In de handreiking Beperkt waar het moet is aangegeven hoe rechtmatig een beperking aan de openbaarheid van archieven te stellen. Bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan of moet de gemeente beperkingen stellen aan de openbaarheid op grond van privacy, belangen van de staat en zijn bondgenoten of onevenredige bevoordeling of benadeling van personen en bedrijven. In de handreiking staat hoe dat rechtmatig te doen. Het gaat om besluiten van algemene strekking, die conform de vereisten van de Awb moeten worden genomen en gepubliceerd. De handreiking bevat stappenplannen, checklists en modellen voor het stellen, opheffen of verlengen van openbaarheidsbeperkingen.