De Friese Griffierskring heeft een nieuwe werkwijze voorgesteld met als doel gemeenteraden meer invloed te geven op Gemeenschappelijke Regelingen (GR-en).
Om als gemeenteraad de koers te bepalen zijn volgens de Friese griffiers de volgende punten van belang:
- Kaderstellende rol gemeenteraad: het zwaartepunt ligt bij sturing vooraf.
- Tijdige informatieverstrekking.
- Aansluiten bij de gemeentelijke planning- en controlcyclus.
- Eénmaal per raadsperiode een evaluatie
Kaderstellende rol gemeenteraad: het zwaartepunt ligt bij sturing vooraf
De gemeenteraad wordt in staat gesteld om het doel van de samenwerking (op hoofdlijnen) te formuleren en aan te geven wanneer de raad tevreden is. Het aanspreekpunt voor de raad is het college (en niet de Gemeenschappelijke Regeling).
Het college:
- vertegenwoordigt de gemeente in het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling
- bewaakt de taakuitvoering (doelrealisatie, prestaties, kosten, risicobeheersing)
- voorziet de raad van adequate (= juiste, tijdige, volledige, betrouwbare en relevante) informatie
De raad:
- stelt de kaders en geeft dus aan:
- wat zij met de Gemeenschappelijke Regeling wil bereiken: doelen
- wanneer zij tevreden is: indicatoren
- wat het mag kosten: budget.
- controleert het college
Tijdige informatieverstrekking
Sturing vooraf is alleen mogelijk als de gemeenteraad vroegtijdig over de volledige en juiste informatie beschikt. Artikel 17 Wgr luidt: ‘De regeling houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop door het bestuur van het openbaar lichaam of door het gemeenschappelijk orgaan aan de raden van de deelne- mende gemeenten de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen worden verstrekt.’ Een optie is om in de gemeenschappelijke regeling aan te geven wat hiermee wordt bedoeld.
Bijvoorbeeld:
- dat een managementrapportage per kwartaal zal worden opgesteld en toegestuurd aan de ge- meenteraden
- dat budgettaire overschrijdingen boven een bepaald bedrag in die managementrapportage zullen worden gemeld
- dat ook ongevraagd inlichtingen zullen worden verstrekt indien dit voor een goede beoordeling van de gemeenschappelijke regeling noodzakelijk is
- dat wijzigingen in beleid en budget evenals politiek gevoelige informatie voor wensen en bedenkin- gen worden voorgelegd aan de raden in een stadium dat er nog te sturen valt.
Zie het Protocol Kaderstelling van de Vereniging van Griffiers, afdeling Fryslân
met drie fasen ‘beeld- vorming, oordeelsvorming, besluitvorming/publieke verantwoording’ (p. 3.)
Aansluiten bij de gemeentelijke planning- en controlcyclus
Verantwoordingsinformatie en controle vinden plaats via de reguliere gemeentelijke P- en C-cyclus. Dat vereist o.a. dat gemeenschappelijke regelingen een langetermijnvisie formuleren en werken met een daaraan gekoppelde meerjarenbegroting. Voorstellen tot wijziging van beleid en begroting moeten verwerkt kunnen worden in de begroting of kadernota van de gemeente. Dergelijke voorstellen moe- ten dus tijdig worden ingediend. Niet tijdig ingediende voorstellen kunnen leiden tot niet instemmen. Flexibiliteit kan wel noodzakelijk zijn in verband met tussentijdse wijzigingen (bijvoorbeeld als gevolg van wetswijzigingen).
Eénmaal per raadsperiode een evaluatie
Aangezien gemeenten vaak in meerdere Gemeenschappelijke Regelingen deelnemen is het zaak om evaluaties evenwichtig te verdelen over de raadsperiode. De evaluaties worden opgesteld door de Gemeenschappelijke Regeling en behandeld door de gemeenteraad. Bij voldoende draagvlak in alle gemeenteraden denken de Friese griffiers aan een centrale beoorde- ling van aangeleverde stukken. Dat kan alleen wanneer de kaders ‘gezamenlijk’ zijn vastgesteld en niet voor eigen individuele extra’s (dus voor de grootste gemene deler).
We zullen in paragraaf 2.2 en 2.3 aan deze voorstellen aandacht besteden in het kader van de sturingsvragen:
- Wat moet u regelen vóór de start van een samenwerkingsverband?
- Hoe sturen als het samenwerkingsverband eenmaal draait?