Wat zijn officiële berichten?

Antwoord:

Op grond van de WMEBV moet het bestuursorgaan de elektronische weg openstellen voor – kort gezegd – “officiële berichten”, ook wel “formele berichten” genoemd. In de WMEBV (artikel 2:13 Awb) is omschreven om welk type berichten het hierbij gaat, namelijk:

1. Een bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit. 
   Hiertoe behoren in elk geval maar niet uitsluitend:
   - Aanvraag van een burger/bedrijf voor een besluit van een bestuursorgaan (artikel 4:1 Awb);
   - Een aanvulling (artikel 4:5 Awb);
   - Een ingebrekestelling (artikel 4:17 Awb);
   - Een zienswijze en bedenkingen (artikel 3:15, 4:7 Awb);
   - Een bezwaarschrift (artikel 6:4 Awb);
   - Verzoek om informatie van een burger/bedrijf bij een bestuursorgaan omtrent een lopende procedure inzake een besluit; en
   - Vraag van een burger/bedrijf aan een bestuursorgaan met betrekking tot een procedure inzake een besluit.

2. Klacht van een burger/bedrijf jegens een gemeentelijk bestuursorgaan. 
   Hiermee wordt in elk geval een klacht in de zin van hoofdstuk 9 Awb bedoeld, waaronder ook verzoekschriften aan de gemeentelijke ombudsman vallen. Maar klachten in de zin van de Wet klacht, kwaliteit en geschillen gezondheidszorg vallen er bijvoorbeeld ook onder. Het begrip ‘klacht’ moet dan ook ruim worden geïnterpreteerd.

3. Een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht. 
   Hiertoe behoren in ieder geval wettelijk verplichte meldingen, zoals in het omgevingsrecht, de Wet maatschappelijke ondersteuning of de Participatiewet. 

Zijn de volgende meldingen officiële of niet-officiële berichten?

• Mini-, ondergrondse- en rolcontainers, huisvuilpassen, KGA, afzet- en portaalcontainer, putten en kolkenreiniging, onkruidbeheersing, vet- en olieafscheiders, graffiti verwijdering
• Meldingen openbare ruimte
• Plaagdierbeheersing, hoge druk etc.
• Mini-, rol-, afzet- en portaalcontainers, KGA, putten en kolkenreiniging, onkruidbeheersing, vet- en olieafscheiders, graffiti verwijdering

Antwoord:

Dit zijn geen officiële berichten, omdat deze meldingen niet krachtens wettelijk voorschrift zijn voorgeschreven. Het zijn meldingen die burgers kunnen, maar niet hoeven te doen.

Mogen niet-officiële berichten ook elektronisch worden ingediend?

Antwoord:

Niet-officiële berichten kunnen alleen elektronisch worden ingediend indien de gemeente kenbaar heeft gemaakt dat de elektronische weg is geopend (zie artikel 2:14 Awb). 
Aan de elektronische verzending kan de gemeente nadere eisen stellen. Verder geldt, net als bij officiële berichten, dat elektronisch verschafte gegevens en bescheiden kunnen worden geweigerd als de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan leidt. En de gemeente kan een elektronisch bericht weigeren voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid daarvan onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt (zie artikel 2:15 Awb).

In de praktijk is overigens nu al vaak mogelijk om niet-officiële berichten elektronisch te versturen, bijvoorbeeld via een contactformulier op de website van de gemeente of via social media.

Geldt het recht op het elektronisch kunnen versturen van officiële berichten ook voor gemachtigden die namens burger of bedrijf bezwaar willen maken?

Antwoord:

Indien iemand zich in het verkeer met een bestuursorgaan door een gemachtigde laat vertegenwoordigen, dan gelden de rechten (en plichten) die voor die persoon gelden ook voor de gemachtigde. Een gemachtigde kan dus officiële berichten elektronisch versturen.

Mag je in het aanwijzingsbesluit alleen benoemen welke elektronische kanalen er zijn en aangeven dat per product op de website staat aangegeven wat de weg daarvoor is?

Antwoord:

Artikel 2:13 lid 2 Awb schrijft voor dat voor elk type officieel bericht bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden wordt aangewezen. De aanwijzing van het kanaal (of de kanalen) moet dus voor elk type bericht bij verordening of besluit van het bevoegde bestuursorgaan gebeuren. De tekst van genoemd wetsartikel en de uitleg die daaraan door de wetgever wordt gegeven, verzet zich ertegen dat op de website wordt aangegeven voor welk type bericht welk kanaal openstaat.

Mag je de specifieke elektronische kanalen in een bijlage bij het aanwijzingsbesluit zetten?

Antwoord:

De specifieke kanalen kunnen in een bijlage bij het besluit worden opgenomen, maar de vraag is wat dit toevoegt. Als de bijlage moet worden gewijzigd omdat er wat veranderd is, zal hetzelfde orgaan dat moeten doen als het orgaan dat het aanwijzingsbesluit heeft genomen, zoals het college van burgemeester en wethouders. 
Wel is het mogelijk om (wijzigingen van) het aanwijzingsbesluit in mandaat te laten nemen.

Is het nodig dat naast het college ook de raad een aanwijzingsbesluit neemt voor bezwaarschriften die kunnen worden ingediend tegen genomen raadsbesluiten?

Antwoord:

Het tot besluitvorming bevoegde orgaan is in principe ook het orgaan dat het kanaal moeten aanwijzen waarlangs een officieel bericht moet worden ingediend. De raad moet dus het kanaal aanwijzen waarlangs bezwaarschriften tegen raadsbesluiten moeten worden ingediend. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor Woo-verzoeken die bij de raad kunnen worden ingediend. Het is echter wel voorstelbaar dat de raad de bevoegdheid tot kanaalaanwijzing overdraagt aan het college van burgemeester en wethouders of aan een door hem ingestelde bestuursrcommissie (via de delegatiebevoegdheid van artikel 156 Gemeentewet).

Moet de gemeente ervoor zorgen dat via het Omgevingsloket ingediende berichten Wmebv-proof zijn? 

Antwoord:

Ja, hier ligt een verantwoordelijkheid voor gemeenten. Het Omgevingsloket (DSO Loket) is een elektronisch kanaal dat op grond van de Omgevingswet voor het indienen van bepaalde elektronische berichten moet worden gebruikt. Het DSO levert deze berichten af bij het juiste bevoegd gezag (gemeente, provincie, waterschap). De logistieke gegevens (welk bevoegd gezag en een verzoeknummer ter referentie) worden op het scherm getoond en dan houdt het DSO proces op. Het is daarna aan de gemeente om te communiceren met de initiatiefnemer (burger/bedrijf) dat het bericht is ontvangen en in behandeling wordt genomen (of niet kan worden behandeld). Er is geen statusterugkoppeling naar DSO. Het gehele vervolgproces wordt door de gemeente rechtstreeks met de burger afgehandeld. De gemeente moet er daarom zelf voor zorgen dat dit vervolgproces Wmebv-proof is.

Alleen aan burgers die beschikken over een MijnOverheid BerichtenBox, stuurt het DSO een verzendbevestiging van het bericht. Dit is geen ontvangstbevestiging in de zin van de Wmebv, omdat de gemeente het bericht nog niet heeft ontvangen. Als de gemeente het bericht heeft opgehaald, moet de gemeente vervolgens de burger een ontvangstbevestiging sturen. De gemeente is ook verantwoordelijk voor de verdere invulling van de Wmebv-eisen voor berichten die via het Omgevingsloket moeten worden ingediend (zoals afwijzen of doorgeleiden van een verkeerd ingediend bericht).

Het DSO loket biedt wel de mogelijkheid om aan de initiatiefnemer te laten zien wat hij heeft ingediend. De initiatienemer kan daartoe het ingevulde formulier downloaden voordat hij het indient, of naar zijn projectmap gaan waar een overzicht van de ingediende verzoeken staat. Daar kan ook een PDF van het ingediende verzoek worden gedownload. Dit betekent dat de gemeente de door de initiatiefnemer ingevoerde gegevens niet meer hoeft terug te tonen.

Wie is verantwoordelijk voor het aanwijzen en inrichten van kanalen als de aanvraag bij een externe organisatie kan worden ingediend? In onze gemeente worden parkeervergunningen bijvoorbeeld bij de parkeerservice aangevraagd.

Antwoord:

Als geen sprake is van een landelijke (centrale) voorziening, is de gemeente zelf verantwoordelijk voor het WMEBV-proof maken van het kanaal. Indien de vergunning bij een externe partner moet worden aangevraagd, is het het college van burgemeester en wethouders dat het hiervoor te gebruiken kanaal moet aanwijzen (al is mandaatverlening hier mogelijk). De inrichting van het kanaal zelf kan aan de parkeerservice worden overgelaten, volgens de daarbij door het college te geven instructies. 
 

Hoe kan de gemeente het juiste betrouwbaarheidsniveaus voor elk type bericht (‘product’) bepalen?

Antwoord:
Welk betrouwbaarheidsniveau een bericht moet hebben, wordt niet door de WEMBV voorgeschreven. De wijze waarop het betrouwbaarheidsniveau kan worden bepaald, de aanduiding daarvan, en de bijbehorende inlogmiddelen, worden geregeld in de Wet Digitale Overheid.

Op basis van de Wet digitale overheid worden regels gesteld, aan de hand waarvan bestuursorganen het betrouwbaarheidsniveau van dienstverlening kunnen bepalen. Om bestuursorganen daarbij te helpen is de Regelhulp betrouwbaarheidsniveaus ontwikkeld, die overheden ondersteunt bij het maken van een keuze voor het gewenste betrouwbaarheidsniveau van een bepaalde elektronische dienst. De Wdo onderkent een drietal betrouwbaarheidsniveaus van overheidsdienstverlening: de betrouwbaarheidsniveaus “laag”, “ substantieel” en “hoog”. Deze worden bepaald aan de hand van een aantal criteria (rechtsgevolg, formeelrechtelijke vereisten, opgeven van persoonsgegevens door de betrokkene, communiceren van persoonsgegevens, risico op fraude of misbruik, verwerking van het BSN, juistheid van opgegeven gegevens, economisch belang en publiek belang) worden ingeschaald. In de Regeling betrouwbaarheidsniveaus en de toelichting daarop, en in de Regelhulp worden voorbeelden gegeven van betrouwbaarheidsniveaus per dienst van een bestuursorgaan. Meer informatie hierover is te vinden in de Handreiking implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Awb) 2023 van BZK.

Moet de gemeente een alternatieve elektronische mogelijkheid bieden als er een technische storing is? Als bijvoorbeeld het aangewezen webformulier niet werkt, moet de gemeente dan een ander kanaal openstellen, of mag indiening dan ook op papier?

Antwoord:

De WMEBV kent niet de verplichting dat er een bij een technische storing een ander elektronisch kanaal moet worden opengesteld. In plaats daarvan kan de gemeente ingeval van een technische storing aan haar kant (‘verminderde elektronische bereikbaarheid’, zie artikel 2:21 Awb) een wettelijke termijn voor de indiening van het bericht verlengen. Ze moet van die verlenging zo snel mogelijk mededeling doen aan de degenen die van het elektronische kanaal gebruik maken. De papieren weg staat in principe altijd open voor de burger, maar het gebruik daarvan is zijn eigen keuze: hij mag niet eenzijdig tot de papieren weg gedwongen vanwege technisch onvermogen aan de kant van de gemeente.

Moeten in het gemeentelijke aanwijzingsbesluit ook de kanalen van gemandateerde organisaties opgenomen worden en zijn die daarmee goed afgedekt of dienen de gemandateerde organisaties hiervoor zelf een aanwijzingsbesluit op te stellen? En daar mogelijk naar verwijzen?

Antwoord:

Artikel 2:13, tweede lid, Awb (zoals ingevoegd bij de Wmebv) luidt: 
2. Bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan wordt voor ieder type bericht als bedoeld in het eerste lid, gelet op de aard en de inhoud van het type bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt, een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden aangewezen.

De bepaling richt zich expliciet tot bestuursorganen. Indien een bestuursorgaan, bijvoorbeeld het college van burgermeester en wethouders wettelijke taken heeft gemandateerd aan ondergeschikte onderdelen van de gemeente zelf of van een (gezamenlijke) omgevingsdienst, dan geldt het aanwijzingsbesluit ook voor kanalen die fysiek bij die onderdelen of diensten zijn ondergebracht. Deze onderdelen of diensten treden immers op uit naam van het bestuursorgaan. Daarbij in te zetten digitale kanalen zijn daarom ook toe te rekenen aan het bestuursorgaan.

Indien de uitvoering van wettelijke taken bij een gemeenschappelijke regeling zijn ondergebracht, is het afhankelijk van de manier van bevoegdheidsverlening of de GR zelf een aanwijzingsbesluit moet maken, of dat een aanwijzingsbesluit van het deelnemende bestuursorgaan volstaat. 
Bevoegdheidsverlening aan een GR kan door middel van attributie, delegatie of mandaat. Bij attributie en mandaat handelt de GR onder de verantwoordelijkheid van de deelnemende bestuursorganen. Het ligt dan voor de hand dat die bestuursorganen het aanwijzingsbesluit vaststellen en daarin digitale kanalen bij de GR vermelden. 
Bij delegatie van bevoegdheden aan de GR, handelt de GR onder eigen verantwoordelijkheid; in dat geval ligt het in de rede dat een in te zetten digitaal kanaal door de GR zelf wordt aangewezen.*

*Zie voor een voorbeeld de Gemeenschappelijke regeling van Kompas, Gemeentelijk collectief voor werk, inkomen en zorg. Een ander voorbeeld zijn belastingsamenwerkingen zoals de Belastingsamenwerking West-Brabant.

We hebben in ons inventarisatie schema een vraag opgenomen of er authenticatie aanwezig is of beschikbaar is bij een product/dienst. Verplicht de Wmebv tot het inrichten van authenticatie daar waar dat nog niet of onvoldoende is geregeld?

Antwoord:

De Wmebv verplicht tot het waarborgen van een adequaat niveau van beveiliging bij het elektronisch bestuurlijk verkeer. Dit betekent dat, indien er nog geen passende authenticatie is ingericht, er maatregelen moeten worden genomen om dit te implementeren.

Beveiligingseisen: De Wmebv stelt dat overheden ervoor moeten zorgen dat de elektronische communicatie veilig en betrouwbaar is. Dit impliceert dat passende beveiligingsmaatregelen, waaronder authenticatie, aanwezig moeten zijn om de identiteit van de gebruikers te verifiëren en gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang.

Verplichting tot Authenticatie: Indien uit de inventarisatie blijkt dat er bij een bepaald product of dienst nog geen of onvoldoende authenticatie is geregeld, zal dit moeten worden aangepakt. Het niet implementeren van voldoende beveiligingsmaatregelen, waaronder authenticatie, is in strijd met de eisen van de Wmebv.

Risico gebaseerde benadering: De specifieke eisen voor authenticatie kunnen variëren afhankelijk van het risico en de gevoeligheid van de gegevens die worden verwerkt. Een risicobeoordeling kan helpen bepalen welk niveau van authenticatie noodzakelijk is. Voor sommige diensten kan eenvoudige authenticatie voldoende zijn, terwijl andere diensten mogelijk sterkere, meervoudige authenticatiemethoden vereisen.

Advies:

Gebruik de resultaten van jullie inventarisatie schema om te identificeren waar authenticatie momenteel ontbreekt of onvoldoende is.
Stel een plan op om de benodigde authenticatie te implementeren of te verbeteren, gebaseerd op de risico’s en vereisten van de specifieke producten en diensten.
Zorg ervoor dat alle noodzakelijke authenticatie maatregelen tijdig worden geïmplementeerd om te voldoen aan de eisen van de Wmebv.

Wanneer inwoners, bedrijven of anderen bij een bestuursorgaan moeten inloggen om toegang tot de elektronische dienstverlening te kunnen krijgen, bepaalt overigens artikel 6 van de Wet digitale overheid (Wdo) dat dat bestuursorgaan de betrouwbaarheid van deze dienstverlening moet vaststellen. De wijze waarop het betrouwbaarheidsniveau kan worden bepaald en de bijbehorende inlogmiddelen, wordt daarmee niet door de Wmebv vastgelegd maar door de Wdo en de daarop gebaseerde Regeling betrouwbaarheidsniveaus authenticatie elektronische dienstverlening. 

De Wdo onderscheidt een drietal betrouwbaarheidsniveaus van overheidsdienstverlening: de betrouwbaarheidsniveaus “laag”, “substantieel” en “hoog”. Wanneer welk betrouwbaarheidsniveau vereist is, wordt bepaald aan de hand van de in artikel 2, tweede tot en met het vierde lid, jo. Bijlage 2 van de Regeling opgenomen criteria:

Worden persoonsgegevens verwerkt? Zo ja, wat is de aard van de te beschermen gegevens en de aard en omvang van de verwerking?; 
Worden er basisregistratiegegevens gewijzigd door de dienst?; 
Hoe groot is het economisch belang bij de dienst?

Om bestuursorganen te helpen het passende betrouwbaarheidsniveau voor de toegang tot elektronische diensten te bepalen, is naast de Regeling de Regelhulp betrouwbaarheidsniveaus ontwikkeld. Bestuursorganen kunnen om betrouwbaarheidsredenen zelf bepalen of ze een hoger betrouwbaarheidsniveau voor een elektronisch kanaal noodzakelijk vinden. Relevant is dat een beredeneerde afweging wordt gemaakt rondom het in te zetten betrouwbaarheidsniveau. In de Handreiking implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer 2023 van het ministerie van BZK is in dit verband een verkorte risicoanalyse uit de Regeling opgenomen (p. 29 30).
 

Bepaalt de WMEBV binnen welke termijn een ontvangstbevestiging moet worden gestuurd?

Antwoord:

De WMEBV bepaalt niet wanneer de ontvangstbevestiging gestuurd moet worden. Artikel 2:17 lid 1 Awb bepaalt alleen dat het bestuursorgaan de ontvangst van een elektronisch officieel bericht, dat volgens de juiste manier en met inachtneming van eventueel aan de elektronische verzending gestelde nadere eisen is ingediend, bevestigt. Het maakt daarbij niet uit of het bericht via e-mail of via een e-formulier is ingediend.

Er moet wel rekening mee worden gehouden dat als de ontvangstbevestiging (lang) op zich laat wachten, de verzender kan denken dat er iets is misgegaan met het verzenden van het bericht en hij/zij het bericht nog een keer of op een andere manier gaat verzenden. Het uitblijven van de ontvangstbevestiging is voor de verzender namelijk in principe een aanwijzing dat de gemeente het bericht niet heeft ontvangen. Om onnodige acties van de verzender te voorkomen, is het raadzaam om de ontvangstbevestiging snel na de ontvangst van het bericht te sturen.

De ontvangstbevestiging hoeft overigens niet te worden gestuurd als: 

• de gemeente en de verzender gebruikmaken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking (bijv. een berichtenbox) en de verzender in dat systeem kan zien dat het bericht voor de gemeente beschikbaar is, of
• de gemeente van de verzender geen elektronisch adres heeft ontvangen.

Bij onze huidige online formulieren sturen we bij het afronden van de aanvraag automatisch een mail naar de aanvrager. Wordt dat volgens de WMEBV ook als ontvangstbevestiging gezien? De aanvraag is dan in feite nog niet bij ons binnengekomen. Of moeten we de ontvangstbevestiging versturen als de aanvraag in het zaaksysteem is binnengekomen?

Antwoord:

De WMEBV schrijft niet zo heel precies voor hoe/op welk moment de ontvangstbevestiging moet worden verzonden. 

Artikel 2:17 lid 1 bepaalt “Een bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van een elektronisch bericht als bedoeld in art. 2:13 lid 1, dat is verzonden overeenkomstig het tweede lid van dat artikel en met inachtneming van de nadere eisen, gesteld krachtens het derde lid van dat artikel, tenzij […]”. De verwijzing naar het tweede en derde lid van het artikel impliceert dat de gemeente de ontvangst van berichten moet bevestigen die volgens het juiste kanaal en met inachtneming van eventueel aan de elektronische verzending gestelde nadere eisen zijn ingediend. Een ontvangstbevestiging fungeert daarmee als bewijs dat het bericht is binnengekomen en dat de indiening volgens de voorgeschreven wijze is gelukt. Als het mogelijk is een dergelijke ontvangstbevestiging via een geautomatiseerde verzending van een e-mail na de afronding van de aanvraag te versturen, wordt daarmee aan de WMEBV voldaan. Er hoeft dan niet per sé te worden gewacht met het versturen van de ontvangstbevestiging, totdat de aanvraag in het zaaksysteem is binnengekomen. Ook volgens de wetgever kan een ontvangstbevestiging geautomatiseerd worden verzonden door het elektronisch systeem waarmee het bericht wordt ontvangen.

Hoe moet je als gemeente omgaan met aanvragen die in een verkeerd 'kanaal' gedaan worden? Waar wordt dit opgelost en door wie (handmatig) of welk systeem onderdeel geconstateerd en gemeld aan medewerker of burger?

Antwoord:

Volgens de WMEBV kan de gemeente bij het gebruik van een verkeerd kanaal ermee volstaan de afzender te wijzen op de juiste wijze van verzending. Op deze hoofdregel bestaan volgens de wet drie uitzonderingen (waarbij de gemeente het bericht dus wel in ontvangst moet nemen en verder moet behandelen): 

1. Het bestuursorgaan kan het bericht zonder nadere (technische) bewerking behandelen als ware het op de goede manier ingediend; 

2. Het bericht betreft een bezwaarschrift of administratief beroepschrift; of 

3. Er is voor het betreffende type bericht geen wijze van verzending aangewezen (terwijl dat wel had gemoeten).  

De gemeente moet dus een check doen of de verzender erop moet worden gewezen dat een verkeerd kanaal is gebruikt en welk kanaal het goede is, of dat sprake is van een van de drie genoemde uitzonderingssituaties. De gemeente zou er overigens ook voor kunnen kiezen, voor zover dat technisch mogelijk is, elk bericht wel gewoon te behandelen, ook al is dat via een verkeerd kanaal ingediend. De wet zegt namelijk dat het bestuursorgaan het bericht “kan” afwijzen, niet dat dat persé moet. 

Het hangt van de interne organisatie van de gemeente af, hoe procesmatig wordt geregeld hoe en door wie (handmatig of automatisch) de afhandeling van verkeerd ingediende berichten plaatsvindt.

Als de gemeente een bepaald kanaal, bijvoorbeeld e-mail, niet als kanaal aanwijst waarlangs officiële berichten elektronisch kunnen worden verzonden en een burger dient langs die weg een bezwaarschrift in, moeten we dat bericht dan behandelen?

Antwoord:

Nee, dat hoeft niet. In dit geval hoeft de gemeente niet te reageren naar de indiener, omdat ze de behandeling van het bericht niet heeft kunnen inrichten in de organisatie. Het kanaal e-mail is immers voor geen enkel officieel bericht opengesteld. Deze situatie wordt geregeld in artikel 2:16 lid 2 Awb dat bepaalt: 
‘Een bestuursorgaan is niet gehouden op een bericht als bedoeld in het eerste lid te reageren, indien het bericht is verzonden op een wijze die niet voor enig bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, is aangewezen.’
Overigens mag de gemeente wel reageren als ze het bericht zou zien binnenkomen.

Een van de eisen van de wet is dat gegevens toegankelijk moeten zijn nadat een burger of bedrijf gegevens heeft ingevuld voor een aanvraag. Klopt het dat als iemand een e-mail stuurt met bijlagen, het terug tonen van de ingevulde gegevens (met daarin ook die bijlagen) niet nodig is?

Antwoord:
Op grond van artikel 2:17 lid 2 Awb moet de gemeente de ingevoerde gegevens aan de verzender op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze ter beschikking stellen, indien het bericht door de rechtstreeks invoer van gegevens in een systeem voor gegevensverwerking van het bestuursorgaan wordt verzonden.

Deze verplichting geldt daarmee alleen voor webformulieren en andere e-formulieren, omdat de daarin ingevulde gegevens niet meer zichtbaar zijn voor de indiener. Het terugtonen van via e-mail ingediende gegevens, is dus niet nodig.

Bij het invullen van de gegevens op ons webformulier kan de burger alleen de gegevens inzien als die alles heeft ingevuld. Deze vertoning is voordat de aanvraag is ingediend. Nadat de burger op de verzendknop heeft geklikt kunnen de gegevens niet meer worden ingezien of worden gedownload. Wordt hiermee alsnog aan de eisen van de wet voldaan of niet?

Antwoord:

Artikel 2:17 lid 2 Awb regelt dat de gemeente de ingevoerde gegevens aan de verzender op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze ter beschikking stelt. In de memorie van toelichting bij de WMEBV wordt aangegeven dat de via een web- of contactformulier ingevulde gegevens voor de indiener toegankelijk moet zijn. Vaak is het zelf printen van een formulier lastig of onmogelijk. Er moet daarom een terugmelding/ terugkoppeling van de ingevulde gegevens zijn. Die terugmelding moet bovendien op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier gebeuren. Als het bestuursorgaan om veiligheidsredenen een webformulier heeft aangewezen, dan kan het niet zo zijn dat de via dat formulier ingevoerde gegevens alsnog onbeveiligd in een e-mail worden retour gezonden. In dat geval zullen de ingevoerde gegevens op een andere manier toegankelijk moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld via een link naar een beveiligde omgeving waar de gegevens beschikbaar worden gesteld, via een bestand dat na het invoeren van de gegevens maar voor het beëindigen van de sessie, kan worden gedownload of met een bericht in een beveiligde berichtenbox. Zie: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-35261-3.html (par. 3.4.4).

Uit de memorie van toelichting leiden wij af dat de via een e-formulier ingevoerde gegevens voor de indiener toegankelijk moeten zijn (en blijven) ook nadat deze de aanvraag heeft verzonden. Het “ter beschikking stellen” van de gegevens betekent dus dat de indiener over deze gegevens moet kunnen blijven beschikken. Er zouden onvoldoende waarborgen voor de burger worden getroffen, indien hij/zij de gegevens alleen (kort) zou kunnen inzien na het invullen van het formulier en deze daarna ‘verdwijnen’.

Binnen welke termijn dient de terugmelding van ingevulde gegevens, bijvoorbeeld door de ingevoerde gegevens via een (beveiligde) link ter beschikking te stellen, plaats te vinden? En hoelang moet een dergelijke link beschikbaar blijven voor de verzender?

Antwoord (voorlopig):
De wet bevat geen termijn waarbinnen het terug tonen van de ingevoerde gegevens minstens moet plaatsvinden, maar het ligt voor de hand daar niet lang mee te wachten. Indien de gegevens via een link naar een beveiligde omgeving beschikbaar worden gesteld, kan terug tonen bijvoorbeeld gebeuren via een bestand dat na het invoeren van de gegevens maar voor het beëindigen van de sessie, kan worden gedownload.

De wet stelt ook geen termijn aan het (minimaal) beschikbaar blijven van de (link naar de) ingevoerde gegevens. Gelet op de achtergrond van artikel 2:17 lid 2 Awb dat de gegevens voor de verzender toegankelijk moeten zijn, is het niet zorgvuldig en behoorlijk als de toegankelijkheid van de gegevens (te snel) wordt afgebroken. Indien de verzender de gegevens via een beveiligd link kan downloaden en opslaan en de gemeente deze link niet blijvend wil laten werken, dan ligt het in de rede dat de verzender er actief op gewezen wordt hoelang de link actief blijft. Dat moet een voldoende lange periode zijn. De verzender weet dan dat hij de gegevens binnen die periode moet downloaden en opslaan. De gestelde periode moet voldoende lang zijn voor de verzender.

ANTWOORD

De notificatieplicht geldt alleen indien een systeem voor gegevensverwerking wordt gebruikt waarin de geadresseerde toegang heeft tot het bericht (bijv. een berichtenbox of Mijnomgeving). De VNG heeft de eisen rondom het notificeren van berichten in een afzonderlijk document op een rij gezet, zie: Eisen Wmebv ontvangstbevestiging en notificeren. Ze staan volledigheidshalve ook hieronder opgesomd: 

• De notificatie moet binnen 48 uur na plaatsing van het bericht in het systeem voor gegevensverwerking aan de geadresseerde van het bericht worden gestuurd; 
• De notificatie moet het bericht ontsluiten (bijv. als de notificatie per app wordt gestuurd) 

      Als niet voor het ontsluiten van het bericht wordt gekozen, geldt het volgende:

• De notificatie moet de volgende informatie bevatten: 
  1.) het bestuursorgaan dat het bericht in het systeem van gegevensverwerking heeft geplaatst, 
  2.) de aard en rechtsgevolgen van het bericht (bijv. is het een ontvangstbevestiging, een beschikking, een betalingsverplichting, een uitnodiging voor het geven van een zienswijze of een uitnodiging voor een hoorzitting; en wat betekent dit bericht voor de burger.)
  3.) indien van toepassing, de termijn waarbinnen de geadresseerde kan of moet reageren (bijv. termijn waarbinnen bezwaar kan worden gemaakt tegen een besluit, een betaling moet zijn verricht, of stukken kunnen worden ingediend).  
• Als de notificatie niet met succes bij de geadresseerde kan worden bezorgd, moet de kennisgeving nog een keer worden verzonden of moet de gemeente op een andere manier contact zoeken met de geadresseerde om hem te laten weten dat de notificatie niet kan worden bezorgd. 
  Toelichting: Het hangt af van de soort bounce welke actie de gemeente moet nemen: bij een soft bounce (een tijdelijk probleem bij het afleveren van de notificatie), moet de gemeente de notificatiemail nog een keer sturen naar hetzelfde adres. 
  Bij een hard bounce (een permanent probleem bij het afleveren van de notificatie) waarbij de gemeente herhaaldelijk een melding krijgt dat een notificatie niet is ontvangen, heeft nog een keer verzenden van de notificatie naar hetzelfde mailadres geen zin. In dat geval moet de gemeente zich inspannen om de geadresseerde op een andere manier voor notificaties te bereiken. Zij kan dat doen door de geadresseerde per post of - zo mogelijk per sms of telefonisch -, ervan op de hoogte te stellen dat de notificatie niet aankomt en van wat diegene daaraan voor de toekomst kan doen. 
• Indien de notificatie niet is verzonden óf de burger deze niet heeft ontvangen, leidt dat ertoe dat een overschrijding van een termijn die is begonnen te lopen met de verzending van het bericht zelf, hem/haar niet kan worden tegengeworpen. Van de gemeente wordt dan verwacht dat ze zo nodig bewijst, met een logverslag, dat de notificatie is verzonden en geen bericht is ontvangen dat de aflevering is mislukt. Als de gemeente kan aantonen dat de notificatie is verzonden, zo nodig een tweede keer als de eerste aflevering is mislukt, moet de geadresseerde aantonen dat deze niet is ontvangen en dat dat niet aan hem/haar is te verwijten.

Hoe moet de gemeente omgaan met berichten die, ook na herzenden, niet aankomen?

Antwoord:

De WMEBV bevat hierover geen uitputtende regels. Geregeld is dat als de gemeente een elektronisch bericht niet met succes kan bezorgen bij de geadresseerde, het bericht nogmaals of op een andere manier wordt verzonden (artikel 2:11 lid 1 Awb).

Als het gaat om berichten die niet via een berichtenbox worden verzonden, geldt het volgende. Het is afhankelijk van de oorzaak van het niet kunnen bezorgen van het bericht, wat de gemeente moet doen. Bij een tijdelijk afleverprobleem (een soft bounce), moet de gemeente het bericht nog een keer naar hetzelfde elektronische adres versturen (al dan niet na aanpassing van de inhoud of omvang van het bericht of type bestand of op een later tijdstip). Die tweede verzending kan bijvoorbeeld een dag nadat de melding dat de eerste verzending niet is ontvangen, plaatsvinden en moet dus niet meteen na die melding geschieden. Daarmee neemt de kans toe dat de tijdelijke oorzaak van het afleverprobleem inmiddels is verholpen. 
Bij een permanent afleverprobleem (een hard bounce) heeft nogmaals verzenden geen zin. De gemeente moet de geadresseerde dan om een ander (juist en actueel) elektronisch adres vragen of het bericht per papieren brief verzenden. Het bestuursorgaan moet dus moeite doen om de geadresseerde uiteindelijk te bereiken.

De tweede verzending van het bericht geldt als tijdstip waarop het bericht is verzonden (artikel 2:11 lid 3 Awb) en als het om een besluit gaat (dat niet via een berichtenbox is verzonden), als bekendmaking van dat besluit.

Stel, gaandeweg een elektronische aanvraag om een besluit constateert het digitale systeem dat de burger niet in aanmerking komt voor het gevraagde door de antwoorden die hij heeft gegeven. Bijvoorbeeld: op de vraag ‘Bent u woonachtig in deze gemeente?’ antwoordt de burger: ‘Nee’. Is het dan toegestaan dat het systeem een bericht verstuurt in de volgende trant ‘U kunt niet verder, u voldoet niet aan de voorwaarden voor deze aanvraag’? 
Of dient onder een dergelijke afwijzing van het gevraagde een gemotiveerd besluit ten grondslag te liggen met een verwijzing naar een bezwaarclausule?

Antwoord (voorlopig):
Ingeval de aanvrager/aanvraag op inhoudelijke gronden niet voldoet aan de vereisten voor het nemen van het gevraagde besluit (bijv. het zijn van inwoner van de gemeente), zal het bestuursorgaan de aanvraag moeten afwijzen. Daarbij dient er een inhoudelijke beslissing tot afwijzing van de aanvraag te worden genomen die aan alle daaraan gestelde wettelijk eisen moet voldoen, waaronder een deugdelijke en kenbare motivering en het opnemen van een rechtsmiddelenclausule. Het feit dat de aanvraag om een besluit elektronisch is ingediend, maakt dit niet anders ten opzichte van een aanvraag die per post is ingediend.

Moet er voor de zorgplicht, die per 1 januari 2024 van kracht wordt, ook een collegebesluit komen of moet je gewoon uitvoering geven aan die zorgplicht?

Antwoord:

Het is niet verplicht om voor de uitvoering van de zorgplicht een collegebesluit te nemen. Met de bepaling over de zorgplicht heeft de wetgever wel beoogd bestuursorganen te verplichten beleid te voeren over de manier waarop ze met hun inwoners/bedrijven communiceren en dat beleid ook te publiceren (dit staat in de memorie van toelichting. De vorm hiervan is vrij: er kan voor worden gekozen een handreiking, protocol, visiedocument etc. te maken. Inwoners/bedrijven kunnen de gemeente aanspreken op het bestaan van dit beleid en de toepassing van maatregelen die daaruit voorvloeien.