Precontractuele fase - goedkeuring college

Op grond van artikel 160 lid 1 sub e Gemeentewet is het college bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten. Soms mandateert het college deze bevoegdheid aan ambtenaren, maar in de praktijk komt het geregeld voor dat de onderhandelingen over het aangaan van een overeenkomst worden gevoerd door ambtenaren zonder mandaat. Om duidelijk te maken dat het college uiteindelijk over het aangaan van de overeenkomst beslist, wordt dan vaak een instemmingsvoorbehoud gemaakt: vermeld wordt dat het college nog met de overeenkomst moet instemmen of deze moet goedkeuren.

Opschortende voorwaarde

Als in de tekst van de overeenkomst wordt opgenomen dat het college nog moet instemmen met de overeenkomst, is vaak sprake van een overeenkomst onder een opschortende voorwaarde (art. 6:21 e.v. BW). De overeenkomst is dan wel tot stand gekomen, maar heeft nog geen werking. Het instemmingsvereiste kan ook worden geformuleerd als totstandkomingsvoorbehoud. Het voordeel daarvan is dat er dan nog geen overeenkomst tot stand is gekomen totdat het college zijn instemming heeft gegeven.

Bij een overeenkomst onder opschortende voorwaarde begint de werking van de overeenkomst nadat de goedkeuring is verleend.

Let op: in artikel 6:23 BW is bepaald dat wanneer een partij die bij de niet-vervulling van de voorwaarde belang had, de vervulling hiervan heeft belet, de voorwaarde dan toch als vervuld geldt als de redelijkheid en billijkheid dit verlangen. Hoewel terughoudendheid geboden is – waar blijft anders de zelfstandige beoordeling van de overeenkomst door het college? – heeft de Hoge Raad deze regel toegepast in het arrest Almere/Flevoland Invest c.s. (HR 1 juni 2012, ECLI:NL:HR:2012:BV1748, VNG-5237). Bijzonder in deze zaak is wel dat het college voordat zij tot instemming wilde overgaan, nog een aantal aanvullende voorwaarden stelde. Terwijl het college al tamelijk nauw was betrokken bij de onderhandelingen over de tekst van de concept-overeenkomst.

Tip

Als het instemmingsvoorbehoud geformuleerd wordt als een geldigheids- of totstandkomingsvereiste kan voorkomen worden dat er sprake is van een overeenkomst onder opschortende voorwaarde. Het is dan van belang om de wederpartij er goed op te wijzen dat de overeenkomst pas tot stand komt na goedkeuring door het college. Gebruik bijvoorbeeld de term ‘totstandkomingsvoorbehoud’. Op die manier geldt de voorwaarde als een totstandkomingsvereiste voor de overeenkomst en is er zonder goedkeuring dus geen overeenkomst.

Meer informatie

  • Van Contact naar Contract (VNG, pdf, 2013): Deze handreiking gaat uitgebreid in op de bijzondere positie van gemeenten in het contractenrecht