Plaatsingscoördinatie is centrale opgave voor zorgbemiddelingsteam Rotterdam-Rijnmond

In Rotterdam-Rijnmond is een (boven)regionaal expertteam niets nieuws. Sinds 2013 is er een multidisciplinair team ingericht, waar voor iedere jongere uit Rotterdam Rijnmond wordt gezocht naar passende (residentiële) hulp. Sinds oktober 2015 is ook de toeleiding naar specialistische jeugdhulp voor jeugd met een beperking centraal georganiseerd.

De centrale opgave van het zorgbemiddelingsteam is het matchen van vraag en aanbod en niet het formuleren van een passend aanbod, daarvoor zijn primair de betrokken professionals aan zet.

De zorgbemiddelingstafel vindt elke donderdag plaats van 9.00 uur tot 11.00 uur en behandelt jaarlijks gemiddeld 320 complexe en/of urgente casussen, gemiddeld 30 casussen per week. Team zorgbemiddeling, onderdeel van Jeugdbescherming Rotterdam-Rijnmond, organiseert dit overleg. Wat is de succesformule van het team in Rotterdam-Rijnmond, en wat kunnen andere regio’s hiervan leren?

Willemijn de Bont (manager zorgbemiddeling, Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond), Christine van Woensel (opnamecoördinator, Horizon Jeugdzorg) en Marc Verkerk (senior beleidsadviseur, GGD Rotterdam-Rijnmond) vertellen ieder vanuit hun eigen invalshoek over hun ervaringen en de geleerde lessen.

Terug in de tijd: al jarenlang matching van vraag en aanbod

 

 

Christine: 'Ruim tien jaar vóór het opzetten van het zorgbemiddelingsteam was er wekelijks al een contactmoment waarop de zorgaanbieders, destijds alleen nog Jeugd- en Opvoedhulp, en jeugdbeschermers, samen op zoek gingen naar passend aanbod voor jeugdigen. Dit was bij uitstek een overleg waar complexe of urgente casuïstiek werd ingebracht.'

Willemijn: 'Uit intern onderzoek in 2013 bleek dat de werkwijze aangescherpt kon worden. Jeugdbeschermers meldden veel tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar beschikbare (crisis)plekken. In de praktijk bleek dat de jeugdbeschermers met de meeste verbale overtuigingskracht erin slaagden een plek te regelen, ook als de casus mogelijk minder urgent was. Er was hierdoor geen sprake van eerlijke en efficiënte toeleiding naar hulp.

Daarop is beslist om één punt in te richten waar alle jeugdbeschermers en jeugdreclasseerders, en later ook de wijkteams, hun casus kunnen voorleggen. Zo ontlasten we de jeugdbeschermers, krijgen we meer grip op de wachttijden bij aanbieders en ontstaat meer inzicht in het aanbod van aanbieders. Vanuit die gedachte ontstond op de donderdagochtend de ‘complexe zorgbemiddelingstafel’. Iedereen, bijvoorbeeld ook een wijkteam, kan hier een casus inbrengen mits de casus complex en/of urgent is.'

Marc: 'Het zorgbemiddelingsteam levert veel efficiëntie en snelheid op bij de toeleiding naar passende hulp. Daarnaast is het voor ons belangrijk dat het zorgbemiddelingsteam op een objectieve wijze de afweging maakt over het belang van inzet van hulp en daarin ook kan prioriteren. In eerste instantie is het zorgbemiddelingsteam gestart om vanuit het vroegere Bureau Jeugdzorg te makelen en schakelen naar jeugd en opvoedhulp.

Bij de transitie van de jeugdhulp hebben we er voor gekozen om deze opdracht ook geleidelijk aan te verbreden naar LVB en GGZ. Recenter is er ook  voor gekozen om het zorgbemiddelingsteam in positie te brengen voor de ASR-doelgroep (adolescentenstrafrecht).

Daarnaast leert de praktijk dat aanwezigheid aan de Zorgbemiddelingstafel ook waardevol is voor de zorgaanbieders, zo krijgen ze inzicht in de meest actuele ontwikkelingen. Alle partijen die met ons een contract hebben, en hulpverlening bieden voor zeer complexe hulpvragen, zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de tafel, maar of ze ook daadwerkelijk aansluiten is aan de partijen zelf.'

Factoren voor een succesvol bemiddelingsteam

 

 

Willemijn: “Het Zorgbemiddelingsteam is het schakelpunt tussen vraag en aanbod. Het team bestaat uit een JBRR-kernteam [Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond, red.] met elf leden, waarvan acht zorgbemiddelaars, één gedetacheerd door de WSG [William Schrikker Groep, red.] en één door zorgaanbieder Enver. Op donderdag sluiten de opnamecoördinatoren van de grote specialistische zorgaanbieders aan. De sfeer binnen het team is heel fijn. Iedereen is enorm bevlogen, heeft veel energie en gaat elke dag weer met veel plezier naar het werk. Er is vertrouwen in elkaar en dat is belangrijk. Dat vertrouwen is er ook richting de zorgaanbieders, de gecertificeerde instelling en het wijkteam. De grondhouding is dat we altijd samen tot een oplossing komen.”

Christine: “Het is van groot belang alle aanbieders, ook de GGZ-aanbieders, op donderdag om tafel te hebben. Het realiseren van de beste zorg voor de cliënt is een gezamenlijke opdracht van Jeugd- en opvoedhulp én de GGZ. Historisch gezien is het altijd zo dat de GGZ en Jeugdhulp twee aparte circuits waren. Om aan je gezamenlijke opdracht te werken is het van groot belang dat je ook allebei vertegenwoordigd bent. Anders kom je niet aan je gezamenlijke opdracht toe en dat is juist belangrijk.”

Willemijn: “Ik zie drie factoren die het succes van het zorgbemiddelingsteam verklaren: de positie van het team in het veld, een duidelijke visie als basis waarop het inhoudelijk overleg is vormgegeven - voor elk kind een oplossing, vanuit gezamenlijke verantwoordelijkheid - en de samenstelling van het zorgbemiddelingsteam. De focus ligt altijd op het oplossen van de casus, niet het wijzen naar elkaar en doorschuiven van verantwoordelijkheden.”

Eerste succesfactor: een gouden team

 

 

Christine: “Kenmerkend voor alle deelnemers aan het zorgbemiddelingsteam op donderdagochtend is  dat we allemaal inhoudelijk geschoold zijn, veel ervaring maar ook zakelijk inzicht hebben en dat is nu juist een waardevolle combinatie. Het zijn mensen die overzicht hebben over wat er binnen hun organisatie mogelijk is, die het mandaat hebben binnen de eigen organisatie en die naar buiten toe ook in staat zijn om te verdedigen en onderbouwen waarom iets nodig is. Het is eigenlijk echt een functie ertussenin: zonder inhoudelijke kennis kun je deze functie niet goed vervullen, evenmin  als je niet zakelijk bent ingesteld. Er zijn meerdere belangen in het geding: die van de zorgaanbieder, die van de verwijzer en die van de klant!”  

Willemijn: “De personen die deelnemen aan het overleg moeten ook vanuit verschillende perspectieven naar een vraag kunnen kijken. Dat vraagt om kennis van de zorginhoud én de vaardigheid om domeinoverstijgend te denken en te werken.”

Tweede succesfactor: helder proces en de juiste casuïstiek aan de juiste tafel

Willemijn: “Het Zorgbemiddelingskernteam bepaalt wat de juiste casussen zijn om wel of juist niet te bespreken tijdens het wekelijks overleg. Op voorhand wordt aan de casusinbrenger gevraagd om een format van 2-A4’tjes in te vullen en op basis van dat document wordt de casus beoordeeld door het zorgbemiddelingsteam. Daarbij is zowel aandacht voor de inhoud van de casus als de context waarin de casus zich afspeelt, bijvoorbeeld het juridisch kader.”

Christine: ‘’Wij, vertegenwoordigers vanuit de zorgaanbieders, ontvangen van te voren een samenvatting die wordt gemaakt door team zorgbemiddeling. Dan vorm je je mening en heb je je vragen klaar en, afhankelijk van de complexiteit van een casus, wordt er gemiddeld tien minuten besteed aan de bespreking van een nieuwe casus in het zorgbemiddelingsoverleg. Het bespreken van casussen die reeds eerder aan bod zijn gekomen neemt minder tijd in beslag.”

Willemijn: “Een casus wordt niet meer geagendeerd tijdens het overleg als een jongere is aangemeld en de zaak ook daadwerkelijk afgesloten kan worden. We kiezen er bewust voor om ouders en cliënten niet uit te nodigen bij het gesprek, omdat het dan onhaalbaar is om in twee uur tijd dertig casussen te behandelen.”

Derde succesfactor: functie en positie van het team

 

 

Willemijn: “Naast de voorbereiding van het overleg en het faciliteren van matching van zorgaanbod- en vraag, heeft het team zorgbemiddeling ook een adviserende functie. Het team kijkt vanaf de zijlijn kritisch naar in oplossingen, bijvoorbeeld of een jongere niet onterecht op een wachtlijst wordt geplaatst. Daarnaast maakt het kernteam, op basis van de geregistreerde informatie, jaarlijks een evaluatie.

Doordat we alles registeren zien we ook waar er tekorten zijn, bijvoorbeeld een tekort aan aanbod voor een bepaalde groep, en waar het knelt. Denk bijvoorbeeld aan kinderen met hechtingsstoornis die op jonge leeftijd in een zware voorziening terechtkomen. Die kinderen zullen niet meer terug naar huis gaan en zullen altijd zware hulp nodig hebben. De ene keer zal dit intensief zijn en de andere keer wat minder en daar moet je passend aanbod voor hebben.”

Marc: “De adviezen van het zorgbemiddelingsteam worden in principe ook altijd overgenomen. Dat betekent dat wanneer het zorgbemiddelingsteam aangeeft dat de inzet van hulp voor een bepaalde jeugdige urgent is, maar dat dit niet kan door bijvoorbeeld plaatsingsproblematiek of doordat een bepaalde vorm niet beschikbaar is, het advies van het zorgbemiddelingsteam wordt opgevolgd zonder dat er lastige vragen worden gesteld. Dat is ook nodig om het team positie te geven.”

Vooruitblik

 

 

Marc: “Zoals elk regionaal overleg beweegt ook het team zorgbemiddeling in Rotterdam mee met de dynamieken in het veld en andere veranderingen. We hebben bijvoorbeeld net de aanbesteding gehad voor de jeugdhulp. In omvang van het budget is de aanbesteding geen bezuiniging van 2017 naar 2018, maar de omvang van het  contract van een instelling kan wel wijzigen, waardoor deze instelling niet meer dezelfde vormen van hulpverlening kan bieden als voorheen. Dat heeft implicaties, want als Willemijn altijd gewend was voor een bepaald type hulpverlening naar een bepaalde instelling te gaan, dan kan dat vanaf 2018 een andere instelling worden. Dan moet je met elkaar een nieuwe balans vinden.”

Randvoorwaarden voor succesvol regionaal team:

 

  • Zorg dat alle specialistische zorgaanbieders vertegenwoordigd zijn en een gedeelde verantwoordelijkheid voelen om met elkaar oplossingen te realiseren.
  • Hanteer strakke uitgangspunten, zoals voor elk kind met een hulpvraag wordt passende hulp georganiseerd, vanuit gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het kind in onze regio.
  • Sla bruggen met de GGZ, want de opdracht waar we voor staan is een gezamenlijke opdracht.
  • Zorg dat de mensen in het team mandaat hebben binnen de eigen organisatie.
  • Kies voor mensen in het team met zakelijk inzicht en zorginhoudelijke kennis
  • Zorg dat het team positie heeft in het veld, zowel richting aanbieders, wijkteams als gecertificeerde instelling.