Archiveren vereist dat de werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen (de werksystemen) daarop ingericht worden. Zodanig dat de informatie die voortkomt uit de werkprocessen duurzaam toegankelijk is. De maatregelen die daarvoor nodig zijn bepaal je het beste op het moment dat de werksystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. We noemen dit ‘archiveren by design’.
.
Als onderdeel van de voorbereidingen op de vaststelling van de Wet open overheid (Woo) zijn er vanuit de VNG sinds het najaar van 2019 zes proeftuinen gevormd. Deelnemers aan de proeftuin ‘Archive/Open by design’ ondernamen een gezamenlijke zoektocht naar hoe zij hun organisatie zouden kunnen verbeteren vanuit de principes van archiveren by design. Door die principes en de best practices van gemeenten te onderzoeken, is een document opgesteld over archiveren by design. Het doel was om gemeentes aan te zetten tot doorontwikkeling van het gemeentelijke informatiemanagement. 

Aansluitend daarop is in 2021/2022 een werkgroep aan de slag gegaan om concrete praktijkervaringen te delen. Deze ervaringen zijn gebundeld in deze publicatie. De deelnemende gemeenten zijn (op alfabetische volgorde):
- Gemeente Amsterdam
- Gemeente Reusel-de Mierden
- Gemeente Tilburg
- Gemeente Westland
- Provincie Zuid-Holland
- Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

* De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft ook actief deelgenomen, maar heeft uiteindelijk geen praktijkervaring aangeleverd.