De uitdagingen van het hectische heden eisen immers al veel van de aandacht op. Ook in de nieuwe bestuursperiode lopen gemeenten het risico de lange termijn uit het oog te verliezen. Hoe kan je er als ambtelijk apparaat aan bijdragen dat die lange termijn bij bestuurders op de agenda komt en blijft?
Door eerst eens goed om je heen te kijken, zo stelt dit artikel. Een van de methodieken die goed aansluiten bij toekomstgericht werken, is namelijk de trendstudie. Met een trendstudie, of trend-verkenning, ga je in de brede omgeving op zoek naar recente trends en ontwikkelingen die mogelijk relevant zijn voor de gemeente, of in de toekomst relevant kunnen worden. Je kijkt dus een aantal jaar terug om zo een basis te leggen voor een goed gesprek over de toekomst. Door op tijd trends te signaleren kun je tijdig voorsorteren en met besluiten van nu ambities bereiken en toekomstige problemen voorkomen. Voor ambtelijke apparaten is een gemeentelijke trendstudie daarmee een nuttig instrument om bestuurders te helpen toekomstgerichte beslissingen te nemen. In dit artikel presenteren we drie inzichten over het gebruik van trendverkenningen voor gemeenten, zoals die aan het licht kwamen tijdens een recente bijeenkomst van het VNG-leernetwerk Toekomstgerichte gemeenten.

1. Couleur locale: geef lokale invulling aan landelijke trends

Het is voor gemeenten essentieel om landelijke trends te vertalen naar de lokale context. Trends als vergrijzing, individualisering en de energietransitie spelen zich af op landelijk of zelfs internatio-naal niveau. Voor gemeenten is het echter belangrijk uit te zoeken hoe die landelijke trends nu precies van invloed zijn op de eigen gemeenschap en welke trends in de eigen context spelen. 
De gemeente Almere, bijvoorbeeld, is relatief jong. De landelijke trend van vergrijzing is wel dege-lijk van invloed op de ontwikkeling van de stad, maar de effecten ervan treden later op dan elders. Door de vergrijzing en de toenemende krapte op de arbeidsmarkt wordt participatie van ouderen – via zowel reguliere arbeid als vrijwilligerswerk – cruciaal voor het in stand houden van voorzieningen en functies in de stad. De vergrijzing heeft ook haar weerslag op de woonbehoefte: er komen steeds meer eenpersoonshuishoudens, en door de tekorten op de woningmarkt gaan mensen andere, ook collectieve, woonoplossingen zoeken. Dat heeft in Almere geleid tot de oprichting van verschillende wooncoöperaties voor senioren, zoals Polter 50+ en Knarrenhof Almere. In de gemeente Meierijstad voeren weer andere trends de boventoon. Deze gemeente in Noord-Brabant beschikt over een groot landbouwoppervlak, waarvan een aanzienlijk deel de komende jaren vrijkomt omdat agrariërs stoppen of worden uitgekocht. Specifiek voor Meierijstad is het afschalen van de landbouw dus een van de trends die om een toekomstgericht beleidsantwoord vragen. 

2. Neutraliteit: zet een duidelijke knip tussen feiten, opgaven en opties

Politieke neutraliteit kan een heikel punt zijn bij ambtelijke trendstudies. De resultaten daarvan worden namelijk vaak direct aan de gemeenteraadsfracties gepresenteerd, wat voor ongemak kan zorgen bij het college: gaan de ambtenaren zo niet te veel op de stoel van de bestuurder zitten? Het is van groot belang dat de resultaten van ambtelijke trendstudies neutraal worden opgeschreven en gepresenteerd, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het gaat nu eenmaal vaak over gevoelige onderwerpen, waardoor het nog een hele puzzel kan zijn de juiste toon en boodschap te vinden. Een zinsnede als ‘toenemende armoede’ spreekt meer tot de verbeelding dan ‘grote inkomensverschillen’, maar krijgt daardoor ook gelijk politieke connotaties. 
Om te voorkomen dat het einddocument van de trendstudie te politiek van aard wordt, is het belangrijk om een duidelijke knip te zetten tussen enerzijds de trends en ontwikkelingen zelf, en anderzijds de prognoses, scenario’s, mogelijke opgaven en oplossingsrichtingen voor de toekomst die vanuit de trends naar voren komen. Trends en ontwikkelingen zijn zelf immers feitelijk en daarmee neutraal. Ze blikken terug op het verleden: wat hebben we de afgelopen jaren zien gebeuren in onze omgeving? De gemeente Hilversum, die momenteel een uitgebreide trendstudie aan het voltooien is in aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen, zette de knip bij het formuleren van opgaven, oplossingsrichtingen en bestuurlijke strategieën – dat zijn zaken voor de bestuurder, niet de ambtenaar. De rol van ambtelijke trendstudies is dus het zo feitelijk mogelijk schetsen van ontwikkelingen in de omgeving. Zo bied je bestuurders een integraal en onderbouwd beeld, aan de hand waarvan zij vervolgens lijnen kunnen uitzetten en keuzes kunnen maken. 
De waarde van trendstudies zit daarmee in het politiek agenderen van bepaalde ontwikkelingen en dilemma’s. Dat was bijvoorbeeld het resultaat van een recente trendstudie van de gemeente Meierijstad. Deze gemeente is in 2017 ontstaan uit een fusie en bestaat uit dertien kernen. Uit de ambtelijke trendstudie die afgelopen zomer werd voltooid sprak onder andere een toenemende urgentie om een knoop door te hakken over de vraag in welke richting de gemeente zich wil ontwikkelen. Blijft Meierijstad een verzameling van afzonderlijke dorpskernen, elk met een eigen identiteit, of zet het stappen richting het worden van één gemeenschap? Door deze en andere resultaten van de trendstudie al ruim voorafgaand aan de verkiezingen aan de raadsfracties te presenteren, heeft het ambtelijk apparaat in Meierijstad een belangrijk toekomstvraagstuk op de politieke agenda weten te zetten.

3. Solide basis: kwantificeer en duid trends met data en financiële begrenzingen

Data, cijfers en financiële informatie nemen een belangrijke plaats in in gemeentelijke trendverkenningen. Door datagedreven te werken en de gevonden trends te kwantificeren en feitelijk te onderbouwen, geef je de trendstudie een solide basis. De bedrijfsvoering en financiën van de gemeente vormen geen doel op zich, ze staan in dienst van het beleid. Dat neemt niet weg dat je als gemeente te maken hebt met financiële begrenzingen waaraan moeilijk valt te ontkomen. Het is van groot belang om ook ambtenaren met een financiële achtergrond bij het proces van de trendverkenning te betrekken en zo een link met de begroting te houden. De komende jaren wordt het voor gemeentelijke organisaties bijvoorbeeld lastig om zelf voldoende personeel aan te trekken, als gevolg van de vergrijzing. Het belang van strategische personeelsplanning neemt daardoor voor veel gemeenten toe. 

Toekomstgericht met trends

Al met al zijn studies naar trends en ontwikkelingen een nuttig instrument voor gemeenten om de blik te verruimen, de korte en lange termijn met elkaar te verbinden en de toekomst op de agenda te zetten. Daarbij is dus wel van belang dat je landelijke trends naar de lokale context vertaalt, dat je de resultaten van de studie op neutrale wijze presenteert en dat je de financiële (on)mogelijkheden om op ontwikkelingen in te spelen in het vizier houdt. Ten slotte is het goed te beseffen dat het proces van trendverkenningen voor veel gemeenten nog onbekend terrein is. Bouw dus voldoende tijd en flexibiliteit in om als organisatie een weg te vinden door dat proces, en maak daarbij zeker ook gebruik van de ervaringen en inzichten van collega’s bij andere gemeenten. Het VNG-leernetwerk Toekomstgerichte gemeenten beoogt daarvoor een waardevol platform te zijn.