Projectmedewerker IBD bij VNG Realisatie (tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 32 uur per week.
• Opdrachtnummer: 24.110

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 32 uur per week, de beoogde startdatum is zsm maar uiterlijk 1-10- 2024.

Specificatie

Over VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via 'samen organiseren' en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. 
VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over de Informatiebeveiligingsdienst (IBD)

De IBD ondersteunt de Nederlandse gemeenten op de terreinen informatiebeveiliging en privacy. De IBD ondersteunt hen bij preventie, detectie en coördinatie en fungeert als Computer Emergency Response Team. Daarnaast adviseert de IBD over de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het gebied van privacy richt de IBD zich onder meer op het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierbij richt de IBD zich op: kennisdeling vanuit de IBD en tussen gemeenten, netwerkvorming van Functionarissen Gegevensbescherming (FG) en Privacy Officers (PO), belangenbehartiging en het ontwikkelen van een bestuurlijk gedragen aanpak.

Omschrijving van de opdracht

• De opdracht omvat een breed scala aan taken die gericht zijn op het ondersteunen van het hoofd IBD en de teamleden. Een belangrijk aspect van de rol is het beheren van de agenda's, waarbij een efficiënte planning en coördinatie van afspraken centraal staat. Daarnaast fungeert de medewerker als sparringpartner en verbindende schakel tussen adviseurs, coördinatoren en het hoofd IBD, wat essentieel is voor de interne samenwerking binnen de afdeling.
• De opdracht omvat verder het bieden van zowel inhoudelijke als administratieve ondersteuning aan diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en spreekuren. Hierbij speelt het organiseren van verschillende bijeenkomsten, zowel online als fysiek, een belangrijke rol. Dit omvat niet alleen het plannen en faciliteren van deze bijeenkomsten, maar ook het opstellen van notulen en het bewaken van de opvolging van gemaakte afspraken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van planning en processen voor het beheer van producten en dienstverlening IBD;
• Administratieve ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
• Ontwikkelt werkinstructies en processen ten aanzien van de administratieve organisatie, bewaakt deze, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen;
• Het coördineren en redigeren van de interne communicatiemiddelen (w.o. de weekrapportages en nieuwsbrief);
• Maken van afspraken met collega's over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van project- en teamprocessen en vergadertools & templates;
• Organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
• Beheren van administratie(s) en databestanden, verzamelen en verwerken van gegevens, beoordelen op juistheid van gegevens;
• Verantwoordelijk voor het bijhouden en invoeren van het Customer Relation Managent systeem (CRM);
• Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
• Fungeren als back-up voor werkzaamheden zoals o.a. het bijhouden van de deelnemersadministratie van de IBD en het beheer van de website.

Resultaat van de opdracht

Je hebt gefungeerd als 'spin in het web' voor adviseurs, coördinatoren en hoofd IBD binnen de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en bespreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt diverse administraties en databestanden beheerd. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer IBD in de breedste zin van het woord.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• MBO/HBO denk- en werkniveau
• Afgeronde projectmanagement-opleiding -en/of cursus
• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van teams en managers
• Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties
• Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint
• Minimaal 2 jaar ervaring met het inrichten van Teams omgevingen
• Minimaal 2 jaar ervaring met Content Management Systemen (bv WordPress)
• Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (bv Teams, Zoom)
• Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties
• We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering;
• Ervaring met het informatiebeveiligings- en/of privacydomein
• Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief)

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 32 uur per week. De maximale vergoeding is 75 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in CTM één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via CTM Solution), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageren?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) van VNG Realisatie door middel van het platform van CTMsolution.nl
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar VNG Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op CTM Solution met aanbestedingsnummer 374545 leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.
De offerteaanvraag staat in het vakgebied  Secretariële en projectondersteuning
CTMsolution.nl/project/vng-vngrealisatie

Voorgenomen planning

• Verzending offerteaanvraag: 2 september 2024
• Uiterste datum stellen vragen via CTMsolution.nl 9 september 2024, 12:00 uur
• Uiterste datum tot registratie
  Deze registratie wordt behandeld door CTMsolution.nl (helpdesk@ctmsolution.nl, 2 dagen voor sluitingsdatum)
• Uiterste datum tot kwalificatie
  Deze aanvraag wordt behandeld door VNGRealisatie (das@vng.nl, dag voor sluitingsdatum)
• De deadline om te reageren op de opdracht: 13 september 2024, 12:00 uur
• Geplande datum eerste gesprek: 17 september 2024, van 9.00 tot 13.00 uur.
• Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het DAS (Dynamisch Aankoop Systeem) waarvan VNG Realisatie gebruik maakt. 
De stappen om te kunnen reageren op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

• Registreer bij CTMsolution
• Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
• Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
• Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop reageren en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar das@vng.nl.
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via CTM verstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.