Stagiairs aantrekken: een gemiste kans als je het niet doet, zegt Cynthia Wassens, recruiter bij de gemeente Deventer. ‘Zowel voor de stagiair als voor de gemeente, zeker in deze tijd van arbeidsmarktkrapte. Ook bij ons staan sommige vacatures al vier jaar open. Dat zijn plekken die we best met goed begeleide stagiairs hadden kunnen invullen. Helaas waren we daar zelf tot nu toe niet zo actief mee. Stagiairs dienen zich wel aan, maar vooral op eigen initiatief. We waren zelf niet echt gericht op zoek en we kregen vooral open sollicitaties.’
Zoals die van Lisa van de Kraats, student Business Management aan de Hogeschool Saxion in Deventer. Sinds september loopt ze haar vierde­jaarsstage op de HR-afdeling van Deventer. ‘Ik had al een paar stages in het bedrijfsleven gedaan, maar ik was ook wel benieuwd hoe het bij de overheid is. Zo kan ik straks goed de afweging maken. Ik loop mee met de HR-adviseurs, dus ik doe vooral werving en selectie en verzuim. Hartstikke leuk. Ik ben er nu eigenlijk al wel uit dat ik na mijn afstuderen sowieso bij een non-profitorganisatie wil werken. Het maatschappelijk doel en iets voor de samenleving betekenen, trekt me toch meer dan winst maken voor een bedrijf. Door mijn stage bij de gemeente ben ik daarachter gekomen.’
‘Super natuurlijk, studenten die zelf initiatief nemen en gewoon bij ons aankloppen voor een stage’, zegt Wassens. ‘Maar door proactiever te werven, kunnen we ons als gemeente beter op de kaart zetten. Door een positieve stage-ervaring onthouden studenten ons en zullen ze, als ze later een echte baan zoeken, ook eerder bij ons aankloppen.’

Verbeteren
Precies om die reden deed Deventer onderzoek naar de huidige stand van zaken. De gemeente heeft daar – heel toepasselijk – een stagiair opgezet. Wassens: ‘Zij is vorig jaar een onderzoek gestart over hoe wij ons stagebeleid kunnen verbeteren en hoe we meer jongeren aan ons kunnen binden. Ze interviewde teammanagers: werken zij weleens met stagiairs, en hoe bevalt dat? Waar lopen ze tegenaan, en wat belemmert hen om met stagiairs aan
de slag te gaan? Er is een groot verschil tussen de afdelingen, zo bleek. Sommige afdelingen werken structureel met stagiairs en vullen daar zelfs vacatures mee in. Op andere afdelingen hebben ze nooit een stagiair.’

Sociale interactie
Avelien Haan-Kamminga is afstudeercoördinator bij de opleiding Bestuurskunde aan de Stenden Hogeschool in Leeuwarden. Zij noemt de uitkomsten van het onderzoek ‘herkenbaar’. ‘Veel van onze studenten lopen stage bij een gemeente. In de manier waarop gemeenten het aanpakken, zien we grote verschillen. Sommige zijn heel georganiseerd en gestructureerd. Ze hebben een apart clubje waar ze van alles voor organiseren, die hun ervaringen delen en steun hebben aan elkaar hebben. Vaak ook met een paar vaste aanspreekpunten waar ze terechtkunnen als ze ergens tegenaanlopen. Andere hebben een meer versnipperd stagebeleid of iedere afdeling doet het op haar eigen manier.’
Natuurlijk kosten stagiairs tijd en energie, weet ook Haan-Kamminga. ‘Juist daarom is het belangrijk om goed na te denken over wat je precies van een stagiair vraagt en waar je hem of haar voor inzet. Uitzoekklussen of het doen van vergelijkend onderzoek, het uitspitten van jurisprudentie en bezwaarschiften of het bevragen van andere gemeenten of externe partijen. Klussen waar je zelf geen tijd voor hebt maar die wel gedaan moeten worden. Zorg er vooral voor dat helder is wat ze moeten doen, zodat ze zelfstandig aan de slag kunnen. Belangrijk is ook om te zorgen voor concrete aanspreekpunten. Niet een, maar liefst twee of drie, zodat de stagiair altijd wel ergens terechtkan. Stagiairs vinden het daarnaast ook fijn om onderling contact te hebben. Sociale interactie is zo belangrijk. Zeker in deze digitale tijd waarin veel mensen thuiswerken en vergaderen vaak online gebeurt.’

Ik wil na mijn afstuderen sowieso bij een non-profitorganisatie werken

Goede match
Het stageonderzoek leverde Deventer onder meer een toolkit op voor HRM en managers. Ook heeft het nu een overzicht van interessante opleidingen voor elke afdeling. ‘Niet alle teammanagers weten bijvoorbeeld dat er een studierichting is over klimaat en management’, zegt Wassens. ‘Dat is juist in deze tijd met het energievraagstuk ontzettend handig. De toolkit biedt daarnaast ook handvatten waarmee we veel proactiever aan de slag kunnen met het werven van stagiairs. Via onze eigen communicatiekanalen bijvoorbeeld, maar ook via vacaturesites en sociale media. Want daar maakten we tot nu toe eigenlijk nauwelijks gebruik van.’
De voornaamste reden om geen stagiairs aan te nemen, zit ’m volgens Wassens in tijdgebrek. Ook daar geeft de toolkit houvast. ‘Collega’s hebben het te druk om stagiairs te begeleiden en om een passende opdracht te formuleren of ze weten niet precies wat van ze wordt verwacht. Natuurlijk heeft iedere stagiair begeleiding nodig. Maar het is vooral belangrijk om eerlijk te zijn over wat je zoekt en wat je als gemeente kunt bieden. Als we in de vacature zetten dat we een stagiair zoeken die zelfstandig aan de slag kan en precies beschrijven wat we van de stagiair verwachten en wat wij te bieden hebben, dan kan er een heel goede match ontstaan.’
Zoals met stagiair Jetske Mulder. Ze studeert Facility Management op Hogeschool Saxion in Deventer. Zij loopt sinds kort haar tweedejaarsstage bij de gemeente, op de afdeling facilitaire zaken. ‘Samen met mijn docent was ik op zoek naar een stage waar ik zo’n breed mogelijk beeld van facilitair kon krijgen. Mijn begeleider stelde toen de gemeente voor. Daar zitten veel studenten van onze school. Na een gesprekje met de toenmalige stagiair was ik enthousiast.
‘Ik heb het heel erg naar mijn zin. Ik zit achter de servicedesk en ik krijg alle meldingen en storingen binnen en daar moeten we op reageren. Ik mag van alles doen en ik krijg best veel verantwoordelijkheid en eigen taken. Echt een concrete rol dus waarin ik iets kan betekenen voor de gemeente en dat vind ik wel heel fijn.’