Wat zijn de uitgangspunten en voorwaarden van het (fysiek) opslaan van prints van Suwinet-Inkijk pagina’s in dossiers?

Uitgangspunten

  • Partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat “hun” gegevens zorgvuldig en controleerbaar
    worden behandeld.
  • Bij interne controle mag Suwinet-Inkijk niet geraadpleegd worden (geen toegang tot Suwinet-
    Inkijk). Wel kan een print bekeken worden die ten tijde van de aanvraag is geprint en is
    opgeslagen in een dossier t.b.v. de interne controle.
  • Printen van pagina’s uit Suwinet-Inkijk mag en prints mogen opgeslagen worden. Maar alleen
    als dit op een veilige manier gebeurt en als we er voor zorgdragen dat de prints alleen worden
    gebruikt voor de uitvoering van de Participatiewet.

Voorwaarden waaronder het bewaren en opslaan van uitdraaien/prints van pagina’s uit Suwinet-Inkijk is toegestaan zijn:

  1. De prints worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de Participatiewet.
  2. Er mogen niet meer gegevens worden vastgelegd of uitdraaien/prints worden gemaakt dan
    strikt noodzakelijk (toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig).
  3. De gegevens (prints) mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.
  4. Prints die voor een bezoek/intake voor een cliënt worden gemaakt en niet door de cliënt
    worden meegenomen, moeten worden vernietigd.
  5. Onrechtmatige toegang, onrechtmatige of doel overschrijdende verwerking moet worden
    tegengegaan.
  6. Alleen medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de wettelijke taken die vallen onder
    de Participatiewet, IOAW en IOAZ en de kwaliteitsmedewerker (controle dat aanvragen op de
    juiste manier zijn behandeld en op de rechtmatigheid van de uitkering) mogen toegang
    hebben tot deze gegevens/prints.
  7. Anderen, bijvoorbeeld medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de WMO etc.
    hebben geen toegang tot deze gegevens/prints.
  8. Gegevens/prints mogen niet onbeheerd op het bureau of beeldscherm achterblijven.
  9. Voor zover niet gedigitaliseerd worden de dossiers, waarin de uitdraai/print wordt opgeslagen,
    bewaard in een kast die na werktijd of bij het verlaten van de werkplek wordt afgesloten.
  10. Het raadplegen van een fysiek dossier moet controleerbaar worden vastgelegd. Vastgelegd
    wordt wie, wanneer, welke gegevens heeft geraadpleegd en met welk doel of doeleinden
    (compleet met handtekening).
  11. De verantwoordelijkheid voor een juiste naleving ligt te allen tijde bij het college van
    burgemeester en wethouders en namens deze bij het betreffende organisatieonderdeel.
  12. De medewerker Planning &Control en/of de Security Officer Suwinet zijn belast met de periodieke controle op de naleving van deze voorwaarden.