Kersverse ouders bestaande uit een in Nederland geboren man en in Duitsland geboren vrouw vragen digitaal een identificerend nummer en kinderbijslag aan in Duitsland. Met OOTS kan de man een bewijs van geboorte digitaal in Nederland ophalen en bij de Duitse deelstaat laten afleveren. De Duitse deelstaat herkent de stukken als geldige bewijzen en kan zo de aanvraag direct afhandelen.
OOTS
Het Once Only Technical System (OOTS) is een initiatief van de Europese Unie om het principe van ‘eenmalige gegevensverstrekking’ binnen de EU-lidstaten te implementeren. Dit houdt in dat burgers en ondernemers bepaalde informatie slechts één keer met de overheid hoeven te delen. Deze gegevens kunnen, met toestemming van de betrokkene, door overheidsorganisaties binnen de hele EU worden gedeeld. Het doel van OOTS is om de administratieve lasten voor burgers en bedrijven te verminderen en de efficiëntie van overheidsdiensten te verbeteren.
Wat betekent dit voor gemeenten?
In de context van OOTS onderscheiden we twee mogelijke rollen voor gemeenten:
- Bewijsverstrekker: De gemeente levert een bewijsstuk over burger of ondernemer bij een andere overheidsorganisatie in de EU aan, dat nodig is voor digitale dienstverlening van de organisatie;
- Bewijsaanvrager: De gemeente vraagt een bewijsstuk bij een overheidsorganisatie binnen de EU aan, dat nodig is voor de eigen digitale dienstverlening aan burger of ondernemer.
Gemeenten hebben mogelijk een rol als bewijsverstrekker bij bewijsstukken in het domein bevolking (denk aan geboortegegevens of inschrijving) en in het domein ondernemen (denk aan bewijsstukken voor diverse ontheffingen en vergunningen). Als gegevens moeten worden ontsloten door een gemeente dan zijn de implementatieactiviteiten voor ontsluiting van de bewijsstukken/gegevens per gemeente:
- Analyse en specificatie van bewijsstukken die moeten worden verstrekt;
- Technische aansluiting op basisinrichting OOTS-V om de gegevens uit te kunnen wisselen met andere overheden in de EU;
- Procesinrichting en organisatie die nodig is voor de uitwisseling en ondersteuning daarvan richting andere overheden binnen de EU.
OOTS-verplichtingen voor gemeenten als bewijsaanvrager zijn van toepassing bij het aanvragen van een vergunning of ontheffing voor straatartiesten, een evenementvergunning en/of een ontheffing voor milieuzones. In deze situaties kan de gemeente vragen om bewijsstukken (bijvoorbeeld een buitenlands kentekenbewijs) die afkomstig zijn van een andere overheidsorganisatie binnen de EU. Alleen als een gemeente om (buitenlandse) bewijsstukken vraagt, dan moet de mogelijkheid worden geboden om die uitwisseling via OOTS te laten verlopen. Dit kan verschillen per gemeente. Als een gemeente (buitenlandse) bewijsstukken nodig heeft, dan moeten aanvraagprocedures worden aangepast. De volgende activiteiten vragen om een implementatie inspanning bij de gemeente:
- Aanpassen digitale aanvraagformulier. Burger en ondernemer kunnen zelf kiezen om de uitwisseling via OOTS te laten verlopen;
- Technische aansluiting op de basisinrichting OOTS-A. Hiermee kunnen gegevens in de EU met andere overheden worden uitgewisseld;
- Aanpassen taakspecifieke applicatie voor het kunnen ontvangen en verwerken van de gegevens;
- Aanpassen werkproces op de nieuwe situatie;
- Inrichten communicatie naar burgers/ondernemers.
Ondersteuning VNG
De VNG ondersteunt gemeenten bij het verder verduidelijken van de verplichtingen, de impact daarvan op de implementatie en lopende Europese samenwerking OOTS. De VNG werkt aan een duidelijke instructie zodat gemeenten aan de wetgeving kunnen voldoen en wat hiervoor geregeld moet worden.
Meest gestelde vragen
Welk bewijs wordt door buitenlandse overheden gevraagd, en welke bewijsstukken voldoen aan de gestelde eisen?
In EU verband worden afspraken gemaakt over welke bewijsstukken bij welke procedures nodig zijn. Niet alle Europese bewijsstukken kunnen door gemeenten worden aangeleverd. Sommige bewijsstukken kennen wij als Nederland niet. Vanuit de VNG zullen wij in EU verband aangeven welke bewijsstukken gemeenten wel kunnen aanleveren en welke niet.
Welk bewijs hebben gemeenten nodig voor dienstverlening, en welke buitenlandse bewijsstukken voldoen aan de gestelde eisen?
Als gemeenten voor hun dienstverlening bepaalde gegevens nodig hebben, zal uitgezocht moeten worden in welk document deze gegevens per lidstaat staan vermeld. Dit wordt Europees vastgelegd in zogenoemde Common Services OOTS en is daarin op te zoeken. Meer informatie hierover is terug te vinden in de factsheets.
Zijn alle gevraagde bewijsstukken al digitaal door gemeenten aan te leveren?
De Europese wetgeving voorziet (nog) niet in een verplichting om stukken te digitaliseren die nog niet digitaal verstrekt kunnen worden. Van deze bewijsstukken zal kenbaar moeten worden gemaakt dat deze niet verstrekt kunnen worden.
Hoe kunnen gemeenten aansluiten op de OOTS infrastructuur?
De VNG adviseert gemeenten om aan te sluiten via de basisinrichting OOTS in Nederland. Deze basisinrichting wordt aangeboden door de stichting RINIS onder verantwoordelijkheid van het ministerie van BZK. RINIS zorgt vervolgens voor aansluiting op de Europese Common Services en infrastructuur voor gegevensuitwisseling. Gemeenten moeten de aansluiting op de basisinrichting van RINIS zelf organiseren (mogelijk via de softwareleverancier van de bronregistratie of via een integratieplatform). Dit vereist een infrastructuur waarbij gegevens worden uitgewisseld met API’s (volgens Digikoppeling en Federatieve Service Connectiviteit (FSC) standaarden). In een praktijkbeproeving met gemeenten in de eerste helft van 2025 is een voorgestelde oplossing beproefd. Daarbij is gekeken naar een oplossing die door gemeenten ook gebruikt kan worden voor andere (EU) verplichtingen voor het leveren van informatie uit de gemeentelijke bron. In de factsheet ‘Uniforme bronontsluiting’ wordt dit toegelicht. Gemeenten kunnen ook kiezen om zelf de benodigde componenten voor het OOTS te realiseren.
Zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van gegevens?
Welke informatie in een bewijs staat, verschilt per type bewijs dat uitgewisseld wordt. De gevoeligheid van de informatie is namelijk afhankelijk van de procedure en de bewijzen. De gemeente is verwerkersverantwoordelijk voor de persoonsgegevens behorend bij die bewijzen die via de basisinrichting worden verstrekt of ontvangen. Het is aan gemeenten, die van de Basisinrichting gebruik maken, om te bepalen of een DPIA binnen het proces nodig is. De VNG onderzoekt of het mogelijk is om gemeenten hierin te ondersteunen.