Succesvol 

Deze casus is succesvol omdat de app de werkprocessen in opvanglocaties naadloos ondersteunt en overbodige ballast vermijdt. Het proces werd snel opgestart en doorontwikkeld in nauwe samenwerking met I-Experts en de gemeente Gooise Meren, waarbij telkens werd ingespeeld op concrete gebruikerswensen. Door de stapsgewijze implementatie raakten medewerkers vertrouwd met het systeem en steeg hun betrokkenheid, wat leidde tot minder fouten en kortere doorlooptijden.

Praktijkvoorbeeld: Dankzij de app kon een medewerker in één oogopslag zien dat er een kamer vrij kwam en direct anticiperen op de komst van een nieuw gezin. Er ging geen kostbare tijd verloren aan onnodige administratie.

Waardevol 

Vanuit het perspectief van de primaire gebruikers — de medewerkers en begeleiders op de opvanglocaties — biedt de Opvanglocaties App een intuïtieve interface die focust op eenvoud en relevantie. Zo is er minder tijd nodig om in verschillende schermen rond te dwalen en kan de nadruk blijven liggen op persoonlijke aandacht en begeleiding. Breder gezien is deze aanpak van waarde voor alle andere betrokkenen: de vluchtelingen profiteren van snellere dienstverlening, terwijl de organisatie als geheel overzicht houdt op planning (middels taken), middelen (middels het bezettingsoverzicht) en verantwoordelijkheden (middels toewijzing van taken). Daarnaast omarmden de interne collega’s de nieuwe software direct vanaf de eerste dag.

Duurzaam 

Hoewel de app in eerste instantie is ontwikkeld voor de opvang van Oekraïners, draagt de werkwijze bij aan meerdere Global Goals, zoals Vrede, veiligheid en sterke publieke diensten (doel 16). Door de beperkte set gegevens te registreren, wordt de privacy van de bewoners gerespecteerd en kan er snel worden gehandeld. De integrale en flexibele opzet biedt ruimte voor toekomstige uitbreidingen en koppelingen (denk aan onderwijs, werkgelegenheid en zorg), waardoor er een blijvende samenhang ontstaat tussen welzijn, welvaart, leefomgeving en ecologie. Zo bouwt de gemeente continu aan een inclusieve en duurzame samenleving, waarin mensen op een gelijkwaardige manier worden ondersteund.

Herbruikbaar 

Een krachtig element van deze oplossing is de hoge mate van herbruikbaarheid. De Opvanglocaties App draait op SharePoint-gegevensbronnen en maakt optimaal gebruik van standaard Microsoft-technologie. Hierdoor kan de oplossing eenvoudig worden overgenomen door andere gemeenten. De onderliggende standaarden (zoals Common Ground) en de beschikbare documentatie maken het voor derden mogelijk om de broncode te hergebruiken en waar nodig aan te passen, of samen verder te ontwikkelen aan de huidige versie. Dit bevordert kennisdeling, efficiëntie en samenwerking. Ook kan de App eenvoudig worden geïntegreerd met andere systemen, zoals management dashboards (PowerBI).

Winnen 

Deze casus verdient erkenning vanwege het gebruik van reeds beschikbare technologie binnen de Microsoft-omgeving, gecombineerd met een pragmatische en toegankelijke ontwikkelaanpak. De app is direct toepasbaar bij andere gemeenten, zonder hoge aanschafkosten of complexe IT-trajecten. Bovendien staat het welzijn van de bewoners centraal dankzij dataminimalisatie, het gebruiksgemak voor de medewerkers en de gerichte dossiervorming. Hierdoor is er een krachtige, herbruikbare en toekomstbestendige oplossing ontstaan die in de dagelijkse praktijk moeiteloos invulling geeft aan de behoefte aan snelle, mensgerichte opvang.

Datum start 

02/02/2024

Toelichting datum eind

Ontwikkeling blijft nog steeds van deze App, en de gemeente zoekt gemeenten die ook gebruik willen maken van deze app.

Dit praktijkvoorbeeld is een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2025.