MUZIEK: RUSTIGE GITAARMUZIEK
VOICE-OVER: Grip op Informatie: een podcast van VNG. Met Désirée Groeneveld.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Van 18 tot en met 29 maart 2024 organiseert het Kennisnetwerk Informatie en Archief, kortweg KIA, voor de vierde keer de KIA-Thematiendaagse. Dit keer is het thema 'E-depot, de grenzen vervagen'. Een mooi moment om ook tijdens deze podcast hier aandacht aan te besteden.
[GITAARDEUNTJE].
Uiteraard leggen we in het kort uit wat een e-depot is, maar ik praat vooral met mijn gasten, Frank Bloemsaat, coördinator E-depot van het Zeeuws Archief, en Bjorn Francke, beleidsadviseur Documentaire Informatievoorziening van de gemeente Vlissingen over de aansluiting van de gemeente Vlissingen bij het e-depot van het Zeeuws Archief.
Welkom, heren.
BJORN FRANCKE: Dank je wel.
FRANK BLOEMSAAT: Dank.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Wat is een E-depot eigenlijk? Wie kan daar iets over vertellen? Wie wil daar iets over vertellen?
BJORN FRANCKE: Frank, trap jij hem af?
FRANK BLOEMSAAT: Ik zal hem aftrappen. In een beperkte opvatting is het de plek waar je digitaal archief voor de lange termijn duurzaam kan bewaren en beschikbaar stellen. In de wat bredere context is het eigenlijk een stuk organisatie wat daar omheen zit. Dus een team van mensen die dat instrument ontwikkelen en die met zorgdragers, zoals wij dat noemen, en in Zeeland zijn dat de vijftien Zeeuwse overheden, aan de slag gaan om digitaal archief wat langduriger bewaard moet worden, over te brengen.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Want dat vind jij ook, Bjorn?
BJORN FRANCKE: Ja. Ja, in principe is het voor de gemeente natuurlijk precies hetzelfde als voor het Zeeuws Archief. Uiteindelijk is het doel van het E-depot om informatiearchieven op de lange termijn beschikbaar te stellen aan de burgers en andere personen die daar interesse in hebben.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Je hebt het al een beetje kort gezegd, maar hoe ziet het E-depot van het Zeeuws Archief er eigenlijk uit? Kun je daar iets over vertellen?
FRANK BLOEMSAAT: Ja, we zijn onderdeel van een echt Archief. Dus ook de echte archiefkennis waar al heel lang analoog archief, zoals we dat zeggen, dus papieren archief, voor de zorgdragers voor de hele lange termijn beschikbaar wordt.
DÉSIRÉE GROENEVELD: En wie bedoel je met zorgdragers precies?
FRANK BLOEMSAAT: Dat kunnen particuliere organisaties zijn, maar nu met het E-depot, het Zeeuw E-depot, richten we ons met name in eerste instantie op de vijftien lokale overheden. Dat zijn dertien gemeenten, de provincie en het waterschap.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké, dat zijn de zorgdragers waar jullie het voor doen. Maar hoe ziet het er ongeveer uit? Hoe is het ingericht bij jullie?
FRANK BLOEMSAAT: Ja, het is natuurlijk heel veel ICT. En dat is altijd lastig om daar een beeld van te schetsen. We zijn een team van vijf personen en groeien mee met het E-depot en de aansluitingen van de zorgdragers en wat er overgedragen wordt.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Kun je iets vertellen hoe hij tot stand is gekomen? Bestaat het bij jullie al lang? Hoe hebben jullie dat E-depot bij jullie georganiseerd?
FRANK BLOEMSAAT: Ja, dat is best wel bijzonder, want het is een vrij lange geschiedenis. We hebben even teruggegrepen en een stukje voorbereiding voor deze podcast. In 2014 werd er al in de Vereniging van Zeeuwse gemeenten over een vraagstuk nagedacht van: Ja, hoe gaan we onze digitale, digital-born-archieven straks garanderen dat ze lang beschikbaar blijven? Vanuit de gedachte die toen wel duidelijk werd, ook bij de centrale overheid van: Ja, dat is allemaal niet zo langdurig gegarandeerd, zeg maar, in die applicaties en op die werkomgeving, op die netwerkschrijven en in de mail. De mail had toen nog niet de aandacht, maar nu inmiddels wel het besef van: Dat moeten we heel anders doen en daar moeten we iets voor organiseren.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Wat is een digital-born-archief? Dat is gewoon een archief dat altijd digitaal is geweest?
FRANK BLOEMSAAT: Ja, wat geen analoge, papieren vorm meer kent, zeg maar. Er is heel veel, ook van oudsher al, gedigitaliseerd om het beter beschikbaar te kunnen stellen, digitaal te kunnen versturen, doorzoekbaar te maken. Dus dat is niet nieuw. Maar digital-born heeft helemaal geen papieren vorm meer. Dat betekent dat je het vormt in een digitale vorm. Als je bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt, dan vul je digitaal een formulier in bij de gemeente, gaat een zaaksysteem in, wordt daar behandeld, er worden onderzoeken gepleegd en de ambtenaren vormen een heel digitaal archief, een digitaal dossier.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Helder. Je had het over zorgdragers en dat jullie al best wel veel zorgdragers in jullie E-depot hebben, om het maar even zo kortweg te zeggen. Hoe komt zo'n digitaal archief van een van de zorgdragers bij jullie terecht? Ik bedoel, daar is misschien een heel proces aan verbonden, een hoop stappen misschien. Kun je daar iets over vertellen?
FRANK BLOEMSAAT: Jazeker, dat is inderdaad best een lange aanloop. Dat blijkt inderdaad niet altijd even makkelijk om te doen. Waar we mee beginnen, als we met een zorgdrager een afspraak maken... Dat heeft altijd een formele basis in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst, of men treedt toe tot het Zeeuws Archief, want dat is een gemeenschappelijke regeling. Dus daar zijn al twee gemeenten deelnemer van. Wat we in eerste instantie doen, graag, als we het helemaal doen, is volgens het boekje. En onze aansluitstappen. Dan beginnen we met het maken van wat we noemen een QuickScan. Maar die blijkt ook al vaak niet zo quick te zijn, maar proberen we het overzicht te krijgen van, meestal uitgaande van een overzicht van alle applicaties in gebruik, vanwaar vormen we bij deze gemeente of andere organisatie, zeg maar digitaal archief, om dat goed in beeld te krijgen. En dan te kijken van: We zijn natuurlijk als archief vooral geïnteresseerd in wat langdurig bewaard moet worden. Maar het kan ook zijn van: Je moet op tijd vernietigen. Onder AVG wordt dat steeds stringenter. En dat zijn processen die met de papieren archieven vaak nog wel een traditie hadden, maar zijn niet altijd direct meegekomen bij de automatisering, digitalisering van werkproces. En je begint dus soms helemaal bij nul.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar wel leuk, denk ik, om bij nul te beginnen. Toch?
FRANK BLOEMSAAT: Zeker.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Om daar echt weer helemaal in te duiken. En jij, Bjorn, hebt er natuurlijk nu mee te maken. Want sinds 20 december vorig jaar, geloof ik, zijn jullie gaan samenwerken met het Zeeuws Archief en hebben jullie een samenwerkingsovereenkomst afgeslote. Hoe is dat zo tot stand gekomen?
BJORN FRANCKE: Dat klopt. Eigenlijk is de samenwerking al een stuk langer. Frank had het er net ook al eventjes over, over het onderzoek uit 2014 van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten, de VZG. Toen is onderzocht eigenlijk van: Hoe gaan we het informatiebeheer de komende jaren op een goede wijze inrichten? De digitale ontwikkelingen gaan ontzettend snel, veel dingen worden snel opgevolgd en hoe gaan we dat eigenlijk in toom houden? Daarna speelden bij Vlissingen ook nog het vraagstuk of eigenlijk de opdracht dat er een bezuiniging moest plaatsvinden vanuit de gemeenteraad. Eigenlijk is dat gecombineerd, want de gemeente Vlissingen kwam toen voor de opgave te staan: Ja, welke kant gaan wij nu uit? Gaan wij samenwerken met het Zeeuws Archief middels een gemeenschappelijke regeling? Dus door toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling? Gaan wij het archief zelf nog in eigen hand houden? Gaan we het overdragen naar het Zeeuws Archief middels een dienstverleningsovereenkomst en uiteindelijk met het doel om daarbij ook geld te besparen? Vlissingen heeft er toen voor gekozen om het analoge archief, de taken daarvan, over te dragen naar het Zeeuws Archief. Dat is vanaf 1 januari 2020. Als ik het goed meen, is dat gerealiseerd. Dus voor het analoge archief hadden we vanaf 1 januari 2020 een dienstverleningsovereenkomst met het Zeeuws Archief. En in de afgelopen jaren heeft de gemeente Vlissingen op digitaal gebied eigenlijk geprobeerd, dat proberen we natuurlijk nog steeds en doen we ook nog steeds, om het digitale informatiebeheer dusdanig op orde te krijgen dat we ook kunnen gaan aansluiten op het E-depot. Dat is wel, tussen de periode 2014 en 2024 zittende, een behoorlijk tijdspad, maar dat is wel een strategische keuze geweest. In de basis moesten er dingen anders worden aangepakt. Er is onder andere een nieuw zaaksysteem aangeschaft, dus de afgelopen jaren hebben er behoorlijk wat ontwikkelingen plaatsgevonden, die uiteindelijk er nu dus toe leiden dat we kunnen gaan aansluiten en dat we ons klaar voelen om aansluiten bij het Zeeuws E-depot. En dat heeft dus geresulteerd in december van vorig jaar in de ondertekening van de dienstverleningsovereenkomst voor het E-depot.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar jullie zijn dus eigenlijk al oude bekenden van elkaar. Ik bedoel, jullie werkten al samen. En je had het even over, daar ga ik straks even op door... Je had het over een bezuiniging. Misschien een kritische vraag, maar is ook gewoon een lekenvraag. Is het een bezuiniging om iets uit te besteden in plaats van dat je het in huis houdt? Want ik hoor je ook iets zeggen over dat je geïnvesteerd hebt in nieuwe systemen.
BJORN FRANCKE: Ja, we hadden er ook voor kunnen kiezen om het in huis te houden, maar het hangt natuurlijk van meer factoren af dan alleen van de factor geld. Ook het centraal stellen van de burger van Vlissingen is daarin een belangrijk aspect, het centraal stellen van de medewerker. Want op dat moment, ja... In de periode voor 2020 werkte er nog in het archief van Vlissingen ik geloof vier medewerkers. Ja, met het overgaan van het analoge archief naar het Zeeuws Archief zijn die medewerkers ook meeverhuisd. En daarin is eigenlijk ook een stukje gekeken naar de toekomst. Dat was ook al wat ouder personeel. En daarnaast moet je jezelf ook de vraag stellen: kunnen wij de komende jaren de burger van Vlissingen nog op een goede manier voorzien in de informatiebehoefte die ze hebben?
DÉSIRÉE GROENEVELD: Helder. Nu snap ik ook wel een beetje wat je vertelt. Jullie zijn oude bekenden van elkaar. Analoog is er al, digitaal gaat ernaartoe. Frank, jij had het net over een uitgebreid proces met heel veel stappen. Moeten die nu ook doorlopen worden, omdat het om digitale informatie gaat. Of is het nu een appeltje-eitje?
BJORN FRANCKE: Dat is zeker geen appeltje-eitje, omdat je natuurlijk eigenlijk de gehele organisatie ook moet zien mee te krijgen in een ontwikkeling als deze. De afgelopen jaren is dat denk ik ook wel warm gehouden. Tijdens de tactische informatie-overleggen en de strategische informatie-overleggen is het E-depot eigenlijk altijd besproken en zijn de andere onderwerpen die op dat moment spelen op het gebied van informatie en archief binnen de gemeente besproken met het Zeeuws Archief. En daarnaast werken we ook op heel veel andere vlakken samen. Daar zullen we straks ongetwijfeld ook nog wel op terugkomen. Maar ja, het is dus een eigenlijk al een langer gaand proces, waarbij de afgelopen jaren de ontwikkelingen goed in de gaten zijn gehouden door het Zeeuws Archief ten opzichte van Vlissingen, wat uiteindelijk er nu tot heeft geleid dat we die aansluiting kunnen gaan laten plaatsvinden. En ik denk halverwege 2023 zijn die contacten wel echt geïntensiveerd, zijn we echt gaan nadenken van: Op welke manier kunnen wij nu gaan aansluiten? Hoe gaan we dat in het tijdspad vormgeven? Welke stappen dienen wij van tevoren daarvoor te nemen?
DÉSIRÉE GROENEVELD: En zijn jullie in dit proces allebei betrokken, alleen samen of is het een groter team? Hoe moet ik dat zien?
BJORN FRANCKE: Ja, eigenlijk vindt alles in overleg plaats tussen het Zeeuws Archief en de gemeente Vlissingen. Binnen de gemeente is het natuurlijk wel zo dat er meerdere belanghebbenden zijn. Juridisch dient er het een en ander te worden afgestemd, maar daarnaast dien je ook de functioneel beheerders, dus de mensen die met de systemen werken waar de informatie straks uitkomt, die mensen moet je ook allemaal meenemen in de ontwikkelingen, maar ook in het verhaal van het E-depot. Wat doet het E-depot? Wat betekent dat voor die mensen? Wat betekent het voor de organisatie? En uiteindelijk: tot welk doel gaat dat leiden?
DÉSIRÉE GROENEVELD: Is dat bij jullie ook zo uitgebreid georganiseerd? Of ben jij de enige die dit karretje trekt? Nou, karretje... Deze kar trekt?
FRANK BLOEMSAAT: Eigenlijk al voorafgaand ook aan de aansluiting voor wat betreft E-depot. Eigenlijk met de taak van het analoge archief, is ook de rol van archivaris belegd en ingevuld vanuit het Zeeuws Archief, en dat is dan inspectie en advies. En daarbij is dus ook, wat Bjorn net aangaf, veel in een strategisch informatieoverleg en een tactisch informatieoverleg vaak advies gegeven. Ook in aanloop naar de aansluiting van: Let ook op je digitale archief en ga daar op een bepaalde manier mee om. En ook kritische vragen van: Heb je dit geregeld? Heb je dat geregeld? Is er al een export? Wordt er aandacht besteed aan de beperkingen openbaarheid, de bewaartermijnen?
DÉSIRÉE GROENEVELD: Dus eigenlijk in aanloop naar de samenwerking toe hebben jullie al uitgebreid contact gehad, al ruim daarvoor in adviesrol, en nu uiteindelijk ook in uitrol, om het maar zo te zeggen.
FRANK BLOEMSAAT: En dat is een ander taakveld binnen het Zeeuws Archief. Dat zijn andere collega's inspectie en advies.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké. Zit bij de digitale overdracht ook de p-component? Dus gaan nu ook medewerkers mee? Want bij het analoge verhaal was dat wel zo, omdat het ook een bezuinigingsoperatie was.
BJORN FRANCKE: Ja, nou ja, doordat de archieftaak bij het Zeeuws Archief is belegd, gaan er op dit moment geen medewerkers over. Het is natuurlijk wel zo dat we zowel binnen de gemeente Vlissingen als binnen het Zeeuws Archief een projectteam hebben. Dus in die zin kan je wel spreken dat medewerkers met elkaar samenwerken, alleen is dat onder een andere pet.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Helder. Volgens mij hebben jullie een hoop op jullie bord liggen de komende tijd. Wat is de planning? Wanneer moet het ongeveer klaar zijn?
BJORN FRANCKE: Nou ja, de afgelopen periode hebben we eerst de kick-off gehad vanuit het Zeeuws Archief. Daarbij hebben Frank en zijn collega Bart een presentatie geven aan de medewerkers van de gemeente Vlissingen, de personen die daarbij betrokken zijn. Wat is het E-depot? Wat doet het? Hoe ziet het eruit? En daarbij ook het tienstappenmodel toegelicht. Dat is eigenlijk het model of het stappenplan waar volgens het Zeeuws Archief werkt.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Kun je daar onderdelen van benoemen, wat in dat tienstappenplan staat? Ter verheldering.
BJORN FRANCKE: Dat lijkt me een mooie vraag voor Frank.
FRANK BLOEMSAAT: Nou, we begonnen al even met de QuickScan. Kijken of we overzicht kunnen krijgen en per digitaal archief eigenlijk een strategie kunnen benoemen. Dat kan betekenen, wat ik zei, vernietiging, zorg op tijd voor vernietiging. Lijkt heel logisch, maar dat is niet in veel bedrijfsapplicaties zomaar beschikbaar, die functionaliteit. Dus daar moet vaak ook nog wel... Het ontstaat nu wel, hoor, maar in de tijd dat je ging digitaliseren was dat niet het aandachtspunt. Het ging altijd over efficiëntie, effectiviteit voor het werkproces en dat archief kwam pas later. Het besef dat je daar dus ook nog iets mee moet. Dat groeit. Maar proberen per applicatie en digitaal archief daar een strategie voor te bepalen, een overzicht te maken en in een aansluitplan te kijken van: Waar zitten mogelijkheden? Wat heeft prioriteit? En dat uit rollen in de eerste drie jaar aan projecten die je gaat oppakken.
BJORN FRANCKE: Dat is eigenlijk ook de fase waarin wij ons op dit moment bevinden. We zijn begonnen met de QuickScan. In eerste instantie komen er dan vanuit onze I&A-samenwerking een driehonderdtal applicaties naar voren. Dat is een enorme lijst natuurlijk, die je niet allemaal kan gaan doornemen. Maar een groot deel daarvan valt eigenlijk ook af, omdat dat geen applicatie is waarin zich informatie of archief bevindt. Dat zullen ook veelal softwareapplicaties zijn. Uiteindelijk hou je dan een soort korte lijst over met de belangrijkste applicaties die je wil gaan aansluiten. Daar hebben wij nu een goed zicht op, omdat het ook de applicaties zijn waar wij in ons dagelijks werk veelal mee te maken hebben. En voor al die applicaties gaan we dan geprioriteerd kijken van: Welke gaan we de komende jaren aansluiten?
DÉSIRÉE GROENEVELD: Heb je een jaartal in gedachten van 2026, 2025?
BJORN FRANCKE: Een jaar toch durf ik er niet op te plakken. Dat brengt ook een bepaalde druk met zich mee. En ja...
DÉSIRÉE GROENEVELD: Jullie nemen gewoon de tijd dat het gewoon goed gebeurt.
BJORN FRANCKE: Ik denk dat dat ook wel de ervaring vanuit het Zeeuws Archief is dat je daar de tijd voor moet nemen en dat je dat ook gestructureerd en volledig moet aanpakken.
FRANK BLOEMSAAT: In de ideale situatie zeker, maar wat we ook wel zien is vaak dat je door bepaalde zaken ineens prioriteit wordt, omdat een applicatie wordt uitgefaseerd en migreren geen optie is volgens de oude en/of de nieuwe leverancier. Dan moet je op dat moment iets. Dus het is wel eens dat we de hele fase van QuickScan overslaan. Dat is niet omdat we dat prettig vinden, maar dat is gewoon omdat er een reden is van urgentie en dat het gewoon op tijd beschikbaar moet komen vanuit het E-depot, omdat het vanuit de applicatie bij de bedrijfsvoering van de gemeente dan niet meer beschikbaar is. En dan zit je ineens op een heel ander spoor en dan spring je een project binnen. Maar het liefst doen we dat natuurlijk gefaseerd en kijken: Hoelang is er al archief gevormd? Wat is de omvang? En ga je analyseren van: Kunnen we het exporteren? Hoe kunnen we het exporteren? Is er metadata? Moeten er eerst nog zaken op orde gebracht? En daar zit heel veel werk.
DÉSIRÉE GROENEVELD: De waan van de dag is eigenlijk ook een component waar jullie dan een soort van rekening mee moeten houden. Dat lijkt me wel heel erg ingewikkeld om dat te doen, maar dat kan dus altijd een rol spelen.
FRANK BLOEMSAAT: Absoluut, ja. Dan word je gewoon ingehaald door de werkelijkheid van die dag.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, precies.
FRANK BLOEMSAAT: En daarom is wel belangrijk om aan te geven in dat proces dat aan beide kanten... Wij stellen een projectleider per zorgdrager beschikbaar, dat aan de kant van zorgdrager ook iemand is zoals Bjorn die als trekker optreedt, of niet onder de noemer projectleider, maar die zaken kan organiseren binnen zijn organisatie. En wij aan onze kant dat je ook een stuurgroep formeert met een stuk draagvlak binnen bij ons in de organisatie om mensen te kunnen bijtrekken op het goede moment en aan de kant van de gemeente ook dat daar echt een draagvlak is. Want er moeten vaak ook wel ambtenaren aangestuurd worden om dingen te doen en dat Bjorn daar dan ook een armslag voor heeft.
DÉSIRÉE GROENEVELD: En het wordt gewoon binnen de gemeente Vlissingen ook breed gedragen dat dit gebeurt?
BJORN FRANCKE: Nou ja, tijdens het strategische informatieoverleg, waarbij de directeur onder anderen aanwezig is, is ook besloten dat we vanaf 2024 dan daadwerkelijk aan de slag zouden gaan met het E-depot. Dus als dat natuurlijk vanuit boven wordt gedragen, dan heeft dat vaak zijn invloed op de rest van de organisatie. En daarnaast voelen wij als team DIV, Documentaire Informatievoorziening, ook dat we deze stap vooruit moeten gaan maken om de komende jaren in ons werk verdere stappen te kunnen nemen.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Is er nog ruimte voor ambitie de komende tien jaar? Want jullie hebben echt heel veel werk te verrichten de komende tijd, maar is er nog iets van een ambitie de komende tien jaar?
BJORN FRANCKE: De komende tien jaar hopen wij vanuit Vlissingen natuurlijk dat we zijn aangesloten op het E-depot en dat we de applicatie...
DÉSIRÉE GROENEVELD: Dat is ambitie nummer één, natuurlijk.
BJORN FRANCKE: Ja, nou, ja, dat is de grootste ambitie. Daarnaast is denk ik een grote ambitie, en daar zijn we op dit moment ook wel mee bezig... Op dit moment zie je dat op het moment dat je wil gaan aansluiten op het E-depot, vaak informatie nog op orde moet worden gebracht. Het is niet goed gestructureerd, er ontbreekt metadata, allerlei dat soort zaken. Het is natuurlijk de kunst om dat aan de voorkant goed in te regelen. Daar zijn we op dit moment hard mee bezig. Bij de aanschaf of bij het vernieuwen van een applicatie kijken we vanuit DIV op verschillende aspecten mee en geven ook advies aan de projectleider of de trekker van die nieuwe applicatie, zodat aan de voorkant eigenlijk die informatie al allemaal goed is gestructureerd, zodat in de toekomst het aansluiten van die applicatie op het E-depot... een appeltje-eitje is misschien makkelijk gezegd, maar dat dat wel eenvoudiger verloopt.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Is dat eigenlijk ook jouw kernboodschap naar andere gemeentes toe, die erover aan het nadenken zijn om zich aan te sluiten bij het Zeeuws Archief bijvoorbeeld?
BJORN FRANCKE: Ik denk dat dat wel heel belangrijk is, ja. Dat is binnen heel veel aspecten binnen ons vakgebied heel belangrijk dat je het aan de voorkant goed inregelt, zodat de gebruiker er weinig last van ondervindt. De gebruiker houdt zich ook niet dagelijks bezig met informatiebeheer en heeft die noodzaak ook een stuk minder. Dus wij moeten vanuit DIV dat dusdanig kaderen dat de gebruiker daar weinig hinder in ondervindt en weinig werk aan heeft.
FRANK BLOEMSAAT: De gebruiker is dan de ambtenaar?
BJORN FRANCKE: De gebruiker is de ambtenaar van de organisatie zelf?
FRANK BLOEMSAAT: Dat je die faciliteert en op onderdelen moet je dus ook wel sturen dat dingen gebeuren, de dossiers compleet zijn aan het eind en er het liefst iets is vastgelegd over openbaarheid of beperkingen die er gesteld moeten worden op de openbaarheid. Dat is natuurlijk de kennis van die ambtenaar van dat dossier en de DIV'ers die daar achteraf nog naar kijken. Dan zie je vaak dat dat dat niet meer zo aanwezig is bij de zorgdragers.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Dat is wel echt het advies van het Zeeuw Archief aan mogelijke toekomstige zorgdragers.
FRANK BLOEMSAAT: Ja, en we proberen, als we het over ambities hebben, proberen wij ook wel bij dat op orde brengen van archief heel veel op het gebied van zorgdrager mee te denken, mee te kijken. En zelfs met, en daar hebben we een voorzichtige start meegemaakt dit jaar, met de verkenning van datascience met een tijdelijke collega helaas, die is vertrokken voor elders. Dat was een trainee en daar zijn we heel blij mee geweest om ons de weg te wijzen, hoe wij met algoritmes eventueel ook zorgdragers kunnen gaan ondersteunen om archief op orde te brengen. En we zijn nu aan het werven voor een vaste collega die daarmee verder gaat. Dat is een van onze ambities. En de ander is: op het moment dat het bij ons in het E-depot zit. Op de goeie manier is dat een redelijk open applicatie met API's en we kunnen heel veel data ook gaan beschikbaar stellen als open data, linked open data. Dat zijn ontwikkelingen van vandaag de dag en aan de andere kant, zeg maar, een open functionaliteit voor het zoeken voor de burger.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Wat is precies linked open data?
FRANK BLOEMSAAT: Dan stel je eigenlijk je databases beschikbaar aan andere organisaties om daar ook dingen mee te doen, om dingen bij mekaar te gaan brengen vanuit de inhoud, en dan krijg je hele nieuwe vormen van wat ermee kan gebeuren.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké, nog meer ambities voor de komende tien jaar. Je hebt er al een aantal opgenoemd.
FRANK BLOEMSAAT: Ja, nou ja, wat nu wel speelt, is de Woo, de plicht om te publiceren. Eigenlijk ook vaak het eerste document in een dossier wat je openbaar beschikbaar stelt. Als je dat proces kan koppelen aan het verdere openbaar maken van zo'n dossier, dan zou dat heel erg mooi zijn. En dat kan we vanuit het E-depot.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Is het Zeeuws Archief dan daar waar het samenkomt?
FRANK BLOEMSAAT: Ja, dat is wel heel grappig, maar dat zie je vaak wel. Doordat bij ons de projectleiders bij verschillende zorgdragers met vaak dezelfde dingen bezig zijn, krijgen zij overzicht van: Hé, die moet ik samenbrengen, want ze staan op hetzelfde punt of ze werken hetzelfde werkproces, eventueel dezelfde applicatie, een applicatie waar een leverancier eigenlijk nog aan de slag moet om zorgdrager, de gemeenten kan ik beter zeggen in dit verband, te bedienen met iets wat ze echt nodig hebben, wat nog ontwikkeld moet worden. Een goede exportmodule, een goede inrichting voor wat betreft de metadata als het gaat om MDTO die we nu als standaard hanteren. Ook het uitleggen van MDTO aan meerdere zorgdragers tegelijk. Dat nemen we voor onze rekening. En dan ben je best wel een beetje een verbinder zeg maar in dit proces, en dat is heel erg leuk om te doen.
DÉSIRÉE GROENEVELD: En Bjorn, gemeente Vlissingen, hier nog iets aan toe te voegen?
BJORN FRANCKE: Ja, het is wel grappig om te zien dat de gemeenten inderdaad in sommige verbanden met dezelfde applicaties werken, maar toch is bij iedere organisatie ook het proces weer anders. En in samenwerking met het Zeeuws Archief zijn we nu ook aan het kijken van: Hoe kunnen we die processen, die kaders voor alle organisaties gelijk trekken? Dus op het gebied van migratie, maar ook vernietiging, bewaren, beperkingen aan de openbaarheid, om daarin te kijken, van: Kunnen we nu gelijke regels stellen, waardoor het voor iedere zorgdrager, iedere organisatie gelijk is, waardoor we uiteindelijk Zeeuws breed ook met elkaar kunnen samenwerken en een stuk sterker staan?
DÉSIRÉE GROENEVELD: Ik wil jullie bedanken voor jullie informatie en voor dit gesprek. En heel veel succes de komende tijd, de komende jaren.
BJORN FRANCKE: Dank je wel.
FRANK BLOEMSAAT: Dank je wel.
DÉSIRÉE GROENEVELD: Zoals gebruikelijk een paar wetenswaardigheden. Ik startte deze podcast er al mee: de KIA-Thematiendaagse. Van maandag 18 tot en met vrijdag 29 maart verzorgt KIA samen met haar leden en partners een interessant programma met live en online bijeenkomsten, webinars en meer. Informatie over het programma en hoe u zich kunt aanmelden is te vinden op kia.pleio.nl. De link zal in het transcript gedeeld worden.
We blijven nog even in de bijeenkomsten, want van 11 tot en met 18 april aanstaande wordt voor de negende keer de week van Grip op Informatie georganiseerd. 14 webinars en meer dan 30 sprekers. Het programma is rond en u kunt zich aanmelden. Ook meer informatie erover is te vinden op vng.nl, en ook hiervoor geldt dat de link in het transcript meegenomen wordt.
In mei-juni zal een thematische bijeenkomst rond het onderwerp Woo georganiseerd worden in Utrecht door het programmateam Grip op Informatie. U kunt meedenken over welk onderwerp dan aan bod zou komen. De onderwerpen waaruit gekozen kan worden zijn: publicatieplatform, anonimiseren schrijven voor openbaarheid, hoe neem je jouw bestuur mee in openbaarheid, de categorie convenanten en tot slot opleidingen, leermiddelen voor openbaarheid. Als u een keuze gemaakt heeft, kunt u die kenbaar maken op het forum van Grip op Informatie en de link zal in het transcript meegenomen worden.
[GITAARDEUNTJE].
We zijn nu toch echt aan het einde gekomen van deze podcast. Mocht u een suggestie hebben voor een onderwerp voor een podcast, laat die dan weten per mail: gripopinformatie@vng.nl. Hartelijk dank voor het luisteren en tot de volgende Grip-podcast.
MUZIEK: RUSTIGE GITAARMUZIEK