Veel gemeenten worstelen om de balans te vinden tussen het aanbieden van voorzieningen binnen het sociaal domein en de financiële impact die dat heeft. Om hier meer grip op te krijgen willen ze onder andere in beeld brengen wat de financiële gevolgen zijn van deze verstrekkingen. De gemeente Montferland ontwikkelde hiervoor in 2017/2018 hun Monitor Sociaal Domein. Beleids- en financieel medewerkers gebruiken deze monitor om doelbereiking te meten, maar óók als instrument om elkaar beter te leren begrijpen.

Jaartal
2020
Gemeente

De Visitatiecommissie financiële beheersbaarheid sociaal domein sprak Frank de Weerd, teamleider Wmo, Jeugd en Participatie van gemeente Montferland.

Frank stond samen met informatiespecialisten Edward Neve en Marco Bavinck aan de wieg van deze Monitor Sociaal Domein, kortweg de BI-tool (BI staat hierbij voor Business Intelligence). Door de complexiteit van de vraagstukken binnen de decentralisatie, ontstond de behoefte aan méér dan handmatig ingevulde excelsheets. Er kwam een duidelijke noodzaak voor het automatisch en real-time meten van de maatschappelijke en financiële effecten van het beleid.

Datawarehouse

De wens om de inzage in informatie te automatiseren had een belangrijke technische component. Van buitenaf werd expertise ingehuurd om een ‘datawarehouse’ op te zetten. Er werd bekeken waar de data beschikbaar was in de systemen en hoe daar een datawarehouse mee gevuld kon worden. In dit datawarehouse werden alle benodigde gegevens opgenomen, die vervolgens via de BI-tool aan de medewerkers getoond kon worden.

Dialoog aangaan

Frank en de 2 informatiespecialisten gingen hierna zelf aan de slag met BI-software (Tableau) om dashboards te maken. De belangrijkste vraag hierbij was: wat wilden de afdelingen beleid en financiën graag kunnen zien om de ontwikkelingen in het sociaal domein goed te kunnen volgen? Uit de gesprekken die volgden bleek dat de werelden van financiën en beleid in de praktijk vaak ver van elkaar af staan. Om voortgang te waarborgen werd uiteindelijk besloten om op basis van de ervaring van de bouwers te komen tot een basisset aan cijfers. Elke vraag om informatie binnen het sociaal domein was tenslotte al eens aan hen gesteld. Vervolgens is gekeken naar welke cijfers accuraat het sociaal domein weer konden geven en recht deden aan de informatiebehoefte.

De dialoog tussen beleidsmedewerker, financieel medewerker en informatiespecialist leverde diverse positieve resultaten op. Ten eerste werden beleidsmedewerkers gedwongen om na te denken over welke data er nodig was om hun maatschappelijke doelstellingen te halen. Ten tweede gaf het de afdeling financiën meer zicht op de financiële effecten van deze doelstellingen. Ten derde konden informatiespecialisten de medewerkers helpen doelstellingen te vertalen naar concrete cijfers in de BI-tool.
 

Dashboard inkomensvoorziening bi-tool

Dashboard Inkomensvoorzieningen - BI-tool Gemeente Montferland

Zo is de BI-tool nu hét middel geworden in de gemeente Montferland voor beleidsmedewerkers en financieel medewerkers om doelbereiking te meten, maar wordt deze ook ingezet als instrument om de dialoog met elkaar aan te gaan. Ook heeft de BI-tool een praktisch nut voor consulenten, teamleiders en afdelingshoofden door real-time inzicht in de werkvoorraad en doorlooptijd te verschaffen. Hierdoor is de BI-tool nuttig voor iedereen in de gemeente, van de consulent op de werkvloer tot aan de wethouder in het college.

Succesfactoren

Volgens Montferland zijn de volgende 4 factoren van belang geweest voor het succesvol implementeren van hun monitor:

  • Samen de urgentie voelen, teamoversteigend werken aan de oplossing.
  • Spreek van tevoren goed af dat de regie en het beheer van de monitor binnen één afdeling moet liggen. Dit bevordert de snelheid van de ontwikkeling en de beheersbaarheid van de monitor.
  • Besteed veel aandacht aan het ontwerp en weergave van de informatie, presentatie, eenvoud en bijvoorbeeld kleurgebruik is hierbij essentieel.
  • Zorg voor bewaking van de datakwaliteit, zowel van tevoren als ook gedurende de ontwikkeling van de monitor.
     
Dashboard Wmo bi-tool

Dashboard Wmo - BI-tool Gemeente Montferland

Meer informatie

Is uw gemeente op zoek naar een goede manier om beleid en financiën in het sociaal domein te volgen en wilt u eens sparren over knelpunten waar u tegenaan loopt? De gemeente Montferland deelt waar mogelijk graag haar kennis en ervaring. Voor meer informatie kunt u mailen naar Frank de Weerd, f.deweerd@montferland.info, of neem contact op met de VNG.