Het aanvragen van ontheffing van overbrenging naar de archiefdienst, via het toetsingskader van het Nationaal Archief, is voor gemeenten een moeizaam traject. De ontheffing is een zware procedure waar decentrale overheden nu niet aan kunnen voldoen.
Naast het gebrek aan kennis over de producten die in aanmerking komen, lijkt de procedure niet uitvoerbaar. Dat staat in het rapport '3 praktijkverhalen - Bewaren bij de Bron' van het VNG Realisatie-project Grip op informatie. De VNG vindt dat bewaren bij de bron niet belast moet worden door zware procedures.
Machtiging
Bepaalde te bewaren documenten worden langdurig gebruikt door gemeenten. In het wetsvoorstel voor de gemoderniseerde Archiefwet wordt onder meer de mogelijkheid tot ontheffing van de plicht om documenten naar de archiefdienst over te brengen. Daarvoor zou een machtiging bij Gedeputeerde Staten moeten worden aangevraagd.
3 collecties bezien
Het Nationaal Archief heeft een toetsing voor ontheffing opgesteld. Met gemeenten is onderzocht of deze ontheffing door een gemeente gebruikt kan worden. De werkgroep keek naar 3 dataverzamelingen die mogelijk binnen een gemeente in aanmerking komen voor bewaren bij de bron: GEO data (Ruimtelijke plannen), Digital Twin en basis / kernregistraties.
Geen machtiging
De VNG is positief over de opname van de mogelijkheid tot ontheffing van de plicht tot overbrenging naar de archiefdienst. Gemeenten kunnen dan kiezen waar de duurzaam toegankelijke opslag plaatsvindt: bij de archiefdienst of in de systemen bij de afdelingen van de gemeentelijke organisatie. Dit sluit aan op de informatiekundige visie Common Ground, waarvan raadpleging aan de bron een uitgangspunt is.
De VNG vindt dat deze optie niet moet worden gehinderd door administratief belastende procedures voor machtiging door Gedeputeerde Staten. Gemeenten hebben ruimte nodig om zelf besluiten te nemen over het bewaren bij de bron binnen ruimere wettelijk gestelde kaders en daarover verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Dat geldt ook voor afwijkingen van de overbrengingstermijn. Het interbestuurlijk toezicht kan prima achteraf worden uitgeoefend, door toetsing van de door de gemeente genomen besluiten, in lijn met de Wet revitalisering generiek toezicht.
Meer informatie
- 3 praktijkverhalen Bewaren bij de Bron (pdf, 651 kB)