Eén van de processen die de gemeenten op 1 januari 2015 ingericht moeten hebben is het bedrijfsvoeringsproces in de backoffice. Op dit moment denken veel gemeenten na over hun inrichting van de processen. Om hen te ondersteunen én een versnelling te bereiken startte de VNG een pilotraject met voortrekkerregio’s/gemeenten.
In de pilots wordt ervaring opgedaan met het inrichten van het declaratieproces. Op dit moment zijn de pilotgemeenten volop bezig met de inrichting en zijn er nog geen uiteindelijke modellen te delen. Wel ziet u in onderstaande presentaties alvast de belangrijkste tussentijdse bevindingen.
1. Aanpak declaratieproces: wat zijn de belangrijkste stappen?
Procesmatig blijkt dat de inrichting van het declaratie- en facturatieproces samenhangt met de bredere inrichtingsvraagstukken in het jeugddomein. Vooral de inrichting van de toegang en de keuzes in de inkoop, zijn van belang. Om de financiële administratie goed in te richten, is het daarom verstandig om ook de deskundigen uit deze domeinen te betrekken bij deze inrichting. Hoe u dit concreet kunt aanpakken, bijvoorbeeld welke en wat soort werksessies van nut kunnen zijn, staat in deze presentatie 1
2. Regionale samenwerking declaratieproces
In de pilots blijkt dat gemeenten verschillende keuzes rondom de samenwerking in de backoffice maken. In deze presentatie 2 verkennen we welke overwegingen daarbij een rol spelen. Vaak zijn beleidsmatige keuzes in de toegang en inkoop randvoorwaardelijk voor samenwerking in de declaratiefase. Een verkenning van dit vraagstuk blijkt een goed startpunt voor de inrichtingsvraagstukken in het declaratieproces.
3. Inhoudelijke en procesmatige keuzes declaratieproces
Als gekozen is voor een primair regionale of primair lokale uitvoering van de declaratieprocessen is het van belang de belangrijkste knooppunten met elkaar te verkennen. In deze presentatie 3 laten we zien welke vraagstukken vanuit toegang en inkoop hierop invloed kunnen hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de keuzes in het gebruik van beschikkingen. Ook geven we aan welke andere proceskeuzes nodig zijn, voordat het proces in detail wordt uitgewerkt.
4. Beschikkingen in de praktijk
Veel gemeenten zijn op dit moment bezig met het inregelen van de beschikkingen. Antwoorden over wat de wettelijke mogelijkheden zijn, vindt u hier. Voor meer informatie over de overwegingen die gemeenten in de pilots gebruiken om een keuze te maken tussen deze wettelijke mogelijkheden, vindt u in deze presentatie 4.
Overzicht van alle presentaties
- Presentatie 1: 'Inrichting declaraties: hoe pakken we het aan?'
- Presentatie 2: 'Keuzes in regionale samenwerking'
- Presentatie 3: 'Inhoudelijke en procesmatige keuzes declaratieprocessen'
- Presentatie 4: 'Beschikkingen in de praktijk'