Ingediend verzoek: alleen publiceerbaar pdf-bestand zichtbaar? 

Bij een ingediend verzoek ontvangt het bevoegde gezag de informatie van het verzoek uit het DSO als XML-bestand (eventueel met bijlagen) en een publiceerbaar pdf-bestand. In de pdf zijn privacygevoelige en bedrijfsgevoelige informatie weggelaten en is de initiatiefnemer geanonimiseerd. In het XML-bestand staan deze gegevens wél, samen met alle andere informatie die de initiatiefnemer heeft ingevuld. Het XML-bestand wordt ingelezen door de VTH/zaaksoftware. 

Alleen pdf zichtbaar bij medewerker              

Het kan zijn dat medewerkers van het bevoegd gezag alleen de publiceerbare pdf kunnen zien, vanwege de instellingen in de lokale software. Als het de bedoeling is dat ze ook de informatie uit het XML-bestand moeten kunnen inzien, neem dan contact op met de informatiemanager/functioneel beheerder en eventueel de softwareleverancier om deze instellingen te wijzigen.

Alleen pdf zichtbaar bij doorzetten van een verzoek

Het kan ook zijn dat bij het doorzetten van een verzoek van bijvoorbeeld een gemeente naar eenbehandeldienst alleen het publiceerbare pdf-bestand wordt meegestuurd. Dit doorzetten kan in sommige gevallen via een knop in softwarepakket van de eigen organisatie. Bij de instellingen van het softwarepakket is bepaald welke documenten (dus XML en/of publiceerbare pdf) wordenmeegestuurd bij het doorzetten. Als u gebruik maakt van de SWF (samenwerkingsfunctionaliteit) bij het doorzetten van een verzoek, kan degene die het verzoek doorzet, kiezen welke bestandenmeegestuurd worden. Hierover moeten de gemeenten en behandeldiensten dus afsprakenmaken. Bij het automatisch doorrouteren van verzoeken van activiteiten, worden altijd beide documenten gestuurd.

Niet alle informatie in pdf

Soms gebeurt het dat niet alle informatie uit een XML-bestand wordt overgenomen in het VTH-systeem, waardoor het lijkt dat essentiële informatie niet is ingevuld. Als u dit constateert, neem dan contact op met uw leverancier om dit aan te laten passen.

Meer informatie:
Vergunningaanvragen en meldingen ontvangen uit het Omgevingsloket

Update 19 april: Hierover blijven veel vragen gesteld worden. De behoefte naar ook een niet-publiceerbare pdf horen we nog steeds regelmatig. Er is bewust voor gekozen om dit niet te doen. Een enkele softwareleverancier levert hier een service op. Daarnaast speelt er een ander probleem: in de xml komen de vragen zelf ook niet mee als het antwoord niet is ingevuld. De BLM-er van de VNG is gevraagd om te onderzoeken of er alternatieven mogelijk zijn. De VNG komt hier z.s.m. op terug. NB: via het VTH-netwerk zal de VNG een aantal specials organiseren over het gebruik van het loket en software. Zie de mail van 13 februari voor meer informatie.

Update 28 augustus:  Op dit moment zijn we in gesprek met de beheerder van het DSO om te kijken hoe bevoegd gezagen op een overzichtelijke manier inzicht krijgen in de niet-beantwoorde vragen. Immers ligt daar ligt de kern van het probleem. Er wordt onder andere gekeken naar de mogelijkheid om in de xml ook de niet-beantwoorde vragen op te nemen. Tijdens de actualiteitensessie van 6 september zal de blm hierover een stand van zaken geven. 
 

Aanvullen van een vergunningsaanvraag

Afgelopen week kregen we een aantal vragen over het aanvullen van een aanvraag. Het aanvullen van een aanvraag met informatie over de aangevraagde activiteiten kan. Het aanvullenvan een aanvraag met een extra activiteit kan níet. Stel nu dat een initiatiefnemer toch een extra activiteit wil toevoegen - al dan niet na overleg met de gemeente -  om één aanvraag te doen, wat is dan de handigste werkwijze? Het antwoord is de aanvraag te kopiëren. Op die gekopieerde aanvraag kan de activiteit worden toegevoegd. De ‘oude’ aanvraag dient de initiatiefnemer vervolgens in te trekken. Let wel: dit intrekken kan consequenties hebben voor de leges. Het is aan de gemeente hoe ze deze legesrekening afhandelt. 

Meer informatie: 
Een ingediend verzoek kopiëren | Omgevingsloket

Update 19 april: Het aanvullen van een vergunningaanvraag kan wel met extra informatie, maar niet met een nieuwe/extra activiteit. De aanvraag kan wel gekopieerd worden en daarin kan de activiteit worden toegevoegd. De oude aanvraag moet dan worden ingetrokken. We gaan met een aantal gemeenten in overleg om te bezien of we niet een aantal voorbeeldteksten kunnen maken, waarbij initiatiefnemers bij veelvoorkomende werkzaamheden al een overzicht krijgen van welke activiteiten hier aan de hand zijn, zodat bij het formulier de juiste activiteiten worden gekozen. Voorkeursroute blijft natuurlijk om via de Vergunningcheck de aanvraag te laten doen. Deze (tijdelijke?) tussenvariant gaan we de komende tijd verkennen.

Update 15 augustus: De vraag om vergunningsaanvragen en meldingen aan te kunnen vullen blijft gesteld worden vanuit de praktijk. Daarin zien we een verschil tussen de behoefte bij milieugerelateerde zaken en bouwgerelateerde zaken. De voorgestelde routes zijn volgens een aantal gebruikers onvoldoende. We bezien de mogelijkheden om binnen de juridische grenzen hier invulling aan te geven via of het DSO-LV of via de software. Het aanvullen van een vergunningaanvraag met activiteiten betekent ook 'echt' een juridisch nieuwe aanvraag. Dat zal ook in de toekomst zo blijven. De voorgestelde werkwijze is daarbij de aanvraag in te trekken en de oude aanvragen te kopiëren en aan te vullen. Bij de actualiteitensessie van 6 september zullen we hier nader op in gaan.
 

Knelpunten door te weinig informatie bij bepaalde meldingen

In onze mail van 26 januari over actualiteiten hebben we het volgende bericht:

Er zijn signalen ontvangen van omgevingsdiensten die gegevens missen voor een juiste beoordeling van een melding, maar waarbij de gegevens volgens de regelgeving (indieningsvereisten) niet zijn vereist en dus ook niet in het vragenformulier naar wordt gevraagd. Wij gaven aan dat het IPLO dit signaal heeft neergelegd bij het ministerie van Binnenlandse Zakenen dat we erop terug zouden komen als er meer informatie is. 

De eerste reactie van het ministerie van Binnenlandse Zaken is dat het splitsen van de activiteitennaar meldingen en informatieplichten een bewuste keuze van de stelselverantwoordelijke is geweest. Het is daarbij van belang om je te realiseren dat de melding gekoppeld is aan eenverbod om een activiteit te verrichten. Daarom moet de informatie die benodigd is eenduidig zijn en dus niet op meerdere manieren uitgevraagd worden. Het uitgangspunt van het ministerie is dat gewenste toevoegingen afzonderlijk aangegeven en onderbouwd moeten worden. De systematiek van meldingen en informatieverstrekking zal moeilijk te veranderen zijn, aldus het ministerie. 

Vanuit de VNG is het verzoek aan gemeenten en omgevingsdiensten om op basis van jullie werkervaring zo concreet mogelijk aan te blijven geven tegen welke onderwerpen en issues wordt aangelopen als de indieningsvereisten voor de losse meldingen onvoldoende blijken te zijn als (nog) niet aan de informatieplicht is voldaan. Vragen, verzoeken om wijzigingen van het formulier en aanvullingen rondom indieningsvereisten kunnen via het IPLO.nl worden ingediend.  

De Fumo heeft in samenwerking met de VNG een voorbeeld ontvangstbevestiging en reactie op een melding opgesteld. Deze komt volgende week beschikbaar op de VNG website. 

Regienetwerk Uitvoeringsknelpunten
Vanuit de VNG dragen we dit knelpunt ook aan voor het zogenaamde regienetwerk, waarbij we met een aantal partijen om de tafel gaan om te bespreken hoe we hiermee om gaan. Daarbij speelt onder andere de discussie hoe we met een melding om gaan, die voldoet aan de indieningsvereisten en die gelet op de aangedragen punten wellicht niet kan worden beoordeeld. Grondig onderzoek van het vraagstuk is daarbij van belang.

Meer informatie:
Regienetwerk Uitvoeringsknelpunten | VNG
 
Update 19 april: We verwachten in april/mei de analyse vanuit de omgevingsdiensten binnen te krijgen. Op basis daarvan bezien serviceteam Rijk en IPLO welke route wenselijk is om met deze input om te gaan. In ieder geval wordt door het serviceteam Rijk onderzocht om in de toekomst meldingen te geven in het formulier aan initiatiefnemers wanneer er meer informatie aangeleverd moet worden. Dit krijgt de komende maanden verder vorm. Daarnaast blijft het noodzakelijk initiatiefnemers erop te wijzen dat ze de Vergunningcheck moeten invullen. Ook via de ontvangstbevestiging kunnen initiatiefnemers hierop gewezen worden. Een voorbeeld is te vinden op de VNG website.

Update 15 augustus: dit knelpunt is vaker gemeld bij het IPLO. VNG en ODnl werken nu een aantal casussen uit om dit knelpunten nadrukkelijker bij ministeries onder de aandacht te brengen. Het gaat er hierbij om dat op basis van de informatie niet kan worden ingeschat of een melding de juiste route is of dat er bijvoorbeeld toch een vergunning nodig. Deze fout kan alleen worden hersteld door nu of standaard bij een bepaald aantal activiteiten contact op te nemen met de initiatiefnemer of de fout via toezicht en handhaving te herstellen. Beide gevallen leiden tot lastenverzwaring bij zowel de initiatiefnemer als bij de behandelende bevoegd gezagen.
 

Stand van zaken sloop-/asbestformulier

In onze mail van 22 januari gaven we aan dat we nader zouden onderzoeken of het sloop-/asbestformulier gesplitst kan worden. Dit in verband met het instellen van de behandeldienst conform het basistakenpakket. Sommige omgevingsdiensten en gemeenten geven aan dat dit onhandig is, omdat deze aanvragen soms bij de omgevingsdienst binnen moeten komen en soms bij de gemeente. Dat betekent dat het verzoek handmatig via het een samenwerkingsverzoek moet worden doorgezet naar de andere partij. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft aangegeven hier vooralsnog niet aan te willen meewerken. Wel wordt op dit moment het formulier anders ingericht op basis van input van gemeenten en omgevingsdiensten, zodat er bij de intake sneller kan worden bepaald of hij moet doorgestuurd naar de gemeente of omgevingsdienst. Dit gewijzigde formulier is op vrijdag 9 februari op de productieomgeving beschikbaar gesteld.

Daarnaast dragen we dit punt ook aan via het regienetwerk, mede namens een aantal gemeentenen omgevingsdiensten. Zo komen we hopelijk tot een aantal praktische oplossingen. Er wordt ook een voorbereidingsgroep gevormd, die zich onder andere richt op het verder verbeteren van het formulier voor de melding en een eerste evaluatie in april. 

Update 15 april: Inmiddels hebben er gesprekken plaatsgevonden met de tactische asbestkamer en de werkgroep van ODNL. Daarbij hebben we geconcludeerd dat er mede door de ervaringen er een aantal procesverbeteringen worden gedaan. Dat is ten eerste dat als er wijzigingen zijn in de rijkscontent dat hier een impactbepaling plaats vindt. Ten tweede dat er een triage plaatsvindt met o.a. de VNG op de ingediende wensen voor de zaken die impact kunnen hebben op de business/proces. Ten derde dat het mogelijk wordt om bij de formulieren die gelijktijdig met een bepaalde melding of informatieplicht moeten worden ingediend, de initiatiefnemer er zoveel mogelijk al in het formulier van de melding op te wijzen dat wellicht ook bepaalde specifieke andere activiteiten gemeld moet worden, danwel wel specifieke informatie moet worden geleverd. Gelet op de wijzigingen die per 1 mei worden doorgevoerd en de andere wijzigingen die zijn aangebracht wordt de komende weken gemonitord of dit tot verbetering leidt. Ook wordt afgesproken om niet verder te escaleren rondom het splitsen van het formulier naar basistaak en niet basistaak. Dit is vanuit de initiatiefnemer een niet relevante splitsing en leidt mogelijk tot onnodige fouten. Het is vooral een organisatievraagstuk tussen omgevingsdienst en gemeente. Hiervoor zijn oplossingen gevonden. Het lijkt dat mogelijk 'gedoe' vooral bij bepaalde gemeenten in relatie tot de omgevingsdienst lijkt te spelen, waarbij dit onderdeel is van een bredere discussie.
 

Instellen behandeldiensten

Verschillende gemeenten stellen op dit moment zelf hun Veiligheidsregio in als behandeldienst. Let daarbij als gemeente op dat de desbetreffende behandeldienst hierover is geïnformeerd, encheck of de organisatie een VTH/Zaaksysteem heeft. Heeft de organisatie dat niet, dan kan alleenvia de samenwerkingsvoorziening een verzoek worden doorgezet. De desbetreffende organisatie kan dan via e-herkenning het verzoek bekijken.

Update 19 april: wanneer een bevoegd gezag behandeldienst instellingen gebruikt, is het maken van goede werkafspraken van cruciaal belang. Het gaat daarbij om afspraken over wie publiceert (aanvraag en besluit), wie heft leges en wie archiveert. Een goede afstemming betekent ook dat als er wijzigingen worden aangebracht in de behandeldienstinstellingen dat deze vooraf onderling zijn besproken (inclusief de gevolgen voor het proces). Met serviceteam voor de rijksregels, is de impactbepaling voor behandeldienstinstelling nu een vast onderdeel. 

Update 15 augustus: De TAM instellen behandeldiensten is éénmalig verlengd tot 1 januari 2025. Aandachtspunt is dat telkens bij nieuwe (zowel Rijks-, provinciale- en gemeentelijke-)  activiteiten die een bg een behandeldienst neer wil leggen daarvoor de behandeldienstinstellingen moeten worden aangepast. Niet alle lokale software is hiervoor geschikt.
 

Overgang meldpunt bodemkwaliteit naar Omgevingsloket

Meldingen voor het toepassen van bouwstoffen, grond of baggerspecie gaan vanaf 1 januari 2024 via het Omgevingsloket. Toch ontvangt het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) signalen dat melders het voormalige Meldpunt bodemkwaliteit nog gebruiken. Dit Meldpunt bodemkwaliteit is nog beschikbaar voor overgangsrecht. Op de homepagina van het Meldpunt bodemkwaliteit staat welke situaties onder overgangsrecht vallen. Zijn er initiatiefnemers die per ongeluk het Meldpunt bodemkwaliteit nog gebruiken voor toepassingen die niet onder het overgangsrecht vallen? Dan adviseren we u hen te informeren dat ze voortaan het Omgevingsloket moet gebruiken. Verder is centraal aan alle accounthouders van het Meldpunt bodemkwaliteit, die in januari gebruik maaktenvan het Meldpunt bodemkwaliteit, op 6 februari 2024 een mailing gestuurd om hen te informerenover de overgang naar het Omgevingsloket.
 

Informatievoorziening over melden bodemactiviteiten via het Omgevingsloket

Tegelijkertijd ontvangt het IPLO signalen van omgevingsdiensten en van melders zelf dat de praktijk moeite heeft met het volledig verrichten van de meldingen voor de toepassingen en de informatieplichten per toe te passen partij. Als hulpmiddel om de uitvoeringspraktijk te informerenheeft het IPLO een webpagina met uitleg over het melden bodemactiviteiten via het Omgevingsloket. Ook zijn er instructievideo’s over het melden van de meest voorkomende bodemactiviteiten via het Omgevingsloket. Tot slot is de Wegwijzer Omgevingswet aangevuld met vragen over bodem. Deze wegwijzer is een hulpmiddel voor medewerkers van gemeente, waterschap, provincie of omgevingsdienst bij het beantwoorden van vragen van initiatiefnemers.
 

Onvolledige melding voor aanleg gesloten bodemenergiesysteem

Een aantal omgevingsdiensten geeft het signaal dat de informatie bij de meldingen voor de aanleg van een gesloten bodemenergiesysteem beperkt is. Dat komt doordat in het Omgevingsloket door initiatiefnemers alleen de meldplicht wordt geselecteerd en niet de informatieplicht. Tegelijkertijd geven deze omgevingsdiensten ook aan dat een aantal van de gegevens die onderdeel zijn van de informatieplicht eigenlijk onderdeel van de melding hadden moeten zijn en dat de startdatum van de activiteit niet wordt uitgevraagd. Deze signalen heeft het IPLO gedeeld met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Naar aanleiding van deze signalen heeft het ministerie van IenW het voornemen om het Bal hierop aan te passen. Deze wijzigingen zijn opgenomen in het Verzamelbesluit Omgevingswet bodem en water 2025, dat tot 13 februari 2024 in consultatie is.
 

Stroomlijning berichten vanuit VNG

Vlak voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet hebben we elke op het DSO-LV aangeslotenorganisatie gevraagd om een contactpersoon aan te dragen om bij incidenten informatie te kunnenuitwisselen. Per organisatie betreft dit minimaal één persoon en maximaal vijf personen, mochtener voor specifieke aandachtgebieden andere personen aangewezen moeten worden. In geval van een incident gaat er een separate mail uit naar deze contactpersonen. Zo is er gisteren een mail uitgegaan over een verstoring in het Omgevingsloket die zich bij een aantal indieners voordoet (ze worden telkens terugverwezen naar het begin van de aanvraag). Er volgt ook altijd zo snel mogelijk een update als er meer nieuws is. Het is de bedoeling dat deze contactpersonen intern bepalen wie er verder in de organisatie wordt betrokken en welke acties verder nodig zijn, bijvoorbeeld communicatie naar de frontoffice of externe communicatie op de website. Een aantal organisaties hebben bijvoorbeeld hiervoor nazorgteam ingesteld. Zie bijvoorbeeld ook de VTH-netwerksessie die we hierover hebben georganiseerd op vrijdag 12 januari.

Update 19 april: Naar aanleiding van één van de actualiteitensessies, voegen we in onze berichtgeving ook toe dat we de voortgang van de issues en complexe vraagstukken transparant maken. Daar is deze lijst een voorbeeld van. Maar ook transparantie in de demand.