Transcript van: soundcloud.com/user-100665264/grip-op-informatie-het-vernietigen-van-in-digitale-systemen-opgeslagen-informatie

MUZIEK: [RUSTIGE INTROMUZIEK]

VOICE-OVER: Grip op Informatie. Een podcast van VNG. Met Désirée Groeneveld.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Nieuw jaar, nieuwe podcasts. Dit jaar worden in totaal zes podcasts opgenomen. Die van vandaag, de eerste van dit jaar, zal in het teken staan van het beheren van in databases opgeslagen informatie, en dan specifiek om het op tijd vernietigen hiervan.

Op dit moment kan in slechts een heel beperkt aantal gemeentelijke systemen informatie vernietigd worden. Dit omdat deze daartoe specifiek zijn ingericht. Veel in andere bedrijfsapplicaties opgeslagen informatie wordt niet actief beheerd en niet op tijd vernietigd, en ik heb me laten vertellen dat die onwenselijk is. En sinds 2019 is dit om die reden onderwerp van gesprek binnen de VNG-werkgroep 'Vernietigen'. Waarom is het zo moeilijk om informatie weg te gooien? Zit hier toch een soort angst achter dat je iets misschien ooit nog een keertje nodig hebt? En nu alle informatie digitaal opgeslagen is, neemt dat toch minder ruimte in beslag? Ik kan me voorstellen dat je ook niet degene wilt zijn die op de delete-knop heeft gedrukt, misschien. We gaan erover praten. Vandaag bij mij aan tafel drie leden van deze werkgroep, namelijk Marijke de Zwart, coördinator archiefbeheer van de gemeente Doetinchem; Ivo Hendriks, architect bij de VNG; en Remco van Beek, product owner bij ilionx. Hij is als een van de twee leveranciers bij deze werkgroep betrokken. Welkom, allemaal.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ivo, mag ik bij jou beginnen? Vorig jaar werden tijdens het webinar 'Vernietigen' over applicaties heen' (YouTube) Meer dan 400 deelnemers, die hadden zich daarvoor aangemeld. Het onderwerp leeft dus wel, maar waarom wordt er dan toch niet bij alle gemeenten informatie op tijd vernietigd? Is dat toch die angst waar ik het net over had?

IVO HENDRIKS: Nou, om te beginnen, heel positief dat er zoveel interesse is in dit onderwerp. Ik weet niet of het alleen die angst is. Ik denk dat een belangrijke factor is dat gemeenten relatief, naar hun omvang, best wel complexe organisaties zijn. Ze voeren heel veel verschillende taken uit. Die worden allemaal ondersteund met IT- middelen, software, opslagbronnen, netwerkschijven, Teams tegenwoordig. En het is voor de afdeling Informatiebeheer bij gemeenten eigenlijk onmogelijk om die allemaal goed te beheren en dus ook te zorgen dat alle informatie op tijd vernietigd wordt.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En waarom is dat zo'n onwenselijke situatie?

IVO HENDRIKS: Nou, er zijn verschillende redenen voor te geven. Belangrijk om te weten is dat, het is niet precies bekend, maar naar schatting slechts 10 procent van de gemeentelijke informatie blijvend te bewaren is, en dat betekent dat 90 procent uiteindelijk vernietigd zou moeten worden. Dat is niet alleen relevant omdat er nou één keer een wettelijke verplichting is om die informatie te vernietigen, dat staat in de Archiefwet. Maar ook omdat, als je te veel bewaart, de waardevolle, zinvolle informatie bedolven raakt in een berg data waar je gewoon niet meer doorheen komt. Bovendien hebben we natuurlijk ook te maken met de wetgeving als de AVG, waarin een recht op vergetelheid is opgenomen. Dat is aan allerlei beperkingen onderhevig. Als je een wettelijke taak uitvoert, geldt dat misschien niet. Maar je zou daar wel invulling aan kunnen geven en dat kan niet als je die informatie niet kan vernietigen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar is dat niet altijd al zo geweest? Want nu hebben we wel digitale informatie, maar er is altijd informatie geweest. Heeft vernietigen dan niet altijd een rol gespeeld, of is dat eigenlijk iets van de laatste tijd?

IVO HENDRIKS: Ik denk dat dit altijd al heeft gespeeld, maar dat is geen reden om het niet nu proberen wel goed te gaan oplossen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En wat is dan de oplossing voor dit probleem?

IVO HENDRIKS: Nou, er zijn verschillende oplossingen denkbaar. Een heel populair patroon dat we zien en zagen, is het proberen om alle informatie die beheerd moet worden, of eigenlijk alle informatie, want alle informatie die een overheid beheert, is volgens de Archiefwet te beheren, om die zoveel mogelijk in applicaties, in één of een paar applicaties binnen de gemeente op te slaan waar dat beheer kan plaatsvinden. Dus vaak is dat een DMS of een e-depot. Nou ja, in dat geval is er dan eigenlijk sprake van een pre-depot, maar in ieder geval een systeem dat is ingericht om die functies voor informatiebeheer te ondersteunen. Er zijn gemeenten die best wel succesvol zijn met dit patroon. Den Haag heeft met de IRMA best wel een mooi systeem ervoor gemaakt. Maar je ziet dat, nu we steeds vaker te maken hebben met datastructuren, gestructureerde data die complex zijn in plaats van klassieke documenten, weet ik veel een word document, een PDF of zo, dat zo'n DMS eigenlijk niet het geëigende middel is om die bestanden duurzaam te bewaren en uiteindelijk ook eventueel te vernietigen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En is het dan ook niet weer gewoon een systeem erbij?

IVO HENDRIKS: Nou, zo'n DMS is een belangrijk deel van een landschap, en daar is ook zeker nog plaats voor, want er zijn gewoon heel veel documenten. Maar als dat je enige plek is, of veel gemeenten hebben een paar DMS en een paar andere systemen waarin ook beheerd kan worden, dan blijft er dus een heleboel... Dat staat niet op de radar van informatiebeheer. Dus een andere manier om dat op te lossen zou zijn: in al je applicaties waar informatie is opgeslagen of al je bronnen waar gegevens zijn opgeslagen, om daar informatiebeheer in te richten. Dat zou natuurlijk mooi zijn, maar dat is eigenlijk onhaalbaar. Veel leveranciers, die hebben... Nou ja, die richt zich op het ondersteunen van een specifiek proces, of zo. Vergunningverlening of het ondersteunen van de uitkeringen, of iets dergelijks. Die zijn over het algemeen niet... Hun specialiteit is niet informatiebeheer. Dus om zo'n heel vernietigingsproces te ondersteunen, dat is best wel veel gevraagd. En bovendien, als informatiebeheer al die systemen moet gaan bedienen om die vernietiging daar uit te voeren, dan moeten die afdelingen waarschijnlijk flink groeien.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Je had het net over: een van de mogelijkheden is dan een DMS. Zijn er nog meer ideeën of opties om dat vernietigingsproces in werking te stellen of te activeren?

IVO HENDRIKS: Nou ja, waar deze werkgroep zich dus eigenlijk op richt, nu die andere twee opties niet de perfecte opties lijken te zijn, is het mogelijk maken dat er vernietigd kan worden vanuit één gebruikersinterface over meerdere bronnen. Of dat nu applicaties zijn of, laten we zeggen, volledige applicaties of alleen maar opslagsystemen ineens.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dat is dat vernietigen bij de bron, bedoel je dan?

IVO HENDRIKS: Precies.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Over applicaties heen?

IVO HENDRIKS: Ja, dus we noemen dit ook wel Enterprise-vernietigen of vernietigen over meerdere systemen of applicaties heen. Klopt.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Kun je daar dan iets meer over vertellen? Want het klinkt best interessant.

IVO HENDRIKS: Nou ja, het is denk ik zeker interessant. Er zijn wel wat dingen voor nodig. Dus allereerst heb je in je bron, is het nodig dat die gegevens een bepaalde voorziening zijn van bepaalde kenmerken die duidelijk kunnen maken wanneer zo'n gegevensset of een bestand of informatie in welke vorm dan ook, vernietigd moet worden. Als dat al het geval is en als het blijvend bewaren is, dan moet dat ook duidelijk zijn. Vervolgens moet dat gegeven, die informatie, ook daadwerkelijk vernietigd kunnen worden. Dat is iets wat veel systemen op dit moment niet ondersteunen. Aan de andere kant heb je een component nodig die met de gebruikersinterface het vernietigingsproces ondersteunt. Dus die een medewerker in staat stelt om een lijst met de te vernietigen informatie op te halen en die te laten controleren en daadwerkelijk uiteindelijk het vernietigingscommando te laten geven.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké, kan dit allemaal wel? Is het niet een beetje toekomstmuziek?

IVO HENDRIKS: Nou, dat is niet per se makkelijk. Nou deze werkgroep, die loopt al een tijdje. Maar we hoeven het niet allemaal zelf te doen. Wat we hiervoor eigenlijk nodig hebben, is in ieder geval naar mijn inzicht, een soort ontzuiling van de informatievoorziening van gemeenten. En dat bedoel ik dan in eerste instantie niet eens technisch, maar wel laten we zeggen organisatorisch. We moeten om te beginnen goede afspraken maken. Welke kenmerken, waarschijnlijk in de vorm van metadata, leggen we nou vast? Wat voor afspraken maken we over toegang van die vernietigingscomponent tot die gegevens en het recht om die informatie te vernietigen? Nou, dat zijn best wel grote dingen. Gelukkig hoeven we dat niet... Laten we zeggen, als deze werkgroep hoeven we dat niet alleen te doen. Gemeenten hebben een jaar of vijf geleden geconstateerd dat hun informatievoorziening niet meer voldoet of hen niet voldoende in staat stelt om in te spelen op maatschappelijke ontwikkelingen. En uit die constatering is de informatiekundige visie Common Ground ontstaan. Daarin wordt bepleit dat procesondersteuning wordt gescheiden. Componenten, IT-componenten voor procesondersteuning worden gescheiden van componenten voor informatieopslag. Dus precies zoals ik net zei, twee componenten voor vernietigen. Dat betekent ook dat die onderste laag voor gegevensopslag, of een consequentie daarvan is dat je die moet gaan standaardiseren. Als we op het moment dat we daarmee bezig zijn aandacht hebben voor de eisen die het goed vernietigen van informatie stelt, dan kunnen we eigenlijk meeliften op die Common Ground-visie.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En met jullie werkgroep zijn jullie er heel erg mee bezig. Kun je daar iets meer over vertellen of is dat iets wat Marijke, dan wel Remco...

IVO HENDRIKS: Nou ja, ik kan daar best iets over vertellen, maar volgens mij hebben we hier twee mensen die echt in de praktijk bezig zijn.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Nou zal ik het dan gewoon aan jou vragen, Marijke? Wat is de verwachting van gemeenten, en misschien in het bijzonder van de gemeente Doetinchem?

MARIJKE DE ZWART: Ja, de verwachtingen zijn denk ik heel wisselend, maar het probleem wordt door bijna elke gemeente ervaren. Dat je heel veel informatie hebt op steeds meer plekken en dat je vanuit informatiebeheer daar wel je verantwoordelijkheid voor wil nemen en het wil kunnen vernietigen, maar dat je lang niet altijd de mogelijkheden hebt. En inderdaad zijn er in de afgelopen jaren pogingen gedaan, hebben we in Doetinchem ook gedaan, om ongeveer iedereen bijna te dwingen om het dan maar in zaaksysteem op te slaan, want daar kunnen we vernietigen. Maar je ziet gewoon dat dat niet werkt. Een ondersteunende applicatie voor het proces van een team, die heeft gewoon heel veel meerwaarde. En op het moment dat je zegt dat iemand dan toch ook in zaaksysteem moet gaan werken, ja, dat werkt niet zo goed. Dus ja, je krijgt dan gewoon wel het probleem dat je veel informatie hebt waar je niet zo heel veel ingangen hebt om het goed te beheren. Nou zie je wel dat er een ontwikkeling is dat die ondersteunende applicaties ook steeds meer mogelijkheden krijgen en ook die waarde wel vastleggen, die metadata waaraan je kan zien dat iets vernietigd moet worden. Dat is mooi, maar dat betekent dan alleen wel dat je op heel veel plekken dadelijk moet gaan vernietigen. En dat maakt het dan weer extra moeilijk.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Mag ik nog één vraagje stellen over die metadata, want daar had jij het natuurlijk over. Je noemde het niet als metadata. Maar dat is dan informatie in de bron. Is dat dan die metadata die, zeg maar in die applicaties waar de oorspronkelijke informatie in zit, die wordt dan overgenomen. door de vernietigingsapplicatie. Moet dat matchen met elkaar? Hoe moet ik dat zien?

MARIJKE DE ZWART: Het is een soort kenmerk zeg maar wat in die bronapplicatie aanwezig moet zijn, waar uiteindelijk de applicatie voor het vernietigen die over die systemen heengaat, naar kan kijken en gegevens mee kan uitwisselen. Dus als in een bronapplicatie staat dat iets over drie jaar weg mag, dan hangt daar een datum aan en dat moet het nieuwe systeem, moet die datum kunnen lezen zeg maar. En die talen moeten we dus ook nog op elkaar afstemmen. Maar dat is wel het idee zeg maar.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En hoe gaat de gemeente Doetinchem hier specifiek mee om?

MARIJKE DE ZWART: Nou ja, we zijn daar natuurlijk wel al heel lang over aan het nadenken. Want als ik kijk naar ons huidige vernietigingsprocedure die we nu voor een jaar aan het doen zijn, dan halen we al informatie op uit vijf systemen. Nou, dat is best al een klus voordat we dan een lijst hebben.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Misschien komen er nog wel systemen bij.

MARIJKE DE ZWART: Ik verwacht dat we over een jaar of drie het er tien of veel meer nog dan dat zullen zijn. Ja, dat kun je niet meer goed handelen. En je wil wel in beeld houden dat het in alle systemen goed gebeurt. Je wil ook de mensen die zo'n lijst moeten beoordelen niet elke week een nieuwe lijst sturen, want dan weten zij het niet, maar je weet het zelf ook niet meer. Dus uiteindelijk moet je naar een oplossing toe. En die oplossing was voor mij, toen ik aan de werkgroep begon, iets met een totaal blank beeld erbij. Maar ik was op zoek naar: hoe zou je dit nou kunnen gaan oplossen?

DÉSIRÉE GROENEVELD: En om die reden ben je lid geworden van de VNG-werkgroep Vernietigen?

MARIJKE DE ZWART: Ja.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En wat is daar allemaal tot nu toe bereikt of gedaan? Wat hebben jullie opgeleverd?

MARIJKE DE ZWART: We zijn begonnen met gewoon een verkenning van: wat is nou het probleem? Waar zien we allemaal uitdagingen? Dat was ook een vrij grote groep en daar kreeg je al snel ook heel veel stromen waarin je denkt van: ja, god, daar zouden we wat moeten doen en we hebben ook die kant nog, en die kant. Maar ja...

DÉSIRÉE GROENEVELD: En met vrij groot, wat bedoel je dan? Hoeveel ongeveer?

MARIJKE DE ZWART: Nou, volgens mij de eerste die ik bij zat, zaten ongeveer 20 mensen. Dat ik dacht: oké, best veel. En iedereen heeft een eigen beeld van wat een oplossing zou moeten zijn, hè. Dus dat is dan bij elkaar al zoeken van: hoe ga je nou maar verder? Toen zijn we in 2019 begonnen met het maken van user story's. Wat is nou eigenlijk wat wij zouden willen bereiken? Welke functionaliteit willen we, zonder al over systemen en hoe dan ook na te denken? Die hebben we vervolgens geprioriteerd, want niet alles is even belangrijk, of misschien ook wel. We beginnen met de basis en dan kun je daarna doorontwikkelen. Maar als je je in het begin op alles richt, dan kom je nergens.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En de prioriteiten heb je ook gezamenlijk vastgesteld?

MARIJKE DE ZWART: Ja, die zijn gezamenlijk vastgesteld. Ja, ja. Nou ja, en daar is eigenlijk een soort kerngroep uit ontstaan die zoiets hadden van: ja, hier willen we mee verder. Ook wel mogelijkheden zagen binnen de eigen organisatie om daar op een gegeven moment iets mee te gaan uitproberen. Want iets conceptueel bedenken is nog wat anders dan het ook echt kunnen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En Marijke, wie zitten dan in die kerngroep?

MARIJKE DE ZWART: Die kerngroep is de gemeente Zwolle, de gemeente Oude IJsselstreek, de gemeente Doetinchem, ilionx als leverancier en Centric als leverancier. Dat is eigenlijk de kerngroep.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dat is wel heel erg ingekrompen zeg maar.

MARIJKE DE ZWART: Ja, klopt, ja.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar wel beter denk ik. Zo weet je elkaar wat makkelijker te vinden. En verder, wat hebben jullie verder voor stappen gezet?

MARIJKE DE ZWART: Toen zijn we begonnen vanuit die user story's van: kunnen we een concept functioneel ontwerp gaan maken met elkaar? En nou ja, eigenlijk kunnen we zeggen dat dat er nu wel is. En dat zijn we op dit moment aan het reviewen om te kijken van: goh, ook weer juist wat met de grotere groep van? Zitten daar nou de dingen in die nodig zijn? Hebben wij dingen over het hoofd gezien? Zijn dingen misschien voor ons duidelijk, maar voor de ander nog heel onduidelijk. Dus daar, ja, dat is eigenlijk het punt waar we nu op zitten. En ja, wij willen gewoon op een gegeven moment doorgroeien naar dat we echt wat kunnen gaan uitproberen.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké. En is dat dan dé oplossing? Gaat het ook werken, denk je?

MARIJKE DE ZWART: Ik denk dat het voor een deel van de informatie kan werken, maar dan moet er inderdaad in het systeem, wat de bron is, wel die kenmerken aanwezig zijn. Anders gaat het niet werken. Maar tegelijkertijd denk ik: ja, we kunnen zeggen: dit is niet de oplossing voor alles, dus we doen het maar niet. Maar dan lossen we het probleem ook niet op. Dus voor mij is het een stap en misschien is het uiteindelijk toch niet wat de oplossing is, maar niks proberen, dan kom je helemaal nergens. Dus voor mij is het proberen, fouten maken, misschien op een gegeven moment toch een andere koers inslaan. Dat kan allemaal, maar we zijn in ieder geval op weg naar iets. En als we dit wel bereiken, dan hebben we echt wel een hele grote stap gezet.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dat klinkt in ieder geval heel erg goed, maar zonder die stap heb je ook, kun je geen... Althans, je hebt een leverancier nodig.

MARIJKE DE ZWART: Absoluut, zonder dat kunnen we het niet, nee.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dus Remco, ook welkom. Laat ik eens met jou praten. Ivo beschrijft onder andere de problematiek van vernietigen en de wettelijke verplichting, onder andere Common Ground, enzovoort. En Marijke vertelt over de ervaring en de hoop en de verwachtingen vanuit de gemeentes. Hoe zit de techniek hierin?

REMCO VAN BEEK: Nou, in de techniek moet er nog wel een hoop gebeuren. Tegelijkertijd zie je ook dat het een hele complexe wereld is. Er zijn veel systemen en voordat je techniek werkend kan krijgen, zal je ook een soort van afstemming moeten gaan realiseren om die centrale component te kunnen laten werken. Want als ik daar een overzicht wil hebben van informatie die vernietigd moet worden, moeten we het wel over dezelfde taal hebben.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Met die centrale component bedoel je dat die vijf applicaties van Marijke, die moeten kunnen praten met die vernietigingsapp?

MARIJKE DE ZWART: Exact. Ja, precies. En die taal moet een soort van geharmoniseerd worden. Dus hebben we het dan over een zaak, of een dossier, of een proces, of een cliënt, of een object? Ja, als je dan een centrale lijst hebt, zal dat soort terminologie bijvoorbeeld bij elkaar moeten worden gebracht. En dan hebben we het ook niet eens over de informatie-uitwisseling op zich. Want daar zijn nu ook geen standaarden voor, maar ervoor te zorgen dat die informatie uit dat systeem naar zo'n centrale component kan komen. En op welke manier die moet worden afgestemd en hoe je daar overzichten van kan krijgen en selecties kan maken. Dus we hebben nogal wat uitdagingen als het gaat om techniek. Maar wat Ivo ook al aangeeft, is: op het vlak van Common Ground worden daar natuurlijk wel stappen gezet, en dat is natuurlijk wel iets waar we dan heel mooi op kunnen voortborduren.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Maar de techniek is dus nog niet gereed?

REMCO VAN BEEK: De techniek is niet gereed, nee. Enerzijds dus die complexiteit, wat ik al aangeef, en de diversiteit in de verschillende systemen. Aan de andere kant zie je het ook bij zo'n functioneel ontwerp, dat we daar op basis van de user story’s dat we daar die keten proberen te beschrijven. Voor welke informatie heb je dan nodig en hoe gaan we die informatie dan beschrijven? En hoe moet je dat dan tonen? Maar ook: hoe gaat dat gedrag er dan uitzien? Dus we hebben nu vooral gekeken naar die functionele kant, hoe je dat vanuit de centrale component informatie uit de aangesloten systemen kan ophalen. Daar je vernietigingsprocedure kan uitvoeren en dat vervolgens ook weer terug kan geven naar de verschillende applicaties waar de informatie staat en dus ook uiteindelijk vernietigd moet worden. Dus we zijn gestart vanuit die functionaliteit en nu het functioneel ontwerp nagenoeg rond te hebben, is het inderdaad tijd voor een volgende stap en te kijken van: op welke wijze kunnen we die techniek dan gaan inzetten om die informatie daadwerkelijk over de spreekwoordelijke lijn te gaan krijgen?

DÉSIRÉE GROENEVELD: Als dat er straks allemaal is, zou dat dan een soort van standaard moeten worden of een verplichte standaard zelfs?

REMCO VAN BEEK: Nou, ik denk dat, zoals we nu in de werkgroep inzitten, een standaard is geen doel op zich. Een standaard kan aan de andere kant wel helpen, omdat we zien, het landschap is heel divers. In het begin is gemeente Amsterdam aangehaakt. Die gaf aan: we hebben duizend systemen waar informatie in zit. Kun je voorstellen, duizend systemen? Dat is echt een enorm onoverzichtelijk geheel.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Waarom duizend systemen?

REMCO VAN BEEK: Ja, ik denk dat dat een podcast op zich waard is

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, ik zal er eens over nadenken inderdaad om de gemeente Amsterdam te ondervragen.

REMCO VAN BEEK: Nee, maar wat Marijke zegt, al zijn er tien of vijftig systemen, dan nog is de hoeveelheid informatie heel groot. Willen we daar stappen inzetten en wil je inderdaad in zo'n centrale component op één plek die regie kunnen voeren als het gaat om het uitvoeren van de vernietigingsprocedure, dan moeten we wel met elkaar dezelfde taal gaan spreken. En op het moment dat we een standaard vastleggen, dan helpt dat wel om dat te stimuleren. Natuurlijk probeer je het vanuit vraag en vanuit de werkgroep proberen we andere leveranciers en natuurlijk nog meer gemeenten aan te haken. Maar een standaard kan er wel een impuls aan geven, omdat er bijvoorbeeld bij toekomstige aanbestedingen ook kan worden uitgevraagd en daarmee weer draagvlak krijgt en meer leveranciers die aanhaken, waardoor dit een soort sneeuwbaleffect kan gaan krijgen naar andere systemen toe.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Je hebt het over leveranciers aanhaken. Is dat dan gewoon helemaal nieuw voor leveranciers, het vernietigen en het beheren van informatie in digitale systemen? Want dat snap ik dan niet zo goed, heel eerlijk gezegd.

REMCO VAN BEEK: Daar zien we ook hele grote verschillen in. Wij zijn als leverancier van de zaaksysteem, hebben wij die functionaliteit wel in de systemen zitten. Maar tegelijkertijd, wat Marijke ook schetst, er zijn heel veel applicaties waar geen vernietigingsfunctionaliteit in zit. En er zijn ook veel systemen of informatiebronnen waar überhaupt geen archiveringskenmerken in zijn opgeslagen. Dus het mechanisme an sich is niet nieuw, maar we zien wel in de markt, in de brede zin van alle softwarepakketten zeg maar die daar zijn, dat er echt hele grote diversiteit is, dat er veel systemen zijn waar die functionaliteit niet in aanwezig is, inderdaad.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Oké, bijzonder moet ik zeggen.

MARIJKE DE ZWART: Dat heeft er voor een deel ook mee te maken dat er heel lang gedacht is dat je documenten moet vernietigen. Maar eigenlijk moeten we informatie vernietigen en er zijn best wel veel systemen die wel informatie bevatten en misschien geen of weinig documenten, of die documenten worden misschien via een koppeling wel naar een zaaksysteem of DMS gestuurd. Maar dat je al die andere informatie ook moet vernietigen, dat is een beeld of een werkelijkheid die steeds meer doordringt maar nog lang niet overal al echt is geland. En dat maakt ook dat je dus het gevoel hebt van: ja, je moest toch altijd al vernietigen? Ja, dat klopt. Alleen de omvang en de soort informatie wordt steeds groter.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, komen we dan niet ook toch een beetje terug bij het begin, dat er misschien ook een beetje angst is voor het vernietigen van informatie? Weg is weg zeg maar.

MARIJKE DE ZWART: Dat is denk ik bij de mensen die de informatie beheren nog niet eens zozeer het geval, maar bij de mensen die bijvoorbeeld in zo'n vernietigingsproces een beoordeling moeten geven van: mag iets wel weg of moet het toch bewaard worden? Ja, daar zit het voor een deel wel in.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, ik snap het. Ik snap het. Stapje voor stapje. Mooie werkgroep. Tijdens het webinar van vorig jaar hebben jullie een oproep gedaan, gemeentes die mee kunnen lezen of mee kunnen denken. Hebben jullie veel reacties gekregen en hebben jullie misschien nog gemeentes of gemeentelijke samenwerkingsverbanden nodig die kunnen helpen?

MARIJKE DE ZWART: Er zijn zeker veel reacties geweest. Daar hebben ook wat mensen echt wel al meegelezen, maar we kunnen ook zeker nog wel wat gebruiken. Want ja, het is echt wel, hoe moet je dat zeggen, iets waarbij je gewoon input kan gebruiken.

DÉSIRÉE GROENEVELD: En dan heb je het over gemeenten of gemeentelijke samenwerkingsverbanden, maar heb je het dan ook over leveranciers?

REMCO VAN BEEK: Absoluut, ja. Ik denk dat het voor gemeenten heel goed is, omdat je daar toch wel verschillen ziet in aanpak en de wijze waarop zo'n procedure wordt uitgevoerd. Aan de andere kant, wat ik in het begin ook aangaf, is die verschillen die in de systemen zitten. Hoe meer partijen en leveranciers van verschillende domeinen je kan aanhaken, hoe beter je tot een functionele keten kan komen en daarmee ook tot een beter werkbare standaard kan komen. Al gaat het alleen maar om het afstemmen van terminologie.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Ja, oké. Waar kunnen ze zich melden dan?

MARIJKE DE ZWART: Bij Grip op Informatie.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Gripopinformatie@vng.nl. Het bekende, hopelijk inmiddels bekende mailadres van de VNG. Ik wil jullie heel erg bedanken voor jullie informatie en openheid. Toch over dit moeilijke onderwerp. Althans voor mij de wondere wereld van het vernietigen van in databases opgeslagen informatie.

DÉSIRÉE GROENEVELD: Dan wil ik het tot slot nog eventjes hebben over twee andere onderwerpen. De werkgroep Actieve openbaarmaking is gestart, waarin we met gemeenten die al begonnen zijn met actief openbaar maken, die praten over techniek, maar ook over de invulling van categorieën. In eerste instantie wordt er naar vijf categorieën gekeken. De organisaties die deelnemen zijn ook al echt aan de slag hiermee. Wil je meedoen als gemeente, geef je dan nog gerust op ook bij het mailadres dat ik net noemde. Gripopinformatie@vng.nl. En tot slot, de zevende week van Grip op Informatie staat voor de deur. Hier wordt hard gewerkt aan het programma. We zijn eigenlijk al een beetje klaar met het maken van het programma en ik verwacht dat op 1 maart aanstaande hier over meer duidelijkheid zal komen. In ieder geval zal erover gecommuniceerd worden. Noteer in ieder geval alvast de data in de agenda: 13 tot en met 20 april aanstaande. Dan wil ik iedereen bedanken voor het luister. En tot volgende podcast.

MUZIEK: [RUSTIGE OUTROMUZIEK]