Wat zijn de gevolgen als het bestuursorgaan een te laat binnengekomen aanvraag toch in behandeling wil nemen?

Dit kan met toepassing van de hardheidsclausule in artikel 18 van de Model ASV 2013. Er moet dan wel sprake zijn van gevolgen die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in relatie tot het belang dat met de subsidie wordt gediend. Er is een motiveringsplicht aan verbonden en over toepassing moet periodiek aan de raad worden teruggekoppeld (derde lid).

Als een te late aanvraag toch in behandeling wordt genomen dan is het van belang in welke situatie dat gebeurt.

Het kan gaan om een (1) aanvraag om subsidieverlening en (2) een aanvraag om vaststelling.

1. Verlening. De behandeling van een aanvraag om verlening van een subsidie kan op twee manieren gebeuren. In de desbetreffende subsidieverordening is de wijze van behandelen vastgelegd.

a. Via het ‘wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt’-systeem. Bij dit systeem is er meestal geen sluitingsdatum of tijdvak in de subsidieregeling opgenomen. Als dat wel het geval is, en het bestuursorgaan te laat ingediende aanvragen toch in behandeling neemt, zal er in dat systeem meestal niet veel aan de hand zijn. Zolang het subsidieplafond niet is bereikt kunnen aanvragen worden behandeld. Als het plafond is bereikt, moeten aanvragen worden geweigerd (art 4:25, lid 2 Awb); dat staat los van een eventuele termijnoverschrijding.

b. Via het tendersysteem: Bij een tendersysteem moeten alle aanvragen vóór een bepaalde datum (of binnen een bepaald tijdvak) zijn ingediend waarna het bestuursorgaan de aanvragen tegen elkaar gaat afwegen. Als er dan aanvragen in behandeling worden genomen die te laat zijn binnengekomen, kunnen daardoor andere aanvragers, die wel op tijd waren, benadeeld worden. Bij het eventueel toepassen van de hardheidsclausule van art 18 Model ASV 2013 moet hiermee wel rekening gehouden worden. Ook kan meegewogen worden hoe groot de termijnoverschrijding was; dit in verband met de termijnen waarbinnen beslist moet worden. Doordat de laatkomers alsnog mee worden genomen, kan het immers nodig zijn de hele afweging opnieuw te doen. Daardoor dreigt termijnoverschrijding voor het bestuursorgaan.

2. Vaststelling. Als de subsidieontvanger te laat is met het aanvragen van de vaststelling, krijgt hij een termijn opgelegd waarbinnen hij de aanvraag alsnog moet doen (art 4:44 derde lid Awb). Als hij dan nog in gebreke blijft kan de subsidie ambtshalve worden vastgesteld (vierde lid). Ambtshalve wil in dit verband zeggen: zonder dat er een aanvraag met de bijbehorende gegevens over de uitvoering ligt. Zie hiervoor de artikelen 4:44 en 4:47 Awb. Het bestuursorgaan kan beleidsregels vaststellen over de manier waarop daarmee wordt omgegaan.