Een Nederlands echtpaar wil zich in Duitsland vestigen. Met OOTS kunnen zij zowel hun geboorteakten als uitschrijving uit de gemeente digitaal in Nederland ophalen en bij de Duitse gemeente laten afleveren. De Duitse gemeente herkent de stukken als geldige geboorteakten en uitschrijving en kan het echtpaar daarmee in de Duitse gemeente inschrijven.
OOTS
Het Once Only Technical System (OOTS) is een initiatief van de Europese Unie om het principe van ‘eenmalige gegevensverstrekking’ binnen de EU-lidstaten te implementeren. Dit houdt in dat burgers en ondernemers bepaalde informatie slechts één keer met de overheid hoeven te delen. Deze gegevens kunnen, met toestemming van de betrokkene, door overheidsorganisaties binnen de hele EU worden gedeeld. Het doel van OOTS is om de administratieve lasten voor burgers en bedrijven te verminderen en de efficiëntie van overheidsdiensten te verbeteren.
Wat betekent dit voor gemeenten?
Procedures die bij bepaalde levensgebeurtenissen horen moeten met de inwerkingtreding van de SDG-verordening (dec 2023) online kunnen worden uitgevoerd. Van de 21 procedures hebben er drie betrekking op gemeenten. Dit zijn (ook hier weer):
- Aanvraag van een bewijs van registratie van geboorte
- Aanvraag van een bewijs van inschrijving
- Registreren van een adreswijziging
De technische ontwikkeling van OOTS heeft aan de kant van de Europese Unie vertraging opgelopen waardoor er nog een aantal vragen onbeantwoord zijn.
Te beantwoorden vragen over OOTS
Zoals in de vorige paragraaf aangegeven zijn er nog een aantal zaken onduidelijk. Momenteel wordt door VNG gewerkt aan verduidelijking met als doel om te komen tot een duidelijke instructie hoe gemeenten aan de wetgeving kunnen voldoen, en wat daarvoor geregeld moet worden.
Het gaat hierbij om de volgende vragen die de VNG voor haar leden wil verduidelijken:
- Hoe kunnen gemeenten aansluiten op de verbinding met Europa? Door BZK is opdracht gegeven aan RINIS, een onafhankelijke stichting met een publieke taak, om een product te maken waarmee partijen verbinding kunnen maken met OOTS. Dit product, de zogenaamde connector, regelt een aantal verplichtingen die in de wetgeving zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld het moeten laten zien van het bewijsstuk aan de aanvrager voordat deze akkoord geeft voor verzending, en het kunnen authentiseren van gebruikers met goedgekeurd inlogmiddel.
- Hoe kan op dit product van RINIS worden aangesloten en tegen welke kosten?
Het product is momenteel nog niet klaar en voldoet nog niet aan de gestelde eisen. Ook over de kosten is nog niks bekend.
- Welk bewijs wordt door buitenlandse overheden gevraagd, en welke bewijsstukken voldoen aan de gestelde eisen?
Sommige bewijsstukken die gevraagd worden door buitenlandse overheden kennen wij als Nederland niet. Wij zullen per bewijsstuk aangeven en Europees vastleggen wat wij als land wel en niet kunnen leveren.
- Welk bewijs hebben gemeenten nodig voor dienstverlening, en welke buitenlandse bewijsstukken voldoen aan de gestelde eisen?
Als wij vanuit Nederland bepaalde gegevens nodig hebben voor onze dienstverlening zal worden bekeken hoe in elke afzonderlijke lidstaat het document heet waarop deze gegevens vermeld staan. Ook dit wordt Europees vastgelegd.
- Zijn alle gevraagde bewijsstukken reeds digitaal door gemeenten aan te leveren?
De Europese wetgeving voorziet (nog) niet in een verplichting om stukken te digitaliseren die we nog niet digitaal kunnen verstrekken. Van deze bewijsstukken zal digitaal kenbaar moeten worden gemaakt dat deze niet verstrekt kunnen worden.
Beantwoording van een aantal van deze vragen zal VNG in samenspraak met een aantal gemeenten oppakken en indien mogelijk een praktijkbeproeving uitvoeren met een bijbehorende impactanalyse. Zodra duidelijk is wat nodig is om aan de verplichtingen te voldoen zullen we gemeenten hierover informeren.