Transcript van open.spotify.com/episode/1LrD4NoEcw5dGzYWCV74H6

MUZIEK: [RUSTIGE INTROMUZIEK]

VOICE-OVER: Grip op Informatie: een podcast van VNG. Met Désirée Groeneveld.

DÉSIRÉE GROENEVELD: De zomerperiode is alweer ver achter ons en inmiddels lopen we alweer, gaan we alweer richting de herfst en de winter. Zomervakantie, mensen zijn heerlijk op vakantie geweest. Maar in die periode is er ook heel veel gebeurd op het gebied van Grip op Informatie. Kortom: er is veel te vertellen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Waar gaan we het over hebben vandaag? Zoals ik net al aangaf best wel wat onderwerpen. Naast de vaste rubriek 'Woo in het nieuws', gaan we ook kort terugblikken op de allereerste Grip Zomerschool ooit. Een primeur was dat afgelopen zomer. Ook zal aandacht worden besteed aan e-mailarchivering met de Capstone-methodiek. En natuurlijk blikken we vooruit op de zesde week van Grip op Informatie die voor de deur staat. Die start in november, 3 tot en met 10 november. Vandaag twee gasten bij mij aan tafel: Jeroen Jonkers, VNG-projectleider Grip op Informatie, en Joost van Koutrik, plaatsvervangend gemeentearchivaris van de gemeente Utrecht en Nieuwegein, en lid van de VNG-adviescommissie Archieven. Welkom, heren.

JEROEN JONKERS: Dank je wel.

JOOST VAN KOUTRIK: Dank je.

DÉSIRÉE GROENEVELD: E-mail is al een jaar of 20, 25 ingeburgerd, maar bestaat in zekere zin al een halve eeuw. Duizenden, misschien wel miljoenen e-mailberichten worden per dag verstuurd, over en weer. En dit is het gemakkelijk gedeelte van het verhaal. Nu komt het moeilijke en dat is het op orde brengen hiervan. De overheid, heb ik begrepen, heeft hier moeite mee. Hoe komt dat en wat is een manier om met dit probleem om te gaan? Ik praat hierover met Joost van Koutrik. Welkom, Joost.

JOOST VAN KOUTRIK: Dank je wel.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Voordat we starten, ik noemde net jouw functie op, maar wat doe je precies eigenlijk? Want het is een hele mondvol. Dus, vertel.

JOOST VAN KOUTRIK: Ja, wat doe je als archivaris? Nou, je hebt eigenlijk twee taken. De eerste is: je beheert de oude archieven. In mijn geval, ja, gaat dat echt helemaal terug tot in de Middeleeuwen.
Eigenlijk doet de echte gemeentearchivaris dat natuurlijk, maar ik mag het doen als hij met vakantie is. Wat Utrecht betreft, gaat dat heel ver terug. Wat Nieuwegein betreft, gaat dat ietsje minder ver terug, want Nieuwegein bestaat sinds 1971. Utrecht bestaat sinds 1122, dus dit jaar 900 jaar. En dat vieren we groots in de stad. Maar daar hebben we het nu niet over. We hebben het natuurlijk over e-mail. En dat is de tweede tak van sport. En dat is eigenlijk wat ik de hele dag mag doen. Toezicht houden op: hoe gaat de gemeente en ook hoe gaan gemeenschappelijke regelingen, de veiligheidsregio, de GGD, dat soort samenwerkingsverbanden, hoe gaan ze om met digitale informatie? Dus hoe hebben ze hun informatiehuishouding ingericht, heet dat tegenwoordig onder de Wet open overheid. En het kader daarvoor is de archiefwet. Nou, die is denk ik, de afgelopen jaar wel veelvuldig in het nieuws geweest. Want volgens mij is die naam, die wet, nog nooit zo vaak over tafel gevlogen in de tweede kamer als afgelopen jaar. En bij de gemeente, en trouwens ook bij de provincie, mag ik daar toezicht op houden.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dat is een belangrijke rol, zo te horen.

JOOST VAN KOUTRIK: Het is hartstikke leuk. Je komt met van alles in aanraking, van werk en inkomen, Participatiewet tot ruimtelijke ordening, tot bouwen en woningtoezicht tot bodycams. Van alles en nog wat. En daarbij moet je je inderdaad af gaan vragen: wat voor informatie ontstaat daar? Hoe wordt die vastgelegd? En hoe lang moeten we die eigenlijk bewaren?

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, ik heb begrepen, van jou heb ik begrepen dat de overheid problemen heeft met het op orde brengen van de e-mailarcivering. Enig idee waardoor dat komt?

JOOST VAN KOUTRIK: Ja. Het is veel te makkelijk geworden tegenwoordig om informatie te maken en te sturen. En we doen het eigenlijk de hele dag door. Iedereen zit achter Outlook, nou ja, meestal is dat Outlook. Sommige gemeentes die gebruiken iets anders, maar dat maakt niet uit... En zitten we de hele dag berichten van andere mensen te lezen en reacties naar andere mensen toe te sturen. En dan loopt een hele hoop dingen door mekaar. En sommige mensen die kunnen dat nog wel binnen de klauwen houden, omdat die zich met specifieke taken bezighouden. Bijvoorbeeld vergunningverleners of mensen die zich bezighouden met het verstrekken van uitkeringen. Die kunnen dat nog wel, zaakgericht heet dat dan, beheren. Maar anderen die, nou, op een wat hoger managementniveau zitten, waar heel veel zaken langskomen in de dag en die zich bij wijze van spreken elke twee minuten weer met een ander onderwerp bezighouden en daarover zitten te mailen. Ja, daarvoor wordt het een een stuk lastiger. Je ziet ook dat die mensen vooral in hun eigen mailbox terug moeten gaan zoeken naar berichten, in plaats van dat ze die berichten op een plek zetten, waar ze dus zelf bij kunnen, maar waar ook andere mensen bij kunnen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En wat is dan een manier om orde in die chaos te brengen?

JOOST VAN KOUTRIK: Nou, het liefste zou je dat... en ik gebruik dat woord waarschijnlijk wel vaker, maar zou je dat zaakgericht willen doen. Dus waar ik het eerder over heb gehad, iemand die vergunningverlener is of iemand die zich bezighoudt met het verstrekken van uitkeringen, die kan een zaak aanmaken in een zaaksysteem en daar kan ie al z'n correspondentie in stoppen. En het liefste doe je dat met tien mailtjes tegelijk, met één druk op de knop, en doe je het bij dat zaakdossier. Maar als je je met heel veel verschillende onderwerpen en informatiestromen bezighoudt, dan is dat bijna onhoudbaar. Dus dan moet je andere oplossingen gaan bedenken. Nou, de Capstone-methodiek uit de Verenigde Staten, dat is ontwikkeld door het Nationaal Archief van de Verenigde Staten, die probeert met dat probleem om te gaan.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar vertel eens. Capstone-methodiek, dat zegt mij... Ik heb de naam wel eens gehoord, maar het zegt me eigenlijk helemaal niks. Het is leuk dat het in Amerika gebruikt wordt, maar wat is het precies?

JOOST VAN KOUTRIK: Ja, ja, het is inderdaad over komen waaien uit Amerika. Ja, dat betekent dus letterlijk deksteen, hè, dat is wat 'capstone' betekent. En dat gaat er eigenlijk vanuit dat de praktijk zoals we die bij gemeenten ook kennen, die kennen ze natuurlijk in de Verenigde Staten ook. Daar heb je ook mensen die op hoger niveau met van alles en nog wat bezig zijn. En daarvan zeggen ze van: nou, alle mails die na bijvoorbeeld twee maanden nog in die mailbox staan, die halen we uit die mailbox, die zetten we ergens anders neer en we zorgen met geavanceerde zoektechnieken, 'information retrieval'-technieken, dat we grip krijgen op die informatiestroom. Dus dat we mails kunnen terugvinden op basis van: welke steekwoorden werden er gebruikt of wanneer zijn ze verzonden en ontvangen? En aan wie? En wie stond er in de cc? Dus eigenlijk al die metadata van die mails gebruiken om in zo'n grote mailbult, van één persoon of van meerdere personen samengevoegd, een dossier met zoekvragen te vormen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar is het dan een geautomatiseerd systeem? En daar moet je natuurlijk invulling aangeven voordat het een geautomatiseerd systeem is? Hoe gaat dat dan in z'n werk?

JOOST VAN KOUTRIK: Dat gaat in z'n werk, eigenlijk tweeledig. Je kunt gaan zoeken op de inhoud van mailberichten, dus elk woord van een mailbericht. Hoe vaak wordt een woord gebruikt? Worden er synoniemen van gebruikt? Worden woorden in een bepaalde afstand tot elkaar in een zin gebruikt? Daar heb je specialisten, die weten daar veel meer van af dan ik. Of je gaat kijken van: uit welke metagegevens bestaat zo'n mail? Want zo'n mail is eigenlijk wat we noemen een metadata-pakketje. Dat registreert zichzelf als het ware. Het feit dat zo'n mail zichzelf registreert, zorgt er ook voor dat je het in een mailbox terug kan vinden. Dus mensen die gaan dan zoeken op: wanneer heb ik een mail verstuurd? Aan wie?
In een bepaalde periode in de tijd? Dus je kunt dat op twee manieren doen: full text retrieval óf via de metadata die eigenlijk al in zo'n mail zitten. En daar verschilt zo'n mail ook van een traditioneel papieren document.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar komt dan ook de selectielijst, waar ik iets over gelezen heb, om de hoek kijken?

JOOST VAN KOUTRIK: Dat is die selectielijst e-mailbewaring, hè. Ja. Feitelijk heb je er straks twee. Je hebt al een traditionele, zullen we maar zeggen, zaakgerichte selectielijst, dus waar ik het eerder over had. Medewerkers die redelijk gestructureerd werk hebben, die slaan hun e-mailcorrespondentie op in een zogenoemde zaak. En daar hebben we allemaal categorieën van toezicht en handhaving, tot het verstrekken van uitkeringen, tot het verlenen van vergunningen. Allemaal categorieën onder mekaar waar bewaartermijnen achter zitten. Dus zolang moeten we correspondentie bewaren, of dat nou een brief is of een e-mail, of nou misschien zelfs een een app of een sms. Dat geven we allemaal dezelfde bewaartermijn mee, want dat zit binnen de context van een zogenoemde zaak. Daar komt die selectielijst e-mailbewaring dus in principe naast.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké.

JOOST VAN KOUTRIK: En wat die zegt, is: doe het zoveel mogelijk zaakgericht. Daar waar het niet kan, zorg er dan voor dat mailcorrespondentie van personen op een bepaald niveau... Dat klinkt een beetje raar, personen op een bepaald niveau, maar dat bijvoorbeeld... Als iemand te maken heeft met heel veel informatiestromen en als iemand op een bepaalde schaal zit, noemen we dat dan bij gemeenten, dan heeft ie met veel informatiestromen te maken. Bewaar dat integraal na een paar maanden. Zorg ervoor dat in die paar maanden mensen wel de gelegenheid krijgen om het alsnog bij een zaak te voegen en dat het dus niet meer in die mailbox zit. Of om mails van persoonlijke aard te verwijderen, dus die niet zoveel met het werk te maken hebben, maar meer met persoonlijke zaken. Zou ik ook zeggen van: ja, gebruik daar je eigen e-mailadres voor en niet die van de gemeente. Maar goed, mensen doen het wel. En na twee maanden bewaren we dat dus integraal en dan gaan we daarna kijken: wat kunnen wij als gemeente van slimme zoektechnieken gebruiken om orde in zo'n mailbox te scheppen?

DÉSIRÉE GROENEVELD: Heel eerlijk gezegd: mooi verhaal, maar nog steeds geen idee eigenlijk. Dus is dit dan wel de methode om het te doen?

JOOST VAN KOUTRIK: Het is een methode om in ieder geval het opslagprobleem een stap verder te brengen. Want wat we nu hebben, is dat mensen hun mailbox wordt wel enige tijd bewaard, maar dat is dan een jaar of twee jaar en daarna wordt het verwijderd.
En wat we nu wel zien, is dat gemeenten ook vaker Wob, of Woo heet dat tegenwoordig, verzoeken krijgen, Wet open overheid, waarin een journalist of een burger of anderszins een onderzoeker wel verwacht dat de e-mailcorrespondentie, ook van een paar jaar terug, wordt meegeleverd. En als je dan moet zeggen van: ja, dat hebben we niet meer, want die mailbox hebben we verwijderd. Ja, dan kom je wel in een NRC of de Volkskrant, dus dat dat wil je niet. Je wilt een volledig antwoord kunnen geven op zo'n verzoek. En dat is dus ook inclusief, eigenlijk het medium wat brieven is gaan vervangen en waarvan ik het eerder al over heb gehad, waar het veel te makkelijk is geworden om eigenlijk een mail te maken en te versturen. Die informatiestroom wil je ook op orde krijgen, zodat als je er vragen over krijgt, dat je daar gewoon een antwoord op kunt geven en dat je die mails kunt verstrekken. We hadden een paar jaar geleden, bijvoorbeeld in Utrecht hadden we een voorbeeld, de Utrechtse loktienerzaak. Dat was een afspraak tussen Utrecht en het ministerie van VWS. En die hadden allebei verzoeken gekregen om e-mailcorrespondentie over het inzetten van zogenoemde loktieners. Dat waren mensen van onder de 18 jaar. Die werden naar een café toegestuurd, als een soort van handhaving, en die bestelden een biertje. En de vraag was: krijgt deze tiener dat biertje, ja of nee? En als ie het bier biertje wel krijgt... ja, da's niet goed. Dus dan moet het café aangeschreven worden van: ja, die persoon was 16 jaar, die had je om z'n identiteit moeten vragen. Nou, de vraag was: mogen we dat als gemeente? Daar was correspondentie over en weer met het ministerie van VWS. Daar werden mails over opgevraagd door het programma Argos, het radioprogramma. En VWS was dus niet in staat om die e-mailcorrespondentie te verstrekken. Onder andere vanwege dit probleem van: ja, wie heeft die mails gestuurd, en wanneer, en werkt die hier nog? En hoe gaan we die mails boven tafel krijgen? Dat antwoord was uiteindelijk van: ja, we hebben die mails niet meer, of we kunnen ze niet vinden. Nou, dan sta je behoorlijk in je hemd.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Het land was te klein.

JOOST VAN KOUTRIK: Het land was te klein en de gemeenteraad in Utrecht dus ook. Dus die ging ook z'n vragen aan de wethouder stellen. En die wethouder, die was gelukkig in staat om... en dan gebruikt ie nog niet eens de Capstone-methodiek, dus eigenlijk was het... nou, was het nog een geluk dat ze teruggevonden konden worden. Maar die kon aan de raad zeggen van: ja hoor, hier heb je ze. Dus je ziet wel, het punt wat ik hier probeer te maken is: dit soort correspondentie, dit soort informatiestromen gaat vaker opgevraagd worden. En we moeten dus een antwoord hebben op de vragen die gesteld worden. En niet alleen het zaakgerichte antwoord van de dossiers die worden gevormd bij vergunningen of bij uitkeringen, maar ook de laag, de complexiteitslaag daarboven van de beleidsontwikkelaars, de managers, de bestuurders, die ook een antwoord op die vragen moeten kunnen geven.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Helderder [GELACH]. Maar de Capstone-methodiek is dus een methode om dit voor mekaar te krijgen. Is dat dan dé oplossing? Is het een soort van 'quick fix', of zo?

JOOST VAN KOUTRIK: Nee, nee, de quick fix, dat is het probleem waar we nu mee zitten. Dat is: we bewaren een mailbox nog een jaar of twee jaar en daarna gooien we het weg en we denken er verder niet over na totdat we een probleem hebben. Dat is de quick fix. De Capstone-methodiek is een onderdeel van de oplossing. Dat gaat namelijk zo ver dat je wel afspraken maakt over hoe je die mails gaat bewaren en hoe lang dan precies. Afgeleid van welke functionaris is het van wie de mailbox is? En een ander deel van de oplossing is: hoe gaan we vervolgens zoektechnieken inzetten om al die mailboxen, die we vervolgens bewaren, toegankelijk te maken? Dus die Capstone-methodiek, zoals je hem ook ziet in die selectielijst, hè, daar staat dan van: als we zo'n mailbox elke twee maanden gaan opslaan in een informatiesysteem, hoe lang bewaren we dat dan? Want dat is wat zo'n selectielijst zegt. Da's ook waar die adviescommissie zich mee bezighoudt. En de vervolgvraag, en daar hebben ze in de Verenigde Staten ook maar deels een antwoord op. Dat wordt allemaal nog onderzocht. En daar plukken we, als het goed is, als gemeente, de vruchten van. De vervolgvraag is: hoe gaan we met metadata, en full text retrieval, en slimme zoektechnieken ervoor zorgen dat we die grote berg met e-mails toegankelijk kunnen maken, dus dat we erin kunnen zoeken. Of dat we ze misschien zelfs kunnen gaan beheren en ze alsnog bij zaken voegen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Even tot slot: gemeenten die geïnteresseerd zijn in meer informatie over de Capstone-methodiek... Waar kunnen ze terecht?

JOOST VAN KOUTRIK: Ze kunnen bij de site van de VNG, kunnen ze terecht. Er is natuurlijk ook een webinar over georganiseerd, eerder in het kader van Grip op Informatie. Daar heeft onder andere Emiel Mettes van de gemeente Den Haag heel veel uitleg gegeven over hoe ze dat hebben aangepakt.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Tijdens de vijfde week van Grip op Informatie, hè.

JOOST VAN KOUTRIK: Tijdens de vijfde week van Grip, ja. Daar heb je een uitleg van de gemeente Den Haag en de gemeente Rotterdam. En, ja, op het Kennisnetwerk Informatie en Archief, KIA, wordt ook het nodige uitgewisseld over, nou ja, e-mailarchivering, hoe gaan we met die grote stroom om? En hoe zetten we zoiets als een Capstone-methodiek in? Want de VNG is in principe niet de eerste. Bij het rijk denken ze daar ook over na van: hoe moeten we dat nou doen bij de ministeries, de ambtenaren die daar werken? Want we willen niet zo'n zelfde loktienerzaak als met VWS dat we door Argos gebeld worden en: oe, we hebben niks meer. Dus die twee dingen zou ik doen: vijfde week van Grip kijken, en kijken op het Kennisnetwerk Informatie en Archief, en de site van de VNG.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ik wil je danken Joost, voor alle informatie. Nog even aanvulling voor de vijfde week van Grip op Informatie. Alle informatie is te vinden op kia.pleio.nl. Vijfde week van grip. Ik zou zeggen: ga er allemaal naar kijken.

MUZIEK: [RUSTIG DEUNTJE]

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ik gaf het net al aan aan het begin van de introductie, zeg maar, van de podcast, dat er tijdens de zomermaanden veel is gebeurd. Eén van de dingen die gebeurd is, is een Summerschool, zomerschool. In de maanden juni, juli en augustus zijn zes online bijeenkomsten georganiseerd en dit was de eerste keer dat dit georganiseerd was. Dus echt een, ja, primeur eigenlijk voor de week van Grip. Ik ga daarover praten met Jeroen Jonkers, VNG projectleider Grip op Informatie. Dat zei ik net ook al. Jeroen, waarom een Summerschool?

JEROEN JONKERS: Ja, als project zijn we op zoek elke keer naar de vormen waarin je het beste ervaringen kan delen van gemeentes en gemeenschappelijke regelingen. In januari hebben we een week van Grip XS gedaan. Dus in plaats van XL, XS, drie webinars. Dat bleek goed te bevallen. Dus vervolgens dachten we ook van: nou weet je, in de zomermaanden hebben de meeste collega's toch iets meer tijd om naar de webinar te kijken. Dat bleek ook gelukkig. Vandaar dat we dat hebben geprobeerd. Maar ook met name de manier... Het is eigenlijk hetzelfde met een podcast, hè. We proberen dingen uit om de boodschap over te brengen en we kijken wat werkt. En datgene wat werkt, nou, dat pakken we door. En datgene wat niet werkt, na ja, daar zetten we gewoon een streep onder.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Wat is er allemaal aan de orde gekomen tijdens de zomerschool, Summerschool, op z'n goed Nederlands?

JEROEN JONKERS: Ja, nou in deze zomerschool... [LACHEND] We hebben 'm niet zo genoemd, maar terecht punt. Wat onder andere aan bod kwam, was archiveren by design. Een samenwerking onder andere met het Nationaal Archief over het aspect van: nou, hoe zorg je voor dat aan begin van een proces daadwerkelijk alle eisen zo ingeregeld worden in een systeem dat meteen, ja, de vragen onder andere rondom e-mailarchivering meteen aangepakt worden. Digitale duurzaamheid rondom de Omgevingswet is aan het bod gekomen. We hadden twee webinars in het kader van digitale fitheid. Dus gewoon eigenlijk heel de basis, hè, van hoe ga je om met Microsoft Office, hoe ga je om met Word? Je ziet toch daarin dat een behoorlijk aantal collega's die basisvaardigheden nog wel wat, ja, bijgespijkerd mogen worden. En wat er ook plaatsvond en dat gebeurt elke twee maanden was onder andere een bijeenkomst voor projectleiders Woo. Dus elke twee maanden hebben we een sessie voor alle projectleiders Woo. Daarin vertellen minimaal twee gemeentes altijd een praktijkverhaal. We hebben ook altijd een link met de KOOP, met Binnenlandse Zaken, omdat zij ook daar hun verhaal vertellen. Ja, weet je, uiteindelijk zie je toch dat waardering, hè, een 7,6 was. Nou, een behoorlijk aantal aanmeldingen, zoals je aangaf. Meer dan 700. Ja, goed, en dat maakt ook wel dat we ook hebben besloten om volgend jaar het opnieuw te doen. Het is ja, volgend jaar, juli-augustus. Zet alvast maar in je agenda. Er komen wel verschillende webinars aan.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Er is nog geen echte datum voor bekend, voor volgend jaar? Wel gewoon juni, juli en augustus, dat maar aanhouden?

JEROEN JONKERS: Ja, da's een beetje de zomer, hè.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, misschien ook een beetje september. Je weet het niet met het weer tegenwoordig. [GELACH]

JEROEN JONKERS: [GELACH] Nee, ja, een goeie vraag. Nee. Kijk, we gaan... We staan nu natuurlijk aan de vooravond van de zesde week van Grip. De zevende week hebben we wel al ingepland: 13 april tot en met 20 april. Maar we hebben nog niet de volgende...

DÉSIRÉE GROENEVELD: Noteer dat alvast in de agenda, zou ik zeggen. [GELACH]

JEROEN JONKERS: Maar de Summerschool hebben we nog niet ingepland.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Laten we het in de gaten houden. Mensen die geïnteresseerd zijn in de zomerschool kunnen eventueel voor informatie mailen met gripopinformatie@vng.nl of eventueel aangeven dat ze de nieuwsberichten van Grip op Informatie willen ontvangen. En dan krijgen ze automatisch de mailing van Grip, waar dan ook de Summerschool deel van zou uitmaken.

JEROEN JONKERS: Ja, correct.

DÉSIRÉE GROENEVELD: We zijn nu toch al zo lekker aan het praten over webinars, en zo. Er staat natuurlijk weer een zesde week van Grip, staat er weer voor de deur. Vertel.

JEROEN JONKERS: Ja. Het is eigenlijk wel mooi om te zien dat ze met het project, hè, de projectnaam Grip op Informatie, in een paar jaar tijd een begrip is geworden. En wat je wel ziet is dat, nou ja, wat je wel kunt zeggen, de ervaringen van gemeentes, hè, die willen we met name voor het voetlicht brengen om elkaar te vertellen van waar je mee bezig bent, hoe je dat doet. En het gaat niet zozeer om alle succesverhalen. Het gaat vooral om van: hoe ga je nou in de praktijk om met kleine stapjes om elkaar te helpen? Nou goed, de zesde week staat gepland van 3 tot en met 10 november aanstaande. 17 sessies, meer dan 50 sprekers. Ja, weet je, volgens mij gewoon een leuk programma waar niet alle onderwerpen aan bod komen, hè, die van belang zijn. Maar er speelt zoveel op het terrein van de Wet open overheid, maar ook op het terrein van de informatiehuishouding op orde brengen, de Archiefwet. Altijd keuzes moeten maken.
Als ik dan toch de ruimte mag nemen om wat advies te geven, zou ik haast zeggen van: meld je vooral aan voor de sessie op 1 november. Dan zeg je van: 'hè Jeroen, die week begon toch op 3 november?' Ja, maar we hebben altijd een soort warme aanloopweek.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Jij pakt al mijn vragen voor mij...

JEROEN JONKERS: O, sorry. [GELACH]

DÉSIRÉE GROENEVELD: [GELACH] Maar ga je gang, joh. Ga je gang.

JEROEN JONKERS: Als je mij het woord geeft, dan ga ik ook gewoon doorpraten.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Helemaal goed, ik ben helemaal voor. Ga je gang. [GELACH]

JEROEN JONKERS: Op 1 november hebben we een leuke sessie in Amsterdam. Daarbij gaan zowel de gemeente Amsterdam, Utrecht als Rotterdam praktijkverhalen vertellen over hoe zij één jaar, of een half jaar, na invoering van de Woo invulling geven aan die wet. Daar kan je zowel fysiek bij zijn als digitaal volgen. Ja, mijn advies zou haast zijn: als je zou willen, meld je gewoon fysiek aan. Dat is gewoon leuk. Felix Meritis, 's middags van 13:00 tot 17:00. Vervolgens, op 3 november, hebben we de Werelddag van de Digitale Duurzaamheid. Dat is altijd de eerste donderdag van november. Daarin zoeken we de samenwerking op, onder andere met NDE. We hebben daar onder andere een sessie over videotulen, maar ook over archiveringen binnen Microsoft. En we zien toch met name dat, ja, eigenlijk bijna alle gemeentes maken wel gebruik van oplossingen van Microsoft. Maar tegelijkertijd worstelen ze ook allemaal met de manier hoe ze daar digitale duurzaamheid goed in regelen. We hebben daar een werkgroep voor en let op: meer dan 40 gemeentes nemen daaraan deel. Dus je ziet ook echt dat het een probleem is wat gewoon breed gedragen wordt. Dus we hebben nu één webinar. Ik kan wel alvast verklappen dat volgend jaar er een special komt in OD, het tijdschrift, hè, voor informatiebeheer die dus helemaal in het teken zal staan van Microsoft Office en digitale archivering. Maar ook dat we één of twee dagen volgend jaar, in de zevende week van grip, hier aandacht aan gaan besteden, aan allerlei verschillende aspecten. Een ander onderdeel, wat echt leuk is, volgens mij, is de eerste ervaringen van Woo-contactpersonen. Op de maandag de 7e. Zowel een ervaring van de provincie als van de waterschap, als van de gemeente wordt daar verteld. Per 1 mei jongstleden is het natuurlijk verplicht dat iedereen een Woo-conctactpersoon heeft. Maar goed, iedereen is ook op zoek naar de vorm waarin. Nou, die wordt dan gedeeld. Op de woensdag hebben we onder andere een sessie met het Adviescollege: informatiehuishouding en openbare... actieve openbaarmaking. Daar gaan ze vertellen van nou: wat het adviescollege gaat doen, wat je als gemeente kan verwachten. Maar we hebben ook daarbij een journalist van het Noordhollands Dagblad die ook gaat aangeven, vanuit zijn perspectief, wat zijn ervaringen zijn, maar ook wat hij verwacht.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Leuk.

JEROEN JONKERS: Want uiteindelijk is natuurlijk wel van belang om vooral te kijken naar ja, de burger, weet je. Ik bedoel, wij doen het niet voor elkaar of voor overheidsinstanties, hè. Uiteindelijk gaat het over de maatschappelijke waarde die we ervoor hebben. En de donderdag hebben we onder andere een afsluitende sessie, een sessie met Rijksoverheid. Daarbij gaat het vooral over de ervaringen die opgedaan worden bij de Rijksoverheid, waar we ook veel van kunnen leren. Joost zei het net ook al: Capstone-methodiek, daar wordt ook gekeken bij de Rijksoverheid. Ik denk dat we veel meer, nou, van elkaar kunnen leren en veel meer verbindingen kunnen maken. Daarmee doe ik ook heel veel andere webinars nou tekort, hè, door ze niet te noemen. Maar kijk vooral op, ja, vng.nl, kijk op het VNG-forum, kijk op kia.pleio.nl. Op allerlei vlakken staat het programma en meld je vooral aan. Binnen één week tijd hadden we al meer dan 500 unieke aanmeldingen voor deze week, dus daar blijkt wel dat er veel belangstelling is.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Volgens mij komt... wordt het weer een groot succes, de zesde week.

MUZIEK: [RUSTIG DEUNTJE]

DÉSIRÉE GROENEVELD: Tot slot, een van de vaste rubrieken van deze podcast is: Woo in het nieuws. Is er nieuws?

JEROEN JONKERS: Ja, volgens mij is er elke week nieuws. Als je kijkt, zoals Joost net aangaf, 'archief' werd het afgelopen jaar niet zo vaak genoemd in de media en in de Tweede Kamer, hè, als afgelopen jaar. Da's hetzelfde natuurlijk met Wet open overheid. Nou, misschien even twee berichten in die lijn. Onder andere vanaf één oktober jongstleden hebben we een aanjaagteam vanuit de VNG. Twee voormalige burgemeesters die de komende twee jaar langs College van B&W gaan om met name op bestuurlijk niveau het gesprek aan te gaan over: wat voor soort organisatie ben je en wil je zijn in het kader van de Wet open overheid, in het kader van transparantie? Hoe zorg je ervoor dat je een gelijkwaardige informatiepositie hebt als burger ten opzichte van de overheid, en andersom? Nou, goed, ze zijn 1 oktober jongstleden begonnen. Je begrijpt, ze zijn nog even nu aan het inlezen, maar ze zullen binnenkort zelf naar buiten toetreden. En nou, als je wil, hè, dan kan je nu al aangeven dat je bezoek wil krijgen bij jouw eigen burgemeester of wethouders. Stuur dan een mailtje naar gripopinformatie@vng.nl. En een tweede nieuwsbericht is... Af en toe geef ik ook publicaties uit als project zijnde. Nou, we hebben onder andere een aantal praktijkverhalen, twaalf, gedaan over kwaliteitszorg binnen informatiebeheer. Misschien weten jullie het wel als luisteraar dat we ooit is KIDO hebben ontwikkeld, een systematiek die door veel gemeentes als complex en taai wordt ervaren. Vervolgens hebben we geprobeerd om daar een KIDO-light van te maken. Op basis daarvan zijn een behoorlijk aantal, is juist aan de slag gegaan om dat vorm te geven. En uiteindelijk zie je ook daar in de praktijk dat het nog ingewikkeld is om dat echt concreet te maken.
Maar je ziet wel dat er heel veel behoefte is aan wel die kwaliteitszorg op te pakken. Nou, volgens mij is dit een een goed document en ik neem aan dat de link ook nog verder actief gedeeld zal worden in de laatste podcast. Om je in te lezen en te laten inspireren om uiteindelijk kwaliteitszorg binnen je eigen organisatie op te pakken en meer zorg te dragen dat het onderwerp informatiebeheer niet alleen gaat leven binnen je eigen club, maar ook vooral dat de gemiddelde teammanager ook begrijpt waar je op moet sturen. Heel vaak zie je toch dat op het terrein van de PIOFACH-bedrijfsvoering, dat we data krijgen over, ja, personeelszaken, ziekteverlof, over gemiddelde FTE, gemiddelde leeftijd en dergelijke, en ook over financiën. Maar wat mij betreft onvoldoende over informatiebeheer. En volgens mij moet daar een aantal stappen in gezet worden. Dus ik daag ook eigenlijk alle gemeentes en gemeenschappelijke regelingen wel uit om daar concrete stappen te zetten. Maar op het moment dat je iets dergelijks al doet, ga het alsjeblieft delen, hè. Dat is ook al gezegd, kia.pleio.nl. Het is allemaal lukraak dat we dat noemen, maar dat kan alleen maar leven door bijdragen van gemeentes en gemeenschappelijke regelingen. Dus ga alsjeblieft iets meer participeren in plaats van alleen maar consumeren.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Mooie woorden, Jeroen. Dank je wel. Wat betreft de ambassadeurs, het aanjaagteam. Het is mijn bedoeling om de volgende podcast de beide heren uit te nodigen en hen te bevragen naar wat zij precies gaan doen in hun rol. En mochten mensen geïnteresseerd zijn in de publicatie kwaliteitszorg binnen in informatiebeheer met daarin twaalf praktijkverhalen, dat is te vinden op de pagina van Grip op Informatie, op de website van vng.nl. Dan wil ik jullie allebei, Jeroen en Joost, hartelijk bedanken voor dit gesprek. En mochten mensen vragen hebben naar aanleiding van wat we besproken hebben, stuur een mail: gripopinformatie@vng.nl. Bedankt voor het luisteren.

MUZIEK: [RUSTIGE OUTROMUZIEK]