt over dat laatste punt, bijvoorbeeld, dat is nog niet heel erg lang geleden dat pas door een rechterlijke uitspraak van de Raad van State bleek dat chatberichten echt moeten worden gearchiveerd en ook behoren tot de documenten die openbaar gemaakt moeten worden. Dat is maar een paar jaar geleden. En nog maar heel kort is een kabinetstandpunt daarover dat ook daar handvaten in biedt, maar tegelijkertijd ook wel heel veel open laten. Want die hele praktische kant van: hoe doe je dat dan? Die is eigenlijk niet goed geregeld, niet bij het Rijk, maar ook niet bij gemeenten. En we weten wel dat we het moeten doen. Het kabinet zegt dat ook letterlijk. We weten dat we dit en we hebben allerlei plannen, maar zegt ook: ja, we hebben eigenlijk niet zoveel beeld van de software die daarbij gebruikt moet worden of van de effectiviteit daarvan. Dus daar is gewoon nog heel veel werk aan de winkel en dat brengt gemeenten een beetje in een lastige positie, dat de verwachting er wel is dat het allemaal gebeurt. Met name die archivering van die chatberichten ligt dan op dit moment erg in het beeld, onder het vergrootglas. Maar de praktische kant daarvan, de achterkant, moeten we met elkaar echt nog goed inregelen.

BERT BOUWMEESTER: En de informatiehuishouding op orde. Het is natuurlijk snel gezegd dat je constateert van: nou, die is nog niet op orde. Maar laten we wel wezen, de informatiehuishouding bij gemeenten is natuurlijk ontzettend divers. Op al die taakgebieden die gemeenten voor hun rekening moeten nemen, is het altijd zo geweest dat die informatiehuishouding daar op passend is gemaakt, op dit specifieke taakveld. Nu zie je dat de Wet open overheid eigenlijk veel meer nadruk legt op, ja, ook het verbindende karakter tussen hele verschillende systemen binnen een en dezelfde organisatie. In die zin is in gemeenteland misschien nog wel een uitdagendere opgave weggelegd dan voor het Rijk, zou je kunnen zeggen, met een vrij eenduidige informatie-beheervraag. De problemen die we daar in de media hebben zien, die vertellen al genoeg hoe dat misschien ook voor de gemeenten eruit zou kunnen zien. Dus de opgave is best groot. Informatiehuishouding is er wel, maar er kan veel meer uitkomen. Juist ook om meer aan de voorkant te komen van de actieve openbaarmaking, waardoor je ook zeg maar even vragen achteraf om passieve openbaarmaking misschien een stukje kunt afvangen. Dus dat vraagt echt wel een extra slag en een andere manier van benaderen. Dus niet meer ad hoc en functioneel kijken naar een specifiek taakveld en daar een informatieoplossing voor creëren, maar het vraagt eigenlijk overstijgend kijken. Hoe willen we eigenlijk onze informatiehuishouding op orde gaan brengen vanuit een integraal perspectief, zou je kunnen zeggen, zodat we ook in staat zijn om die actieve informatiehuishouding, actieve informatieverschaffing, beter vorm te geven.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, ik hoor jullie zeggen: er moet nog hoop geregeld worden, ook met name op het gebied van techniek. Maar dan begrijp ik nog niet hoe dan ook in die monitor gezegd kan worden: maar dat gaan wij ook niet doen. Die snap ik dan niet zo goed.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ik vermoed dat dat ook een uiting is van onwennigheid. En ook wat ik al eerder zei, dat ze ook eigenlijk niet zo goed weten hoe het moet. En dat motiveert natuurlijk niet echt, kan ik me voorstellen, om ermee aan de slag te gaan. Als je niet ziet welk pad er voor je ligt, wordt het ook moeilijk om het op te gaan. En zoals gezegd: daar is gewoon nog werk aan de winkel. Daar kan de VNG een rol in spelen. Wat ook interessant is, is dat bij het Nationaal Archief een Innovatielab Tekstberichten is ingericht en dat heeft de opdracht gekregen om zo ongeveer binnen een jaar dat pad wel helder te hebben. En dan wordt het ook voor gemeenten makkelijker om daarop aan te gaan sluiten.

BERT BOUWMEESTER: Ja en een ander aspect, want inderdaad, we hebben dan ook als ambassadeurs nogal wat zendingswerk te doen van, joh, ben je niet te snel met te zeggen: dat gaan we ook niet doen. Aan de andere kant wil ik er wel bij aantekenen dat onze notie ook wel is: het is goed dat gemeenten wel een heel bewuste afweging maken. En dat kan er soms ook toe leiden dat je zegt: ja, nu even niet. Dit onderdeel heeft voor ons niet de hoogste prioriteit, want we kiezen voor deze route om tot de implementatie van die wet te komen. Als je dat goed kunt verantwoorden met elkaar en je hebt die overtuigd van politiek, bestuurlijk, maar ook ambtelijke haalbaarheid, dan kun je natuurlijk heel goed legitimeren dat je zegt: ja, dit nu even niet, want dat heeft voor ons inderdaad niet de hoogste prioriteit.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dus het zou niet zo zwart-wit kunnen zijn. Dan is het meer iets een planningsachtig vraagstuk.

BERT BOUWMEESTER: Zo zou ik het niet lezen, maar dat komt nog bij de volgende monitor.

DÉSIRÉE GROENEVELD: We hebben er nu even geen tijd voor, andere prioriteiten. Precies, dat komt dan in de volgende monitor en hopen dat ze het wel hebben gedaan. Jullie hebben nog een hoop werk te verrichten. Hartstikke mooi. Wat zijn jullie plannen? Zijn jullie ergens tegen te komen binnenkort?

BERT BOUWMEESTER: Nou ja, we gaan door met het spreken van gemeenten en ook alle collega-burgemeesters. We zullen binnenkort op het nationale jaarlijkse hoogtepunt van het verenigingsjaar van de VNG, het VNG-jaarcongres, zullen wij ook rondlopen op de beursvloer nu dit keer. Niet als stemgerechtigde deelnemers, dat is wel even wennen, maar sinds na Corona kan dit immers weer. Dus we hopen daar ook heel veel ons netwerk te kunnen benutten om de gesprekken te kunnen voortzetten in het land. En we merken dat er veel belangstelling voor is en dat het ook interessante en relevante gesprekken zijn die wat toevoegen aan de ondersteuning die natuurlijk sowieso vanuit de VNG-realisatie wordt geboden.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En als ze jullie niet tegenkomen op het congres, hoe kunnen de gemeenten jullie dan benaderen?

PETER DE BAAT: Nou, het is heel eenvoudig. Onze contactgegevens zijn te vinden op de website van de VNG. We zijn heel makkelijk benaderbaar. We zijn Peter de Baat en Bert Bouwmeester. En als je googelt, dan heb je ons ook heel snel te pakken. Dus dat is het.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, en ik zal ook in het transcript van deze podcast jullie contactgegevens ook vermelden. Nou, mooi werk, nog veel te doen. Heel veel succes. Dank jullie wel. En ik kan niet beloven dat dit de laatste keer is dat ik jullie benader voor een podcast. Ik hoop dat jullie dan voor een derde keer weer mee willen werken.

peter.de.baat@vng.nl
bert.bouwmeester@vng.nl

BERT BOUWMEESTER: We kijken ernaar uit.

PETER DE BAAT: Zeker, ja. Graag.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Hartstikke bedankt. Kort wil ik nog even stilstaan bij drie onderwerpen.

In artikel 3.3 van de Woo staan zeventien informatiecategorieën genoemd die bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten gaan maken, zoals bijvoorbeeld wetten, onderzoeksrapporten en beschikkingen. Het programma Open Overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, kortweg RDDI, zijn bezig met het verduidelijken van deze categorieën en het ontwikkelen van hulpmiddelen voor die bestuursorganen. Om dit goed te kunnen doen, vragen zij om input van de bestuursorganen en zijn ze een informele consultatieronde gestart. Ze vragen om reacties op conceptdefinities en op de hulpmiddelen voor vier categorieën. Als je wilt reageren, dan kan dat op kia.pleio.nl. Daar vindt u ook die vier categorieën terug. In het transcript van deze podcast zal de link naar deze pagina worden opgenomen.

Het tweede punt waar ik stil bij wil staan, is het volgende: het Adviescollege Openbaarheid Informatiehuishouding, kortweg ACOI, nodigt onder anderen ambtenaren, journalisten, wetenschappers en alle andere geïnteresseerde mee- en tegendenkers die te maken hebben gehad met de toepassing van de Woo, artikel 5.7. Dat gaat over inzage onder geheimhouding, die worden uitgenodigd om ervaringen, overwegingen en eventuele vragen te delen, als input voor een eerste richtsnoer. Wilt u reageren, dan kan dat tot uiterlijk 30 juni 2023. Alle informatie is terug te vinden op de website van ACOI. Ook hiervoor geldt dat de link in het transcript straks terug te vinden zal zijn.

And last, but not least: de Summerschool 2023. In de zomermaanden juli en augustus organiseert het VNG-team Grip op Informatie voor de tweede keer de Summerschool. Er is weer een mooi programma dat onder andere in het teken staat van opruimen, werken met Word en Excel en de herziening van de Archiefwet. Meer informatie is te vinden op de webpagina van de Summerschool op vng.nl.

Rest mij om iedereen te bedanken voor het luisteren. Heeft u vragen, mail die dan naar het bekende adres gripopinformatie@vng.nl en nogmaals, alle informatie is terug te vinden in het transcript. Dank u wel voor het luisteren en tot de volgende keer.

MUZIEK: RUSTIGE GITAARMUZIEK