Laatste bewerkingsdatum:
23 februari 2021

Deze werkwijze is sinds 1 september 2021 niet meer van toepassing.

Waarom is er gekozen voor het machtigen van gemeenten? 
Gemeenten spelen een belangrijke rol in het helpen van gedupeerde ouders. Een groot aantal gemeenten heeft zelfstandig acties opgezet om gedupeerde ouders op te roepen om contact te leggen met de gemeente, zodat deze kan helpen waar nodig. Meerdere malen is hierbij de nadrukkelijke wens geuit om als gemeente te beschikken over de gegevens van gedupeerde inwoners zodat gemeenten – met hun specialistische kennis en ervaring – zelf contact kunnen opnemen. Dit is niet alleen bevorderlijk voor het proces richting gemeentelijke hulp, maar zal het proces ook aanzienlijk kunnen versnellen.  

De afgelopen maanden heeft de VNG intensief gesprekken gevoerd met de Belastingdienst/Toeslagen over de mogelijkheid om deze gegevens te delen. De optie van machtiging is na overleg als meest passend naar voren gekomen, omdat de geldende wet- en regelgeving een zelfstandige gegevensoverdracht niet mogelijk maakt. 

Wat houdt de machtiging concreet in? 
Gemeenten worden gemachtigd om alle feitelijke handelingen te verrichten die nodig zijn om contact op te nemen met de gedupeerde inwoners en hen een hulpaanbod te doen op het gebied van huisvesting, inkomen, schulden, zorg en gezin.  

Is de gemeente automatisch gemachtigd? 
Nee, de machtiging behoeft instemming van het College. Pas wanneer deze de machtiging heeft geaccepteerd door middel van een collegebesluit, kunnen de gegevens gedeeld worden. De VNG heeft hiervoor een concept collegebesluit opgesteld. 

Welke processtappen moeten er worden genomen om de gegevens te verkrijgen? 
De gemeente dient in te stemmen met de machtiging. Het College dient het machtigingsbesluit te ondertekenen. Onderdeel van het machtigingsbesluit is de verwerkersovereenkomst. Deze dient ook ondertekend te worden. Bij het machtigingsbesluit zijn de gebruikersvoorwaarden voor het portaal en een formulier toegevoegd voor het aanmaken van een account voor het portaal, welke gebruikt zal worden om de gegevensdeling te laten plaatsvinden. De gemeente dient een contactpersoon op te geven en de gebruikersvoorwaarden te accorderen.  

De volgende documenten dienen te worden geretourneerd om de gegevensdeling te kunnen laten plaatsvinden: 

• Het machtigingsbesluit, zoals ondertekend door het College; 
• Een geaccordeerde versie van de gebruikersvoorwaarden voor het portaal; 
• De gegevens van de contactpersoon voor wie een account zal worden aangemaakt; 
• Een getekende versie van de verwerkersovereenkomst.  

Kan de gemeente de machtiging doorverlenen aan gemandateerde organisaties? 
In de huidige praktijk komt het voor dat het college van B&W de uitvoering van het sociaal domein laat uitvoeren door externe organisaties, zoals wijkteams, externe (private) schuldhulporganisatie etc. Deze organisaties zijn gemandateerd door de gemeenten. De organisaties verlenen hulp- en dienstverlening onder de regie en verantwoordelijkheid van gemeenten. In dat geval is nadrukkelijk opgenomen in het machtigingsbesluit dat de gemeente de machtiging kan doorverlenen aan de gespecialiseerde hulporganisatie. Belangrijk is dan wel dat de gemeente kijkt of de huidige verwerkersovereenkomst de nieuwe gegevensverwerking voldoende dekt. Mits nodig, kan er voor deze specifieke gegevensverwerking een nieuwe verwerkersovereenkomst worden afgesloten.  

Welke gegevens ontvangt de gemeente van de Belastingdienst/Toeslagen? 
De gemeente zal de volgende gegevens ontvangen:  

• BSN 
• Naam 
• Telefoonnummer (mits bekend) 
• E-mailadres (mits bekend) 

Van welke inwoners worden er gegevens gedeeld? 
In eerste instantie worden de gegevens gedeeld van inwoners die zich hebben aangemeld bij de Belastingdienst als gedupeerde in de kinderopvangtoeslagaffaire. Op grond van deze lijst kan de gemeente een globale schatting maken van de hoeveelheid te ontvangen gegevens.  

Vervolgens worden de gegevens tweewekelijks gedeeld van inwoners die zich nieuw hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen.  

Worden er ook gegevens gedeeld van inwoners die zich nog niet hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen, maar waarvan wel bekend is dat zij gedupeerd zijn? 
In eerste instantie worden de gegevens gedeeld van inwoners die zich wel al hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen. Het machtigingsbesluit voorziet in de mogelijkheid om in de toekomst ook de gegevens te delen van inwoners die zich nog niet hebben gemeld.  

Moet er elke keer door het College worden getekend als de Belastingdienst/Toeslagen een nieuwe lijst met gedupeerden doorstuurt? 
Nee, dit betreft een generieke machtiging voor de overdracht van gegevens tussen Belastingdienst/Toeslagen en gemeente. 

Hoe lang mag de gemeente de lijst van de Belastingdienst/Toeslagen met NAW-gegevens van gedupeerde ouders bewaren? 
Gegevens zijn per datum van verstrekking vier maanden beschikbaar voor de gemeente. Na deze periode dienen de gegevens vernietigd te worden. Wanneer de gemeente meer tijd nodig heeft om de gedupeerde te benaderen, kan de gemeente verlenging aanvragen. De gemeente dient daarvoor zes weken voor het verstrijken van de betreffende datum een verzoek in bij de Belastingdienst/Toeslagen.  

Moet de gemeente een terugkoppeling geven aan de Belastingdienst/Toeslagen? 
Ja. De gemeente moet iedere maand doorgeven met hoeveel gedupeerden (op aantal-niveau en niet op persoonsniveau) er geslaagd contact is gelegd. Er is afgesproken dat de VNG deze rapportages verzamelt en in één keer terugkoppelt aan de Belastingdienst/Toeslagen. Maandelijks houden wij een enquête onder de bij ons bekende contactpersonen, waar deze gegevens ingevuld kunnen worden.  

Wat gebeurt er als de gedupeerde ingaat op het hulpaanbod van de gemeente? 
Alleen voor wat betreft het eerste contactmoment geldt dat de gemeente (of gemandateerde van de gemeente) namens de Belastingdienst/Toeslagen contact opneemt. Wanneer de inwoner het hulpaanbod heeft geaccepteerd, start het reguliere hulpproces van de gemeente. 

Mogen wij de gegevens van de Belastingdienst naast onze eigen gegevens leggen om te kijken of men schulden heeft? 
Nee, de machtiging heeft als doel om namens de Belastingdienst contact op te nemen met inwoners die zich hebben aangemeld hebben als gedupeerde.   

We willen eerst een brief aan gedupeerden sturen, maar de adresgegevens zitten niet in de gegevensoverdracht. Mogen we deze gegevens opzoeken? 
Ja, het opzoeken van adresgegevens (BRP) om contact op te nemen met inwoners past binnen het doel van de machtiging.