Overheden zijn volgens de Archiefwet 1995 verplicht informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en te bewaren informatie na maximaal  twintig jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Digitale informatie is, anders dan papieren informatie, naar zijn aard vluchtig en dient daarom in een gecontroleerde omgeving bewaard te worden om deze in de tijd raadpleegbaar te houden. Een e-depot is een elektronische archiefvoorziening waarin informatie duurzaam bewaard en toegankelijk gehouden kan worden.

Dit onderzoek vormt een aanvulling op het eind 2014 opgeleverde rapport Functionaliteit e-depot decentrale overheden. In dit rapport is een set van functionele eisen beschreven die gesteld moeten worden aan e-depots, om deze te laten voldoen aan de wensen en behoeften van decentrale overheden. Het rapport beschrijft varianten op het e-depot. Een e-depotvoorziening kan namelijk in verschillende fasen van de levensloop van informatie ingezet worden.

In het verlengde van dit onderzoek is onlangs een marktverkenning eDepots plaatsgevonden om de huidige (on)mogelijkheden van eDepots software applicaties in kaart te brengen (zie ‘Marktverkenning eDepots’ op pagina 22).