Al vanaf 2016 was Alphen aan den Rijn betrokken bij het verbeteren van dienstverlening voor initiatiefnemers en belanghebbenden via een customer journey van de Vereniging Directeuren Dienstverlening. Godrie: “Welk pad doorlopen verschillende initiatiefnemers – van ervaren aanvragers tot de incidentele dakkapelbouwer – en waar lopen zowel zij, als wij intern, tegenaan. Deze klantreizen zijn door de VNG uitgewerkt tot een plan van aanpak Omgevingstafels in 2019 waarbij we de van het omgevingsplan afwijkende initiatieven collectief bespreken. Waar komen de initiatieven onze gemeente binnen – er bleken allerlei zij-instromen te zijn – , hoe bepalen wij waar we mee aan de slag gaan en hoe maken we initiatieven mogelijk vanuit de ‘ja, mits’-houding in plaats van ‘nee, tenzij’? Er zit geen wettelijke termijn aan de behandeling van een initiatief en daar waren grote verschillen in te zien. En hoe krijg je die vergunningsaanvraag met uitgebreide procedure die een half jaar duren terug naar de acht weken termijn onder de Omgevingswet? Met de intaketafel en Omgevingstafel versnellen we die doorlooptijd en krijgt de initiatiefnemer beter integraal advies. Net als veel gemeentes gingen wij daar mee aan de slag.

In eerste instantie oefende de gemeente in 2019 voor de omgevingstafel met een rollenspel. “Dit bleek helaas niet goed te werken”, vertelt Godrie: “Het bleef toch toneelspel dat niet per sé strookte met hoe men zou reageren bij een echte zaak. We zijn toen eerst begonnen om de intaketafel op te zetten. In 2021 zijn we opnieuw gestart met de omgevingstafels maar direct vanuit praktijksituaties. Eerst nog met een fictieve initiatiefnemer – wel met echte adviseurs – maar al snel met de echte initiatiefnemer aan tafel. Waarbij de initiatiefnemer op de hoogte was van het feit dat we nog in een leersetting zaten.”

Voorportaal: de Intaketafel

De gemeente behandelt inmiddels wekelijks in een uur gemiddeld vier initiatieven op de Intaketafel die wij Initiatiefberaad noemen. Dat is een soort voorportaal voor de Omgevingstafel. “Het Initiatiefberaad draait om wenselijkheid. Dit wordt bepaald door de vakgebieden planologie, stedenbouw, beheer openbare ruimte, wonen en vergunningen, waarbij de betreffende medewerkers kunnen rouleren”, legt Godrie uit. “Met andere woorden: vinden we een bepaald initiatief dat afwijkt af van het omgevingsplan en andere beleidsregels, wenselijk genoeg om onze medewerking aan te verlenen?”

Niet alle initiatieven schuiven door naar de Omgevingstafel. Alleen als er echt fricties zijn op de relevante beleidsterreinen en er grote impact is op de omgeving. Godrie vervolgt: “de Omgevingstafel draait om haalbaarheid, hoe maken we de plannen mogelijk. Standaard is er een voorzitter aanwezig die uiteindelijk ook de handtekening zet op het eindadvies, een procesleider die alles in goede banen leidt en een planjurist die het advies schrijft. Daarnaast houdt een vaste groep adviseurs de agenda vrij. Maar wie er daadwerkelijk bij de Omgevingstafel aanschuift, is afhankelijk van de casus. Echt maatwerk dus. Hierin onderscheiden wij ons van veel andere gemeenten die altijd dezelfde mensen laten aansluiten.” 

Welke adviseurs er daadwerkelijk bij de Omgevingstafel aanschuiven, is afhankelijk van de casus – echt  maatwerk dus

Drie Omgevingstafels per initiatief

Voor een initiatief kunnen drie Omgevingstafels georganiseerd worden, op verschillende, niet vastliggende momenten. “Fase één draait om het zogenoemde ‘boodschappenlijstje’, het programma van eisen dat de initiatiefnemer meekrijgt”, verduidelijkt Godrie. “Fase twee is het voorlopig ontwerp waarbij we checken of alle ‘eisen’ goed zijn verwerkt. Fase 3 is het definitieve ontwerp. Klopt nu alles, of is er toch nog iets nodig?” Waarbij Godrie aangeeft ook uitvoeringsmensen, zoals BOA’s, bij voorkeur zo vroeg mogelijk aan tafel te hebben. “Zij hebben vaak heel praktische input die van belang is, bijvoorbeeld waar hijskranen of containers veilig geplaatst kunnen worden. Initiatiefnemers krijgen zo heel breed de implicaties in beeld.”

Na afloop van de inhoudelijke agenda van elke tafel vindt er een korte reflectie plaats en daarna voeren we individuele gesprekken over de leerervaringen. Godrie: “Hebben we de goede fricties besproken, in hoeverre was toegepast integraal advies geven gelukt, is er adequaat en flexibel gereageerd op zaken die ter tafel kwamen, et cetera.”

Goed luisteren en adequaat reageren

De gemeente heeft nu voornamelijk ervaring met de eerste omgevingstafel fase. Leerpunten waren er in overvloed. Godrie blikt terug op de belangrijkste. “Allereerst bleken projectmanagers, vergunningverleners en adviseurs toch nog allerlei initiatieven zelf op te pakken. We hebben echt bewustwording moeten creëren over het bestaan van het Initiatiefberaad en de Omgevingstafel. Daarnaast bleken we nogal de neiging te hebben te snel gedetailleerd advies te willen geven. Dan praatten we al over haalbaarheid, terwijl we het nog over de wenselijkheid moesten hebben.” 

Het integraal kijken naar initiatieven en meedenken met de initiatiefnemer aan dezelfde tafel maakte adviseurs meer betrokken, maar was ook wennen. Godrie: “Alleen je beleid of handboek overhandigen is er niet meer bij, adviseurs moeten met toegepast advies komen. Hoe kunnen we dit specifieke plan mogelijk maken gezien de regels? We zien nu ook dat ze echt hun best doen hun belang op een constructieve manier mee te geven. Niet koste wat kost, maar echt afgewogen tegen alle andere belangen en adviezen aan tafel. Dit vraagt om goed luisteren naar en reageren op anderen. Goede mondelinge vaardigheden zijn hierbij essentieel: heldere bewoording, liefst met zo min mogelijk jargon. En zonder te zeggen dat je later wel terugkomt met details. Je moet je moment aan tafel pakken! En dus ook van tevoren nadenken over wat je precies wil weten van de andere adviseurs en de initiatiefnemer.”

We zien dat adviseurs echt hun best doen hun belang op een constructieve manier mee te geven; niet koste wat kost, maar echt afgewogen tegen alle andere belangen en adviezen aan tafel

 

Financieel bleek de gemeente zich enigszins in de vingers te snijden. Godrie: “We deden er in de praktijk vrij lang over om een anterieure overeenkomst op te stellen, waarin de kosten worden opgenomen voor onder meer de betrokken adviseurs, openbare ruimte en  bovenwijkse voorzieningen, en tot die tijd werkten we in feite gratis. We zijn inmiddels tot de conclusie gekomen dat we echt sneller een rekening moeten sturen voor ons werk. Dus de ambtelijke uren dekken met een intentieovereenkomst, of door leges te vragen. Dit blijven we nog best ingewikkeld vinden.”

Collectief leren

Maar er ging ook veel vanzelf goed. “Wat we heel mooi zagen: we ontwikkelden door zonder dat we nieuwe mensen meer aan het handje hoefden te nemen. Men zocht elkaar actief op voor tips. We waren echt collectief aan het leren. Ook namen mensen namen hun ervaring van de ene tafel mee naar een volgende. En soms waren er waren 20 genodigden, maar kwamen er wel 30, puur om te leren en observeren. Ook de initiatiefnemers vonden de tafels waardevol omdat het hen in één keer goed inzicht gaf in wat er allemaal speelt rondom hun plannen.” 

En uiteindelijk lossen de Omgevingstafels ook een capaciteitsprobleem op. “Doordat de tafel werd ingezet voor de bredere advisering en het ophalen van informatie, kon de projectgroep die er vervolgens mee aan de slag moet uit minder mensen bestaan.”

Soms waren er waren 20 genodigden, maar kwamen er wel 30, puur om te leren en observeren

Vaste rollen, vaste taken

Inmiddels is de gemeente de echte leerfase voorbij. Het is nu zaak om te borgen en met doorontwikkelen aan de slag te gaan. Godrie vertelt: “Daarnaast ontwikkelen we het Omgevingsloket Alphen: dé plek waar alle vragen en initatieven binnen komen, zodat we daar meer regie op hebben. We werken nu nog met mensen vanuit het programma Omgevingswet en die rollen gaan we nu vastleggen in de organisatie. De drie onderdelen Ontvangst, Intaketafel en Omgevingstafel borgen we in één proces, waarin iedereen vaste taken heeft, die op elkaar afgestemd zijn.” 

Een volgende stap is aan tafel gaan met belanghebbenden. Godrie: “Een vorm van live participatie. We weten nog niet goed hoe we dit concreet aan moeten pakken, hoe we de juiste vertegenwoordiging van belanghebbenden aan tafel krijgen. In principe is onder de Omgevingswet de initiatiefnemer hier zelf verantwoordelijk voor en die vindt het vaak ook nog spannend. Zeker in de eerste fase. Ze leggen – niet onbegrijpelijk – de plannen liever eerst bij ons op tafel, voor ze in de buurt reuring creëren.” 

Betrek de initiatiefnemer en stap er open in

Voor wie ook met een Omgevingstafel aan de slag wil, heeft de gemeente nog een tweetal tips. “Nodig vooral ook de initiatiefnemer uit! Dit vonden wij in het begin best spannend. Zouden we wel alles kunnen zeggen? Maar de wisselwerking bleek juist goed te werken, het schetste een goed en realistisch beeld van ieders belang. En tot slot: start een Omgevingstafel liever niet vanuit een oproep van het college met allerlei vormen en verwachting, maar stap er zo open mogelijk in. Alleen zo kun je optimaal leren en een voor jouw gemeente best werkende vorm ontwikkelen.”