Aanvraagtermijn
-
Als een aanvraag om een beschikking niet tijdig of onvolledig wordt ingediend, moet de aanvrager een termijn krijgen waarbinnen hij de aanvraag kan aanvullen (zie artikel 4:5 Awb).Voldoet de aanvrager hier niet aan binnen de termijn, dan kan het college de aanvraag buiten behandeling laten. Dit betekent dat de gemeente niet op inhoudelijke merites van de aanvraag hoeft in te gaan. Dit moet wel worden vermeld in de brief waarin de aanvrager een termijn wordt gegund, in de zin van: “Indien u de gevraagde gegevens niet binnen 14 dagen verstrekt, dan nemen wij uw subsidieaanvraag niet in behandeling.”
-
Als een aanvraag na de sluitingsdatum binnenkomt kan het bestuursorgaan de subsidie weigeren. Dat blijkt uit verschillende uitspraken van RvS en CBB. Zo bepaalde de RvS bijvoorbeeld dat de vaste praktijk van de staatssecretaris bij de uitvoering van het Brom (Besluit rijkssubsidiering onderhoud monumenten) om (ook bij geringe) termijnoverschrijdingen de aangevraagde subsidie te weigeren niet kennelijk onredelijk was (RvS 21-06-06, ECLI:NL:RVS:2006:AX9025). Een andere relevante uitspraak is die van het CBB van 24-07-09. De termijnoverschrijding speelde hierin niet de hoofdrol, maar het college bepaalde zonder meer dat de aanvraag gezien de termijnoverschrijding terecht was afgewezen. Let op: het is niet mogelijk om de te laat ingediende aanvraag buiten behandeling laten conform artikel 4:5 Awb. Dit artikel is bij termijnoverschrijding niet aan de orde. Artikel 4:5 Awb ziet volgens de Kamerstukken alleen op gevallen waarin de aanvraag niet alleen onvolledig is of niet voldoet aan een uitdrukkelijk wettelijk voorschrift, maar waarin de gebreken ook nog herstelbaar zijn (zie Awb tekst & commentaar, Kluwer, aantekening 2 onder a.). Dat is bij een gewone termijnoverschrijding uiteraard niet het geval.
In art 18 Model ASV 2013 is een hardheidsclausule opgenomen waarin is bepaald dat als strikt vasthouden aan de termijn gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zouden zijn tot de te dienen belangen, burgemeester en wethouders een andere termijn kunnen vaststellen. Het gaat dus om uitzonderlijke gevallen. In hetzelfde artikel is ook bepaald dat toepassing van de hardheidsclausule in het besluit gemotiveerd moet worden, en dat er periodiek verslag over moet worden uitgebracht aan de raad. Het toepassen van een hardheidsclausule voor termijnoverschrijding kan immers de belangen van andere aanvragers schaden (zie ook onder Wat zijn de gevolgen als het bestuursorgaan een te laat binnengekomen aanvraag toch in behandeling wil nemen?).
-
Dit kan met toepassing van de hardheidsclausule in artikel 18 van de Model ASV 2013. Er moet dan wel sprake zijn van gevolgen die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in relatie tot het belang dat met de subsidie wordt gediend. Er is een motiveringsplicht aan verbonden en over toepassing moet periodiek aan de raad worden teruggekoppeld (derde lid).
Als een te late aanvraag toch in behandeling wordt genomen dan is het van belang in welke situatie dat gebeurt.
Het kan gaan om een (1) aanvraag om subsidieverlening en (2) een aanvraag om vaststelling.
1. Verlening. De behandeling van een aanvraag om verlening van een subsidie kan op twee manieren gebeuren. In de desbetreffende subsidieverordening is de wijze van behandelen vastgelegd.
a. Via het ‘wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt’-systeem. Bij dit systeem is er meestal geen sluitingsdatum of tijdvak in de subsidieregeling opgenomen. Als dat wel het geval is, en het bestuursorgaan te laat ingediende aanvragen toch in behandeling neemt, zal er in dat systeem meestal niet veel aan de hand zijn. Zolang het subsidieplafond niet is bereikt kunnen aanvragen worden behandeld. Als het plafond is bereikt, moeten aanvragen worden geweigerd (art 4:25, lid 2 Awb); dat staat los van een eventuele termijnoverschrijding.
b. Via het tendersysteem: Bij een tendersysteem moeten alle aanvragen vóór een bepaalde datum (of binnen een bepaald tijdvak) zijn ingediend waarna het bestuursorgaan de aanvragen tegen elkaar gaat afwegen. Als er dan aanvragen in behandeling worden genomen die te laat zijn binnengekomen, kunnen daardoor andere aanvragers, die wel op tijd waren, benadeeld worden. Bij het eventueel toepassen van de hardheidsclausule van art 18 Model ASV 2013 moet hiermee wel rekening gehouden worden. Ook kan meegewogen worden hoe groot de termijnoverschrijding was; dit in verband met de termijnen waarbinnen beslist moet worden. Doordat de laatkomers alsnog mee worden genomen, kan het immers nodig zijn de hele afweging opnieuw te doen. Daardoor dreigt termijnoverschrijding voor het bestuursorgaan.
2. Vaststelling. Als de subsidieontvanger te laat is met het aanvragen van de vaststelling, krijgt hij een termijn opgelegd waarbinnen hij de aanvraag alsnog moet doen (art 4:44 derde lid Awb). Als hij dan nog in gebreke blijft kan de subsidie ambtshalve worden vastgesteld (vierde lid). Ambtshalve wil in dit verband zeggen: zonder dat er een aanvraag met de bijbehorende gegevens over de uitvoering ligt. Zie hiervoor de artikelen 4:44 en 4:47 Awb. Het bestuursorgaan kan beleidsregels vaststellen over de manier waarop daarmee wordt omgegaan.
Begrotingsvoorbehoud en subsidieplafond
-
Er zijn twee mogelijkheden voor de verdeling van beschikbare bedragen 1. Verdeling van de subsidiegelden op grond van volgorde van binnenkomst (‘wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt’-systeem). 2. Verdeling via het zogenoemde ‘tendersysteem’. Hierbij wordt het beschikbare budget verdeeld op basis van een onderlinge vergelijking. Alleen de beste aanvragen, dus voor activiteiten die het meest bijdragen aan de te halen beleidsdoelen, komen voor subsidie in aanmerking. Bij het tendersysteem is het uiteraard van belang dat het van tevoren duidelijk is aan welke criteria de aanvragen worden getoetst. Zij moeten zo helder mogelijk worden geformuleerd en mogen niet leiden tot willekeur. Het is daarom bijvoorbeeld aan te bevelen om te werken met rangschikking met behulp van puntentelling. De criteria van het tendersysteem dienen bij het publiceren van de subsidieplafonds bekend te worden gemaakt, niet later! De verdeling van een subsidieplafond voor een bepaald soort subsidie kan in een subsidieregeling worden neergelegd als het de bedoeling is dat de subsidie een aantal jaren achter elkaar wordt versterkt. In dat geval stelt het college of de raad (zie artikel 5 van de Model ASV 2013) jaarlijks het plafond voor het komend jaar vast. Bij de vaststelling van de manier waarop het plafond wordt verdeeld kan het college of de raad dan verwijzen naar een al bestaande subsidieregeling (zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 5, beide varianten).
In artikel 8 van onze model-subsidieregeling (bijlage bij de Model ASV 2013) zijn enkele voorbeelden van tenderbepalingen opgenomen.
-
De gemeente heeft de mogelijkheid om voor afzonderlijke subsidies een subsidieplafond vast te stellen en bekend te maken. Het voordeel van een subsidieplafond is dat potentiële aanvragers weten hoeveel geld er beschikbaar is. Een ander groot voordeel van een subsidieplafond is dat een subsidieaanvraag (zonder nadere motivering) moet worden afgewezen, zodra het subsidieplafond bereikt is. Dit is geregeld in artikel 4:25, tweede lid van de Awb. Door de vaststelling en bekendmaking van subsidieplafonds worden openeindregelingen voorkomen. Zonder plafond moeten immers alle aanvragen die voldoen aan de inhoudelijke criteria worden toegewezen, ook al staat er geen geld meer voor op de begroting!
In artikel 5 van de Model ASV 2013 zijn twee varianten voor de vaststelling van subsidieplafonds opgenomen: door het college en door de raad. Zie ook de toelichting bij dit artikel.
-
Het ontbreken van geld op de begroting is op zichzelf geen voldoende motivering om een aanvraag af te wijzen. Als er geen geld is, maar een aanvraag voldoet aan alle inhoudelijke en procedurele vereisten, dan moet hij worden toegewezen, behalve als het subsidieplafond is bereikt of als er een begrotingsvoorbehoud is gemaakt.
De mogelijkheid om een subsidie te verlenen onder de voorwaarde van voldoende middelen op de nog vast te stellen begroting (het begrotingsvoorbehoud) is geregeld in artikel 4:34, eerste lid Awb. Dat vormt op zichzelf een voldoende grondslag, maar het is een “kan-bepaling”. De bepaling in artikel 5, vierde lid van de Model ASV 2013 dient ertoe om het college te verplichten altijd een begrotingsvoorbehoud te maken als een subsidie ten laste komt van een nog niet vastgestelde (of goedgekeurde) begroting. Bij het opstellen van de Model ASV leek ons dit wel zo veilig.
Uw raad kan er dus wel voor kiezen artikel 5, vierde lid niet in de ASV over te nemen. Dat kan het college, als die situatie met een nog niet vastgestelde begroting zich voordoet, afwegen of het in dat specifieke geval nodig is een begrotingsvoorbehoud te maken of niet.
Overigens: het bestuursorgaan (in de model ASV: het college) moet wel binnen 4 weken na vaststelling of goedkeuring van de begroting een beroep op het begrotingsvoorbehoud doen, anders vervalt het (art 4:34, lid 3 Awb).
-
Op grond van artikel 5 van de Model ASV 2013 kan het college (variant 1) of de raad (variant 2) subsidieplafonds vaststellen. Bij subsidieregeling wordt bepaald hoe het beschikbare geld wordt verdeeld. Het subsidieplafond moet worden bekendgemaakt vóór het tijdvak waarvoor het is vastgesteld; het heeft geen gevolgen voor aanvragen die voor die bekendmaking zijn ingediend (artikel 4:27 Awb). Er zal dus verwezen moeten worden naar een reeds geldende subsidieregeling, als die er is. In andere gevallen zal geregeld (moeten) zijn dat óf de subsidieregeling en het subsidieplafond gelijktijdig in werking treden óf dat de subsidieregeling weliswaar voor het vaststellen van het subsidieplafond in werking treedt maar dat aanvragen pas ná het vaststellen van het subsidieplafond kunnen worden ingediend. Als dit niet (juist) geregeld is kan het subsidieplafond niet worden tegengeworpen aan aanvragers die hun aanvraag hebben ingediend voor bekendmaking (artikel 4:27, tweede lid, van de Awb). Zie hiervoor ook de toelichting bij beide varianten van artikel 5 van de Model ASV 2013.
Een subsidieplafond wordt vaak voor activiteiten in een bepaald kalenderjaar vastgesteld, maar het kan ook om een ander tijdvak gaan, bijvoorbeeld het theaterseizoen of het schooljaar.
-
Een subsidieplafond is iets anders dan alleen vermelding op de begroting dat er voor een bepaald beleidsterrein een bepaald bedrag beschikbaar is aan subsidies. Een subsidieplafond is concreter: het moet onder die naam worden vastgesteld als het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking krachtens een wettelijk voorschrift (i.c. een subsidieregeling) van een bepaalde met name genoemde subsidies (art 4:22 Awb). Het subsidieplafond en de manier waarop het verdeeld wordt, moeten worden bekendgemaakt voorafgaand aan het tijdvak waarvoor het geldt (art 4:27 en 4:26 Awb). Belangrijk is dat als het subsidieplafond is bereikt, een aanvraag om subsidie moet worden afgewezen (art 4:25, lid 2 Awb). Hiermee worden openeindregelingen voorkomen.
Een subsidieplafond heeft alleen zin als er aanvragen van verschillende aanvragers worden verwacht die voor dezelfde activiteiten subsidie willen ontvangen. Vandaar de relatie die in artikel 4:22 Awb wordt gelegd met een wettelijk voorschrift.
Een subsidieplafond kan in een subsidieregeling zelf zijn opgenomen, maar het kan ook in een apart besluit worden vastgelegd. Bij subsidies waarvoor elk jaar een nieuw subsidieplafond wordt vastgesteld ligt dat natuurlijk het meest voor de hand; een subsidieregeling geldt meestal voor meer dan één jaar. In dat besluit tot vaststelling van het plafond kan dan voor de manier van verdelen worden verwezen naar de desbetreffende subsidieregeling.
Beslistermijn
-
In artikel 8 van de Model ASV 2013 staan bepalingen met betrekking tot beslistermijnen die de gemeenten zelf moeten invullen. Het is aan te bevelen reële beslistermijnen op te nemen in de algemene subsidieverordening. Op grond van de Wet dwangsom en beroep bij niet-tijdig beslissen moet de overheid binnen de geldende termijn beslissen. Doet een bestuursorgaan dat niet, dan loopt hij het risico met een dwangsom te worden geconfronteerd. Onder bepaalde omstandigheden, die staan vermeld in artikel 4:15 Awb, kan de beslistermijn echter worden opgeschort, namelijk:
- als het bestuursorgaan de aanvrager verzoekt om de aanvraag aan te vullen door meer informatie te verschaffen;
- als het bestuursorgaan wacht op informatie uit het buitenland;
- als de aanvrager schriftelijk instemt met het uitstel;
- als de vertraging de schuld is van de aanvrager (de aanvrager vraagt bijvoorbeeld steeds opnieuw om uitstel van aan te leveren gegevens of voordat de beslistermijn afloopt stuurt de aanvrager een dik pak met aanvullende gegevens, waar het bestuursorgaan niet één-twee-drie op kan reageren); of
- als er sprake is van overmachtsituaties (zoals het volledig afbranden of het onder water lopen van het gemeentehuis).
Het valt op dat de mogelijkheden om de beslistermijn te verlengen minimaal zijn.
Als het niet lukt de termijn te halen moet de gemeente de aanvrager daarvan in de meeste gevallen melding maken en daarbij vermelden binnen welke termijn alsnog een beslissing zal worden genomen (zie art 4:14 Awb). Dit betekent echter niet dat de termijn wordt verlengd! Wil de gemeente dus het zekere voor het onzekere nemen, dan is het verstandig dat zij gebruik maakt van de mogelijkheid om de aanvrager schriftelijk te laten instemmen met onvoorzien uitstel. In artikel 8, derde lid van de Model ASV 2013 wordt aan het college de bevoegdheid gegeven om in een subsidieregeling aan andere beslistermijn op te nemen dan de standaardtermijnen als dat nodig is.
-
Er is bewust van afgezien om in de Model ASV 2013 een verlengingsmogelijkheid van beslistermijnen op te nemen. De doelstelling is tenslotte een slagvaardige organisatie. Bovendien gaan de Wet dwangsom en de Awb uit van een standaardbeslistermijn van 8 weken. De verlenging naar standaard 13 weken in de Model ASV 2013 is hierop dus al een aanzienlijke verandering. In artikel 8 van de Model ASV 2013 is verder bepaald dat het college bij subsidieregeling (nadere regeling) kan besluiten af te wijken van de beslistermijnen die vastgesteld zijn in het eerste en tweede lid (derde lid).
De aanvraag
-
In artikel 6 van de Model ASV 2013 is bepaald dat een aanvraag voor een subsidie schriftelijk moet worden gedaan, en dat als hiervoor een aanvraagformulier is vastgesteld, de aanvraag dan met gebruikmaking van dat formulier gedaan moet worden. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college de mogelijkheid daartoe heeft geopend. Mocht de gemeente nog niet zover zijn met de digitalisering, dan bestaat de mogelijkheid om voorgedrukte aanvraagformulieren naar de bij de gemeente bekende instellingen die gebruik maken van subsidies op te sturen. Deze aanvrager hoeft dan vervolgens alleen nog maar na te gaan of de gegevens op het formulier kloppen. Vervolgens kan het formulier (met eventuele wijzigingen) ondertekend retour worden gezonden.
-
Op grond van artikel 2:15 Awb kan een bericht elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuursorgaan kan daarbij nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Een subsidieaanvraag kan dus digitaal worden ingediend, indien de gemeente de elektronische weg daarvoor heeft opengesteld. De gemeente kan voor een subsidieaanvraag gebruik maken van een standaard aanvraagformulier en dat digitaal beschikbaar stellen op de website van de gemeente. De aanvraag kan vervolgens worden ondertekend met een digitale handtekening. Indien een particulier de subsidie aanvraagt, kan hij gebruik maken van zijn DigiD (zie voor meer informatie www.DigiD.nl). In alle andere gevallen kan voor de ondertekening gebruik worden gemaakt van eHerkenning (zie voor meer informatie www.eHerkenning.nl).