Op basis van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) kunnen burgers, bedrijven en onderzoeksinstellingen een verzoek indienen bij de gemeente om informatie beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dit zowel voor commerciële als voor niet-commerciële doeleinden. Ook archiefinstellingen zijn onder de reikwijdte van de Who gebracht.
Voor archieven voldoet de Archiefwet 1995 (Aw) al aan het grootste deel van de verplichtingen rond hergebruik. Daarin is geregeld dat iedereen kopieën van openbare archieven kan maken of op zijn kosten kan doen maken (artikel 14 Aw). In de Archiefwet 1995 zijn daarom slechts enkele artikelen van de Who (5,6 en 9) van overeenkomstige toepassing verklaard.
- Machinaal leesbaar format: digitale informatie moet samen met de metadata, in een machinaal leesbaar format beschikbaar worden gesteld. Dit zodat de informatie geschikt wordt voor hergebruik. Bij voorkeur worden er open standaarden en open formaten gebruikt (art. 5 lid 1 Who, art. 17 Aw).
- Inspanningsverplichting digitaliseren: informatie mag in de vorm waarin het verkeert (papier of digitaal) beschikbaar worden gesteld. Digitalisering voor hergebruik is niet verplicht: er geldt hiervoor een inspanningsverplichting (art. 5 lid 2 Who, art. 17 Aw).
- Gelijkheidsbeginsel: aan de toestemming voor hergebruik mogen geen licentievoorwaarden worden gesteld die de mogelijkheden tot hergebruik nodeloos beperken of waardoor de mededinging wordt beperkt gesteld (art 6 lid 2 Who, art 17 Aw).
- Marginale verstrekkingskosten: alleen de marginale kosten voor de verstrekking van informatie voor hergebruik mogen in rekening worden gebracht. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten van een (papieren) kopie of een informatiedrager (dvd, usb-stick). Vooraf moet aan de aanvrager worden medegedeeld hoeveel de kosten bedragen (art 9 Who, lid 1 en lid 4, art. 19 Aw)
Kosten digitalisering
De eventuele kosten van digitalisering van overheidsinformatie mogen niet in rekening worden gebracht, tenzij extra kosten worden gemaakt om te voldoen aan een verzoek om hergebruik. Daarbij mogen de kosten van infrastructuur, archivering, verkoop en marketing en eventuele helpdesk niet worden doorberekend.
Leges of tariefbesluit
De gemeente moet bij de tariefstelling voor het verstrekken van kopieën voor overheidsinformatie zoals opgenomen in legesverordening of tariefbesluit mag alleen marginale verstrekkingskosten in rekening brengen.
In hoofdstuk 10 titel 1 van de tarieventabel van de VNG modelverordening leges wordt op de kostenvoorschriften voor het Gemeentearchief ingegaan.