Zaanstad experimenteert met omgevingstafels voor snellere vergunningverlening

VNG Magazine nummer 3, 22 februari 2019

Auteur: Paul van der Zwan | Beeld: gemeente Zaanstad

De Omgevingswet schrijft een veel snellere afhandeling voor van vergunningen. Zaanstad en de VNG werkten samen aan een oplossing: uitgebreid vooroverleg met betrokkenen aan zogeheten omgevingstafels. Het proefdraaien binnen die gemeente verloopt naar wens.

Beeld uit een voorlichtingsfilmpje over de Zaanse omgevingstafel met rechts Yousuf Yousufi


De invoering van de Omgevingswet werpt haar schaduw al jaren vooruit. Met de wet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Dat maakt het onder meer makkelijker om met bouwprojecten te beginnen. 
De Omgevingswet treedt in 2021 in werking. Gemeenten zijn volop bezig met de voorbereiding, want ook op hen heeft de nieuwe wet veel impact. Een van de vele voorbeelden vormt het proces van vergunningverlening. Dat gaat flink op de schop. Zo gaat de termijn van de complexe vergunningaanvraag terug van 26 naar 8 weken. Yousuf Yousufi, leider Project Ketensamenwerking Omgevingsvergunningen van de gemeente Zaanstad: ‘Alleen dat al is een grote opgave voor gemeenten. Ingewikkelde plannen vergen vaak goedkeuring van ketenpartners zoals de provincie, het waterschap, de brandweer, GGD, regionale uitvoeringsdiensten en Rijkswaterstaat. Daarnaast hebben we vaak veel adviezen nodig van interne afdelingen. Dat vraagt de nodige tijd, en die hebben we straks nauwelijks meer.’

Toetsing
Net als de termijn van vergunningaanvragen verandert de toetsing ervan. Momenteel toetsen de gemeente en de ketenpartners een vergunningaanvraag. Deze leggen zij naast bijvoorbeeld het bestemmingsplan, de welstands- of de bouwkundige regels. Yousufi: ‘Zijn alle delen van die toets positief, dan wordt een vergunning verleend, maar is het oordeel op één of meer onderdelen negatief, dan volgt weigering van de vergunning.’
De Omgevingswet verandert dat uitgangspunt. Yousufi: ‘“Nee tenzij” wordt “ja mits”. Dat vraagt om een andere manier van voorbereiding.’
Zaanstad experimenteert daar al een tijdje mee. De VNG heeft samen met die gemeente een dialoogmodel ontwikkeld; daarin staat de zogeheten omgevingstafel centraal. ‘Aan die tafel zitten onder andere de initiatiefnemers, ketenpartners, bedrijven en belanghebbenden. Uitgangspunt is: hoe maken we uitvoering van een project mogelijk? We bespreken ook wie dat doet en wat de rol is van de gemeente.’ Hieruit rolt een advies waarmee de initiatiefnemer de vergunningaanvraag kan uitwerken en indienen. ‘Zo lukt het wel om de vergunningaanvraag binnen acht weken af te handelen.’

Bevoegd gezag
De Omgevingswet bepaalt ook dat bij vergunningaanvragen waar meerdere overheden regels voor stellen, voortaan één bevoegd gezag wordt aangewezen als coördinator van de afhandeling. Tot nu toe is de gemeente doorgaans het bevoegd gezag, maar vanaf 2021 kan dat ook een van de ketenpartners zijn. Overigens verwacht Yousufi dat gemeenten desondanks straks nog veelal die rol op zich zullen nemen. ‘Maar we moeten aan de omgevingstafel wel goede afspraken maken met de ketenpartners over het proces en de termijn van afhandeling; daaronder ook de GGD als nieuwe partner, want gezondheid wordt een belangrijke toets in de Omgevingswet.’
Bij de transparantie die de Omgevingswet propageert, hoort dat initiatiefnemers het proces van vergunningverlening goed kunnen volgen. Er is zelfs sprake van een gelijkwaardige informatiepositie voor de initiatiefnemer. 
Regels zullen begrijpelijk uitgelegd moeten worden. ‘Ook hieraan moeten we als gemeente tijdig in het proces aandacht besteden; de omgevingstafel is daarvoor goed geschikt.’
De Omgevingswet stelt participatie als belangrijke eis bij de vergunningaanvraag. ‘Voor de daadwerkelijke aanvraag moeten we afspraken maken over de rol van de gemeente en de initiatiefnemers en over hoe het overleg met direct betrokkenen wordt geregeld. Initiatiefnemers worden gestimuleerd om informatie te geven over de manier waarop belanghebbenden zijn gehoord en over de verwerking daarvan in hun plan.’ 
Ook onder de nieuwe wet zal dus veel overleg plaats moeten vinden. ‘De truc van onder meer de omgevingstafel is om een groot deel van dat overleg te voeren vóór de daadwerkelijke aanvraag van de vergunning. Zodoende halen we de acht weken van het formele traject waarschijnlijk wel.’

Oefenen
Zaanstad experimenteert al met de omgevingstafels. Het is daarmee een jaar geleden gestart, in samenwerking met de VNG, waterschappen, provincies, Rijkswaterstaat, de GGD en de Omgevingsdienst. Het daadwerkelijk oefenen vindt alleen nog intern plaats. ‘Ambtenaren van verschillende afdelingen komen elke week bij elkaar om de nieuwe initiatieven te bespreken. We oefenen ook om een integraal advies op te stellen dat bepaalt of een initiatief kans van slagen maakt of niet. Dat proberen we per casus dan binnen vier weken af te hebben. Maar hierbij zijn natuurlijk nog geen ketenpartners betrokken en ook geen initiatiefnemers.’ Yousufi is blij met de resultaten tot nu toe: ‘In de casussen komen we steeds tot een door iedereen gedeeld advies, een belangrijke stap straks in het proces van vergunningaanvraag.’ 
Zaanstad wil zo snel mogelijk naar de volgende fase: deelname van ketenpartners als de provincie en Rijkswaterstaat aan het experiment met de omgevingstafels. ‘Dat willen we echt dit jaar gaan doen. In de praktijk zijn dat natuurlijk belangrijke spelers, ze hebben overigens al met ons meegedacht, maar het is van groot belang dat we ook met hen goed oefenen.’ Hetzelfde geldt natuurlijk voor de initiatiefnemers. ‘Die nemen we mee in de laatste fase van ons experiment. Zodoende wordt ons experiment met de omgevingstafels steeds breder.’

Vooroverleg
De omgevingstafels vormen in feite het vooroverleg. Het is informeel. Maar als dat erg lang duurt, kan dat een vertekend beeld geven. Het kan dan zijn dat de formele afhandelingstermijn van een vergunningaanvraag van acht weken wordt gehaald, maar dat het vooroverleg heel lang heeft geduurd, misschien wel langer dan zestien weken. En daarmee langer dan de maximale aanvraagtermijn in het huidige proces. Een uiterste termijn van het voortraject staat namelijk niet in de Omgevingswet. Yousufi: ‘Dat klopt, maar ik ga ervan uit dat gemeenten – door het proces intern en met ketenpartners goed in te richten – ervoor gaan zorgen dat het vooroverleg niet te lang gaat duren. Dat is wat de wet beoogt: een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven. En dat is ook wat alle gemeenten hoog in het vaandel hebben staan.’

Meer informatie: vng.nl/omgevingstafel