Triage Leefomgeving adviseert onder meer over de te nemen stappen. Bijvoorbeeld om het verder te bespreken aan de omgevingstafel.

Doel

Uiteindelijk wordt het voor het geluk van de inwoner gedaan. De inwoner is erbij gebaat dat informatie bij de gemeente terug te vinden is, dat hij duidelijkheid krijgt over het vervolg van zijn vraag of initiatief en dat zijn vraag uiteindelijk snel en vakkundig wordt beantwoord. 
Maar ook dat hij dezelfde behandeling en hetzelfde proces krijgt als zijn buurman. De behandeling van (aan)vragen en initiatieven worden getrechterd, geüniformeerd en is traceerbaar zodat de initiatiefnemer beter en sneller geholpen wordt. Door samen alle binnenkomende zaken op de juiste manier te registreren komt er in de toekomst beter zicht op werkvoorraden en werkdruk, waardoor er beter inzicht is en eventueel kunnen bijsturen. Tevens levert het intern in de organisatie op dat er meer integraal besloten wordt.

Succesvol   

Gewerkt wordt aan een continue verbetering van de dienstverlening en het efficiënter inrichten van processen.  

• Inwoners initiatieven worden geregistreerd en zijn vindbaar 
• Integraliteit, samenwerken, feedback geven en ontvangen
• Er wordt voldaan aan de bedoelingen van verschillende wetten

• Door te starten met een visie en de middelen die er waren zonder compleet uitgewerkt plan heeft de organisatie geleerd dat dit een succesvolle aanpak kan zijn voor een project. Omdat je niet alles tot in de details hebt uitgewerkt kost het minder tijd en capaciteit om te gaan starten en door de "learning on the job" verder te ontwikkelen.
  Uit interne evaluaties blijkt dat collega's over het algemeen tevreden zijn over het proces van inrichting en uitvoering. Hoge mate van toegankelijkheid.

  Ook de inwoner voelt zich gezien, gehoord en begrepen. Externe evaluatie volgt in 2024.
  Er was vanuit verschillende stakeholders in eerste instantie veel weerstand  
   

• angst voor het onbekende 
• niet weten of het noodzakelijk is zo'n grote wijziging op de afdeling aan te brengen 
• inzicht in werkzaamheden
• zaken uit handen geven 
• collega's die gaan over archivering of ICT processen zagen moeilijkheden

Waardevol   

Er wordt maatwerk geleverd op basis van behoefte en geluisterd naar de vraag achter de vraag. Er wordt meegedacht over (aan)vragen en helderheid gegeven over processen.  
We denken in oplossingen en mogelijkheden. Inwoners voelen zich gezien, gehoord en begrepen. Ze hebben een aanspreekpunt die actief meedenkt en zorgt voor duidelijkheid. Servicetermijnen worden gehaald door aansturing en monitoring.  
Er wordt gekozen voor een persoonlijke benadering. De inwoners worden ontvangen in het huis van de Gemeente Dronten of komen op locatie.
Er wordt gewerkt aan een intern "gezamenlijk geheugen" omdat alles transparant wordt besproken en gedeeld. Omdat nu alle (aan)vragen op 1 plek binnenkomen en worden vastgelegd is het minder kwetsbaar dan dat het bij 1 persoon ligt.
Bepaalde vragen kunnen leiden tot een heroverweging en aanpassing van de gemeentelijke regelgeving omdat we de opgehaalde feedback ook de organisatie inbrengen.

Herbruikbaar   

Iedere organisatie zou in theorie 1 ingang kunnen creëren met gebruik van eigen zaaksysteem en personeel. In Dronten zijn er 3 collega's aangenomen en is de bestaande administratie van VTH overgegaan naar Triage. Er is bij aannemen van nieuwe collega's niet ingezet op kennis van het vak maar op vaardigheden als: sociaal, behulpzaam, dienstverlenend, verbindend en luisterend oor.
Het proces is in beeld gebracht door middel van een proceskaart, een geschreven document en een aantal infographics. Er is een processpecialist gekoppeld aan Triage die continu aanpassingen kan doen als er nieuwe relevante informatie gewijzigd moet worden aan het proces.

Winnen    

Triage Leefomgeving is een aanwinst voor het fysiek domein omdat er aan de voorkant stevig ingezet wordt op betere dienstverlening, integraal besluiten en het samenwerken van verschillende afdelingen wat een goede tegenhanger is van de overwegend praktische en toetsende vaardigheden van de vakspecialisten. Daarnaast draagt het bij aan het behalen van de beoogde doelen van meerdere wetten (Omgevingswet, WOO).

Dit praktijkvoorbeeld was een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2024.