Raadsbesluiten zijn stukken die van de raad uitgaan. Deze worden daarom door de burgemeester ondertekend en door de griffier medeondertekend (artikel 32a lid 1 Gemeentewet). De raad kan de burgemeester toestaan de ondertekening op te dragen aan de griffier of aan een of meer andere bij de griffie werkzame ambtenaren. De griffier hoeft de stukken dan niet mede te ondertekenen (artikel 32a lid 2 Gemeentewet).

Soms kan de ondertekening om administratieve en/of organisatorische redenen niet worden gevergd. Met een vermelding van alleen naam kan worden volstaan, mits inzichtelijk is dat de raad het besluit bevoegdelijk heeft genomen. Omdat burgers moeten kunnen nagaan of het besluit bevoegdelijk is genomen, wordt geadviseerd om de gang van zaken te vermelden. Bijvoorbeeld dat de brief in een automatisch proces is vervaardigd en derhalve niet is ondertekend.