De grondslag voor de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is te vinden in artikel 33 gemeentewet:
- De raad en elk van zijn leden hebben recht op ambtelijke bijstand.
- De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning.
- De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen een verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording
In artikel 14 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning wordt het volgende bepaald:
Artikel 14. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
1. Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.
Variant 1 (controle verslag door accountant)
2. De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het verslag en brengt advies uit aan de raad.
3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van:
- a. de financiële bijdrage;
- b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;
- c. de wijziging van de reserve, en
- d. de resterende reserve.
Variant 2 (controle verslag door raad)
2. De raad stelt na controle van het verslag de hoogte vast van:
- a. de financiële bijdrage;
- b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;
- c. de wijziging van de reserve, en
- d. de resterende reserve.
De toelichting op het artikel bepaald dat :
Artikel 14. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
Na controle van het door de fractie opgestelde verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage voor de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Omdat dit bedrag af kan wijken van het verstrekte voorschot – en er dus mogelijk een verrekening dient plaats te vinden – wordt tevens de hoogte van het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot vastgesteld. Als het verleende voorschot lager is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan wordt het resterende bedrag alsnog uitbetaald. Als het verleende voorschot hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan kan het onverschuldigde bedrag overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit.
Voorts wordt vastgesteld de hoogte van de wijziging van de reserve en van de resterende reserve (deze kan voor één of beide uiteraard ook nul bedragen). Daarnaast wordt, indien van toepassing, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten vastgesteld.
Omdat de beslissing tot terugvordering evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit is moet deze worden genomen door een bevoegd bestuursorgaan. De voorzitter van de raad is niet als zodanig aan te merken, maar de raad wel. Het is dus niet mogelijk dat de financiële bijdrage en ontvangen voorschot door de voorzitter van de raad wordt vastgesteld.