Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kunnen zich aansluiten bij de innovatieve selectielijst e-mailbewaring, die de VNG Adviescommissie Archieven heeft ontworpen op verzoek van de gemeenten Rotterdam en Den Haag. Hiervoor moeten ze de VNG machtigen en goedkeuring aan het ontwerp verlenen.
Geüpdatet op 7 juli 2022
Veel gemeenten worstelen met de archivering van e-mailberichten, waardoor onder meer met moeite aan Woo-verzoeken kan worden voldaan. De Capstone-methodiek, die toegepast wordt in de ontwerpselectielijst, biedt daar een praktische oplossing voor: e-mailberichten van benoemde sleutelfunctionarissen worden permanent bewaard.
Sleutelfunctionarissen en bewaartermijnen
In de ontwerpselectielijst zijn bestuurders, ambtelijke topfuncties, compliancy officers en enkele bijzondere functies ((jeugd)ombudsman, voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer, raadsgriffier) als sleutelfunctionarissen aangewezen. E-mailberichten van overige functionarissen worden na 7 jaar vernietigd. In de ontwerpselectielijst zijn ook bewaartermijnen voor e-mailberichten uit functionele e-mailboxen opgenomen.
Proeftuin
Uit pilots van de gemeenten Rotterdam en Den Haag blijkt dat de selectielijst uitvoerbaar is. Gemeenten moeten rekening houden met de technische export van e-berichten uit exchange, voldoende opslagcapaciteit reserveren en aandacht besteden aan een intern communicatietraject.
Deadline
Om aan te sluiten bij de ontwerpselectielijst emailbewaring moeten gemeenten de VNG machtigen en goedkeuring aan het ontwerp verlenen. Gemeenten hebben al een brief ontvangen met de benodigde formulieren. De deadline hiervoor is uiterlijk 17 oktober 2022 (voorheen 15 september, maar is verlengd). Aangezien het om een nieuwe en andere selectielijst gaat, volstaat niet de in het verleden aan de VNG verstrekte machtiging voor het ontwerpen van de algemene selectielijst archiefbescheiden. Aansluiting achteraf, na de vaststelling van de selectielijst, is niet mogelijk.
Procedure
Na ontvangst van de machtigingsformulieren zal de VNG het ontwerp ter vaststelling door de minister van OCW aanbieden aan het Nationaal Archief. Voor de vaststelling zal het ontwerp goedgekeurd moeten worden door het Nationaal Archief, die de selectielijst 6 weken ter inzage zal leggen voor zienswijzen van burgers, onderzoekers en heemkringen. Naar verwachting wordt in de eerste helft van 2023 de selectielijst e-mailbewaring van kracht.