In gemeente Zwolle is de toegang tot ondersteuning via sociale wijkteams georganiseerd die hoofdzakelijk beschikkingsarm werken, waardoor de regeldruk afneemt. Alleen wanneer het wettelijk verplicht is, wordt een beschikking opgemaakt. De wijkteams liggen op centrale, makkelijk toegankelijke locaties in de wijken. Er is een actieve samenwerking tussen de sociale wijkteams en andere toegangspoorten zoals huisartsen, scholen en andere zorgverleners in de buurt. Deze partijen verwijzen ook door naar de wijkteams.
Wanneer een ondersteuningsplan en het uiteindelijke (gezins)plan worden opgesteld in samenwerking met de burger is dit direct de beschikking. Hierdoor is de regeldruk afgenomen; inwoners hoeven niet op een aparte beschikking te wachten, maar de benodigde zorg kan direct worden ingezet. Begeleiding wordt zoveel mogelijk door één persoon gegeven.
Kenmerken van het goede voorbeeld
- Toegang tot zorg en ondersteuning is laagdrempelig omdat er uitsluitend met een beschikking wordt gewerkt wanneer dat wettelijk verplicht is.
- Actieve samenwerking tussen toegangspoorten die elkaar (in de wijk) weten te vinden.
- Eén ondersteuningsplan, dat enkel bij professionele ondersteuning met een beschikking wordt uitgebreid.
- De burger levert een actieve bijdrage bij het opstellen van een ondersteuningsplan.
Wat is het goede voorbeeld?
De gemeente Zwolle organiseert toegang tot ondersteuning op een laagdrempelige manier door inzet van vijf sociale wijkteams. Sociale wijkteams bestaan uit professionals van verschillende organisaties en zijn in de wijk ingenesteld op locaties waar óók de burgers zijn. Daarnaast is er een telefonisch contactcentrum.
Er is een actieve samenwerking tussen het sociale wijkteam en andere toegangspoorten zoals huisartsen, zorgverleners en scholen in de buurt. Zo hoeft de inwoner niet steeds opnieuw zijn verhaal te vertellen en is de ondersteuning snel gevonden. De regeldruk voor de inwoners vermindert omdat partijen elkaar weten te vinden. Dit zorgt er enerzijds voor dat een inwoner snel op de juiste plek terecht komt en daarmee niet onnodig gegevens hoeft aan te leveren bij eventuele zorg en/of ondersteuningsorganisaties. Daarbij verwijzen partijen zoals huisartsen ook door naar de wijkteams. Kortom: alle partijen houden nauw contact met elkaar. Toegang tot ondersteuning is beter mogelijk wanneer de ondersteuning dicht bij huis te vinden is of daar waar mensen komen, zoals op werk en school.
Als een inwoner een behapbare vraag heeft, dan wordt deze direct geholpen en is er geen sprake van registratie. De registratietijd en onnodige gegevens van burgers in het gemeentelijk systeem worden zo ingeperkt. Als een inwoner met een hulpvraag komt die niet direct beantwoord kan worden, wordt een gesprek ingepland thuis of op een andere aangename plek. De inwoner maakt ter voorbereiding zelf al een ondersteuningsplan en denkt op die manier zelf mee over de ondersteuning die nodig is. Niets wordt besproken zonder inbreng van de inwoner. Zo is de inwoner beter in staat de eigen verantwoordelijkheid en zelfstandigheid te behouden of te ontwikkelen.
Uit het gesprek volgt een definitief ondersteuningsplan. De inwoner ontvangt hiervan na afloop een kopie. In het plan staan gemaakte afspraken omtrent de te bieden ondersteuning. Dit gezamenlijke ondersteuningsplan is ook de beschikking. Er wordt altijd gewerkt met één enkel document, wat de administratieve lasten vermindert. Als er professionele ondersteuning, aanpassingen of hulpmiddelen in huis, begeleiding of hulp in het huishouden nodig zijn, is er naast een ondersteuningsplan sprake van een aparte beschikking.
De begeleiding in een ondersteuningstraject wordt zo veel mogelijk door één persoon geboden, deze medewerker is ook altijd het eerste aanspreekpunt. Wanneer er meer partijen nodig zijn om het probleem op te lossen, werken begeleiders nauw samen, zodat vragen in samenhang en afgestemd opgepakt kunnen worden.
De route binnen het sociaal domein is belangrijk: weten met welk vraagstuk naar welke persoon te gaan. De wijkteams zijn hiervan het laagdrempelige voorportaal. Een mooie illustratie is het taalgebruik op de website van de sociale wijkteams: deze wordt voor meer dan 50% in begrijpelijke taal, B1 niveau, geschreven.
Wat heeft de gemeente ervoor gedaan?
Al vóór 2015 werd er naar de sociale wijkteams doorverwezen bij hulpvragen via aanbieders en bekende partijen van de inwoners. Er was daarmee een goede overdracht wat betreft de transitie.Ook zijn tijdens de transitie externen ingeschakeld, vooral om nieuwe applicaties in te voeren. De gemeente is gaan werken met een datasysteem dat open toegankelijk is. Deze informatie is dus inzichtelijk voor meerdere personen en in te zien in alle fases van het proces. Toegang gaat op basis van autorisatie. Door dit systeem vergemakkelijkt en versnelt het algehele administratieproces.
Verder is de gemeente actief op zoek naar een nieuwe inrichtingsvorm van de organisatie die aansluit bij de vernieuwde vraag in de wijken. Het doel is efficiënter te werken en met kleinere teams te overleggen. Het gaat om directe sturing en vraagstukken die dwars door de organisatie gaan. Budgetten moeten anders worden ingedeeld en medewerkers zijn zich er bewust van dat ze minder in verkokering moeten werken. Tot slot heeft de gemeente de participatieraad uitgebreid en deze meegenomen op verschillende domeinen.
Voor zowel de gemeente, zorgaanbieders en inwoners biedt de vernieuwde werkwijze in de toegang tot ondersteuning voordelen. De burger heeft instemming gekregen over welke ondersteuning er wordt geboden: een gevoel van eigenaarschap. Doordat er onder andere één aanspreekpunt is en het ondersteuningsplan ook de beschikking is, is de toegang tot ondersteuning overzichtelijk en is de burger sneller geholpen.
De gemeente heeft door een laagdrempelige inrichting van de toegang meer gevoel bij wat er in de stad gebeurt. Daarnaast zorgt het feit dat zij slechts met één document werkt per inwoner, te weten het ondersteuningsplan, voor administratieve lastenvermindering. De gemeente hanteert het principe ‘klik-bel-kom’ om efficiënt te kunnen werken. De transformatiebeweging is om ervoor te zorgen dat de juiste doelgroepen zelf bij de juiste informatie komen: preventieve zorg uitdragen zal uiteindelijk ook leiden tot lastenvermindering. Verder heeft de gemeente één backoffice die automatisch beschikkingen genereert. Dit automatische proces zorgt voor minder handelingen. Er zijn geen onnodige beschikkingen meer.
Voor aanbieders van zorg en/of ondersteuning is de administratieve last groter geworden. Dit geldt met name voor grotere aanbieders die in meerdere regio’s actief zijn. De administratieve last is voor hen groter geworden, omdat zij voor verschillende gemeenten op een verschillende manier moeten rapporteren en dit vraagt veel tijd en energie.