Bevorderen van digitaal factureren: VNG-advies

In 2018 wordt een Europese Richtlijn van kracht die lokale en nationale overheden verplicht om digitale facturen (de zogenaamde e-facturen) te ontvangen. Ook gemeenten moeten ervoor zorgen dat e-factureren mogelijk wordt. 

In de EU-richtlijn (2014/55/EU) staat dat alle (aanbestedende diensten van) overheden per eind 2018 e-facturen moeten kunnen verwerken. Het ministerie van Economische Zaken is vorig jaar gestart met het omzetten van de verplichtingen uit de richtlijn in Nederlandse wetten en regels. Ministeries zijn al sinds 2011 verplicht om elektronische facturen te accepteren.

Voordelen

Digitaal factureren heeft veel voordelen: het zorgt vooral voor snelle verwerking en het vermindert de kans op fouten. De gemeente en de contractant besparen tijd en geld.

VNG-advies

Om ondernemers te bewegen hun factuur digitaal aan te bieden, adviseert de VNG om een bepaling over e-factureren als addendum toe te voegen aan het VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, of deze op te nemen in de overeenkomst. U kunt hiervoor gebruik maken van deze formulering:

Elektronisch factureren
De gemeente ontvangt bij voorkeur elektronische facturen. Deze facturen moeten voldoen aan door de gemeente te stellen aanvullende eisen voor elektronische verwerking.

Toelichting
De elektronische factuur moet voldoen aan de in artikel 18 genoemde eisen. Daarnaast moet de elektronische factuur voldoen aan aanvullende eisen voor elektronische verwerking. De gemeente kan deze eisen vermelden in de overeenkomst. Dit kan ook in de offerteaanvraag.

Meer informatie

Zie voor meer informatie over e-factureren: