Onze samenleving digitaliseert in hoog tempo. Inwoners en ondernemers verwachten een overheid die betrouwbaar, snel en transparant werkt. Om dat mogelijk te maken, moet de informatievoorziening binnen en tussen overheidsorganisaties fundamenteel anders worden ingericht. Het Federatief Datastelsel (FDS) is een belangrijke stap in die richting.
Wat is het Federatief Datastelsel?
Het FDS is een interbestuurlijk afsprakenstelsel in opbouw dat het mogelijk maakt data uit verschillende databronnen in samenhang te ontsluiten en te gebruiken voor verschillende toepassingen. Zoals dienstverlening aan inwoners en bedrijven en de aanpak van maatschappelijke opgaven. Een van de uitgangspunten om dat mogelijk te maken is een manier van werken waarbij data niet langer wordt gekopieerd en verspreid over verschillende applicaties en afdelingen maar rechtstreeks bij de bron wordt opgehaald. Dit principe van 'Data bij de bron', dat ook een gemeentelijk uitgangspunt is van de visie Common Ground, zorgt voor actuele, consistente en beter herbruikbare informatie.
Die herbruikbaarheid is essentieel: gegevens die in de ene context worden vastgelegd, kunnen ook voor andere processen van waarde zijn – mits goed ingericht.
Zo’n principe als 'data bij de bron’ werkt alleen als de onderliggende databronnen aan bepaalde eisen voldoen en correcties tussen organisaties kunnen worden doorgegeven. Bronnen moeten toegankelijk, gescheiden en betrouwbaar zijn. Data bij de bron stelt daarmee stevige eisen aan de manier waarop deelnemers hun informatiehuishouding moeten inrichten.
De WOZ-casus: symptoom van een breder probleem
De casus van Simone, zoals beschreven door Stichting Kafkabrigade, laat zien wat er mis kan gaan als informatie in de keten niet klopt en welke gevolgen dit kan hebben voor een inwoner van een gemeente. Simone ontving onterecht een WOZ-aanslag voor een pand dat zij niet bezat. De fout kon ontstaan doordat foute gegevens in de keten gedeeld en gebruikt werden door verschillende organisaties. Het herstellen kostte Simone veel tijd, geld en frustratie.
Deze situatie is niet uniek voor de WOZ. Elke gemeentelijke informatieketen – van burgerzaken tot jeugdzorg – kent afhankelijkheden van gegevens en de uitwisseling daarvan door ketenpartners. Overheden zouden zichzelf de vraag moeten stellen: hoe zorgen we ervoor dat informatie betrouwbaar, controleerbaar en bruikbaar is, ongeacht het proces waarin deze wordt gebruikt?
3 noodzakelijke veranderingen in de gemeentelijke informatiehuishouding
Om het FDS te laten werken zijn drie veranderingen binnen de gemeentelijke informatiehuishouding nodig:
- Inzicht in gegevensgebruik: Gemeenten moeten scherp krijgen waar gegevens voor worden gebruikt, welke gegevens nodig zijn, en waar die vandaan komen. Zo kunnen correcties beter worden doorgegeven en fouten worden gecorrigeerd.
- Meer en betere registers: Gegevens moeten in meerdere (deel)registers worden vastgelegd, op een eenduidige manier, zodat het register benaderbaar en de gegevens bruikbaar zijn voor andere processen en organisaties. Daarbij is standaardisatie van de gegevens en de uitwisseling cruciaal. Dit voorkomt dat gegevens door elke individuele gebruiker geïnterpreteerd moet worden, met een grotere kans op fouten.
- Eisen aan registers: Om van het idee 'Data bij de bron' een succes te maken, moeten de gegevens in deze registers van aantoonbaar goede kwaliteit zijn. En om te voorkomen dat afnemers zelf kopiegegevens gaan bijhouden, moet de bron aan zoveel mogelijk wensen van gebruikers voldoen. Voorbeelden daarvan zijn het leveren van historische gegevens of informatie over de gebeurtenis die aanleiding gaf voor registratie van gegevens. Door het gebruik van brongegevens werken fouten minder lang door in ketens.
Samen doen
Een goed werkend FDS is niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Gemeenten krijgen te maken met allerlei uitdagingen. De VNG ondersteunt gemeenten en behartigt hun belangen bij het maken van interbestuurlijke afspraken. Verder is door VNG aan diverse standaarden gewerkt die al door het FDS zijn omarmt, zoals NL Gov profile for cloudevents en de FSC standaard. Momenteel wordt door VNG onderzoek gedaan onder de naam Uit Betrouwbare Bron naar de specifieke eisen die gesteld moeten worden aan betrouwbare registers. De resultaten van dit onderzoek zijn input voor het bouwen en testen van een conceptregister aan de hand van bestaande processen uit de WOZ. Zodat duidelijk wordt hoe gemeenten, collectief of individueel, opdrachtgever kunnen zijn van de noodzakelijke nieuw te bouwen registers.
Meer weten?
Wilt u meer weten over het FDS en de uitdagingen in de praktijk? Bekijk dan het webinar (Meetup 48- Bouwen aan een federatief datastelsel) dat het FDS-team van VNG verzorgde voor het Kennisnetwerk Data en Samenleving van de VNG.