Een subsidieplafond is iets anders dan alleen vermelding op de begroting dat er voor een bepaald beleidsterrein een bepaald bedrag beschikbaar is aan subsidies. Een subsidieplafond is concreter: het moet onder die naam worden vastgesteld als het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking krachtens een wettelijk voorschrift (i.c. een subsidieregeling) van een bepaalde met name genoemde subsidies (art 4:22 Awb). Het subsidieplafond en de manier waarop het verdeeld wordt, moeten worden bekendgemaakt voorafgaand aan het tijdvak waarvoor het geldt (art 4:27 en 4:26 Awb). Belangrijk is dat als het subsidieplafond is bereikt, een aanvraag om subsidie moet worden afgewezen (art 4:25, lid 2 Awb). Hiermee worden openeindregelingen voorkomen.

Een subsidieplafond heeft alleen zin als er aanvragen van verschillende aanvragers worden verwacht die voor dezelfde activiteiten subsidie willen ontvangen.  Vandaar de relatie die in artikel 4:22 Awb wordt gelegd met een wettelijk voorschrift.

Een subsidieplafond kan in een subsidieregeling zelf zijn opgenomen, maar het kan ook in een apart besluit worden vastgelegd. Bij subsidies waarvoor elk jaar een nieuw subsidieplafond wordt vastgesteld ligt dat natuurlijk het meest voor de hand; een subsidieregeling geldt meestal voor meer dan één jaar. In dat besluit tot vaststelling van het plafond kan dan voor de manier van verdelen worden verwezen naar de desbetreffende subsidieregeling.