Zuid-Holland Zuid | Inkoop en beleid werken als tandem

Bij het decentraliseren van de jeugdhulp is in 2014 door de 17 gemeenten in Zuid-Holland Zuid de Serviceorganisatie opgericht. Doel is om door krachten te bundelen sturing op de jeugdhulp mogelijk te maken. Een groot aantal taken is gedelegeerd en belegd bij de Serviceorganisatie, die naast inkoop en contractering, contractmanagement, budgetbeheersing, informatievoorziening ook een accountmanagements- en beleidstaak heeft. Dit laatste betekent dat beleidsmatige mensen ook in dienst zijn van de gemeenschappelijke regeling en beleid maken voor de regio, een uniek gegeven.

We spraken Dennis Gerits, teamcoördinator beleid bij Serviceorganisatie Jeugd ZHZ

Via bestuurlijke sessies bepaalden we op welke gebieden de Serviceorganisatie aan de slag moet. Doordat uiteindelijk een groot deel van de taken gedelegeerd is, kozen we ervoor om ook beleid toe te voegen aan de Serviceorganisatie.

De aanloop naar een brede organisatievorm

“We zijn in 2013 - 2014 begonnen met de voorbereiding om te bepalen wat we regionaal wilden beleggen en in welk type organisatie dat zou moeten gebeuren. Gemeenten waren ervan overtuigd dat een bepaald schaalniveau gewenst is voor een goede uitvoering van de jeugdhulptaken. Dat motiveerde de gemeenten om regionaal de krachten te bundelen. Via verschillende bestuurlijke sessies is geconcretiseerd op welke gebieden de Serviceorganisatie aan de slag moet. Doordat er uiteindelijk een groot deel van de taken is gedelegeerd is ervoor gekozen om ook beleid toe te voegen aan de Serviceorganisatie.”

Kloof tussen inkoop en beleid dichten

“Te vaak zie je een kloof tussen inkoop en beleid. Die kloof is bij ons afwezig. We maakten bewust de keuze om elkaar niet op afstand te plaatsen. Soms wordt inkoop teveel als doel op zich gezien en niet als middel. Daarnaast zit je bij de inkoop vast aan strikte wet- en regelgeving en dat kan spanning geven op inhoudelijke doelen die je wilt bereiken. Doordat inkoop en beleid actief met elkaar optrekken, is van begin af aan duidelijk wat wel of juist niet kan. Het dicht bij elkaar plaatsen van inkoop en beleid biedt ook de mogelijkheid om inkoop als doel in te zetten om de transformatie te bewerkstelligen.”

Bij verandering en innovatie ontstaat snel het idee om ‘gewoon aan de slag te gaan’. Dit enthousiasme is goed, maar zorg ervoor dat je vooraf goed nadenkt over wat je wilt bereiken en hoe je dit wilt bereiken.

En dan is het 2015: tijd om te doen

“Bij verandering en innovatie ontstaat snel het idee om ‘gewoon aan de slag te gaan’. Dit enthousiasme is goed, maar zorg ervoor dat je vooraf goed nadenkt over wat je wilt bereiken en hoe je dit wilt bereiken. Als je dit proces goed doorloopt en de stakeholders – gemeenten, aanbieders en cliënt(vertegenwoordigers) – hierin meeneemt ontstaat een gedragen beeld en route. De opbrengst van dit proces is uiteindelijk in heldere beleidskaders vastgelegd en door het bestuur vastgesteld. Dit kader heeft ons als fundament erg geholpen bij het verder vormgeven van het stelsel.”

Kleine stapjes doen: naar percelen met lichte en zware categorie

“We begonnen voor de inkoop 2018-2021 aanvankelijk met een vrij revolutionair idee: we stappen af van sectoren en gaan op een hele andere manier inkopen. We zien echter dat de markt onder druk staat en beseffen dat het beter is om met kleine overzichtelijke stappen tot verandering te komen. Het is beter nu niet te snel te gaan, samen de stip op de horizon te bepalen en daar langzaam heen te gaan. Het oude overboord gooien, zonder iets nieuws wat bestendig is, creëert chaos. Nu denken we aan percelen langs de oude sectoren, waarbij we telkens een onderscheid maken tussen een lichte en een zware categorie. De lichte categorie laten we aan de markt over, de zware categorie niet. Het inkoopkader wordt vastgesteld voor vier jaar en gaandeweg voeren we aanpassingen door. Gefaseerd, in stapjes, en in lijn met de landelijke veranderingen en gebeurtenissen.”

Het inzicht dat we krijgen in de trajecten van de gezamenlijke aanbieders koppelen we aan bijvoorbeeld de cliëntervaringen. Zo krijgen we als gemeente en aanbieders steeds meer inzicht welke trajecten voor welke doelgroep goed werken.

Gemeente stelt zorgprofiel vast, aanbieder is inhoudelijk hoofdaannemer

“Onze angst is dat als we in de inkoop alleen ruimte geven voor samenwerkingsconstructies tussen aanbieders er vooral aandacht is voor de juridische en financiële aspecten van deze samenwerking, waardoor er minder aandacht over blijft voor de noodzakelijke inhoudelijke ontwikkelingen.

Daarom willen we dat de aanbieders de ruimte krijgen om inhoudelijk samen te werken zonder allerlei administratieve belemmeringen. De sleutel om dit te kunnen doen zien wij in de zorgprofielen. Aan de voorkant wordt een zorgprofiel voor één kind/gezin afgegeven en op dat zorgprofiel kunnen meerdere aanbieders met elkaar in samenwerking zorg verlenen. Het is echter wel zo dat de inhoudelijk hoofdaannemer eindverantwoordelijk blijft voor het inhoudelijke en financiële resultaat. We blijven monitoren welke resultaten er worden gehaald met de inzet van de zorgprofielen. Het inzicht dat we krijgen in de trajecten van de gezamenlijke aanbieders koppelen we aan bijvoorbeeld de cliëntervaringen. Zo krijgen we als gemeente en aanbieders steeds meer inzicht welke trajecten voor welke doelgroep goed werken.”

In gesprek met aanbieders over noodzakelijk zorgaanbod

“Per jeugdhulponderdeel maken we afspraken over het zorgaanbod. We proberen regionaal antwoord te krijgen op de vraag 'welke voorzieningen zijn in deze regio noodzakelijk om de (toekomstige) vraag te kunnen beantwoorden?’. We willen nadrukkelijk geen verschaling van het aanbod en noodzakelijk specialisme in onze regio behouden. We zijn vanaf de start van de decentralisatie met de aanbieders in gesprek over de transformatie. Als Serviceorganisatie zorgen wij dat de randvoorwaarden aanwezig zijn en geven de ruimte aan de aanbieders om dit in te vullen. Dit is een proces van vallen en opstaan, maar uiteindelijk is het de beste manier om verandering te bewerkstelligen. Een puur technische aanpak werkt niet: een simpele maatregel leidt vaak tot extra administratieve lasten en weinig inhoudelijk voordeel.”

In de Gemeenschappelijke Regeling wordt alle belangrijke informatie met alle raden gedeeld. We informeren consequent over alles wat we aan het doen zijn. Tijd vrijmaken voor communicatie is cruciaal, want goed communiceren is een randvoorwaarde om een goed werkend jeugdhulpstelsel te krijgen waarin ieder zijn rol speelt

Profileren als GR binnen regio én zorgen dat je als GR aangesloten blijft bij de regio

“Vaak hoor je over Gemeenschappelijke regelingen negatieve verhalen. Er zijn landelijk veel rekenkameronderzoeken uitgevoerd over gemeenschappelijke regelingen en de tendens uit al die onderzoeken is dat het lastig is om een evenwicht te vinden tussen regionaal samenwerken in een GR en lokale besluitvorming in gemeenteraden. De facto kan je dat nooit helemaal wegnemen. Wat je wel weg kan nemen is het gevoel dat vele gemeenteraden bekruipt: dat ze achteraf geconfronteerd worden met financiële problemen en niet actief worden betrokken bij de inhoudelijke ontwikkelingen.”

Een regionale sturingsnotitie
“In 2014 hebben we dan ook de regionale sturingsnotitie laten vaststellen door de 17 gemeenteraden. In de visie is uitgelegd wie wanneer vanuit welke verantwoordelijkheid welke rol heeft. Een van die onderdelen is het bepalen van momenten waarop de financiën met elkaar wordt besproken als onderdeel van de P&C cyclus, maar ook het bepalen van inhoudelijke overlegmomenten. Het zijn heldere uitgangspunten die je op voorhand met elkaar afspreekt en die voor veel duidelijkheid zorgen. Verder ontvangen de colleges maandelijks een rapportage met de belangrijkste cijfers en per kwartaal  een uitgebreide rapportage. Het verzoek aan de colleges is om de rapportages te delen met de raden.”

Werken met programmaregisseurs
“Verder hebben we in het team drie programmaregisseurs die ieder een contactpersoon zijn voor de wethouders en ambtenaren van één van de drie subregio’s.. Vragen uit de subregio worden door de programmaregisseurs opgepakt. Deze programmaregisseurs hebben veel kennis van de subregio en kunnen de vragen daarom het best beantwoorden. Bij raadssessies of andere subregionaal georganiseerde bijeenkomsten sluit de programmaregisseur aan om de connectie te maken.”

Communicatie is cruciaal
“Tot slot wordt in de GR zoveel mogelijk belangrijke informatie in raadsinformatiebrieven met alle raden gedeeld. We informeren consequent over alles wat we aan het doen zijn. Tijd vrijmaken voor communicatie is cruciaal, want goed communiceren is een randvoorwaarde om een goed werkend jeugdhulpstelsel te krijgen waarin ieder zijn rol speelt. Zorg verder dat je waarmaakt wat je belooft. Blijf kritisch, evalueer en zorg dat er constant ruimte is voor verbetering. Dat hebben we ook gedaan en in het verbeterplan stellen we voor om terug te gaan naar 10 hoofddoelstellingen. Op deze wijze kunnen we nog gerichter rapporteren aan de colleges en raden en maken we herkenbaar wat we aan het doen zijn.”

Lessen uit Zuid-Holland Zuid:

  • Kijk goed naar de voordelen van regionaal samenwerken. Uiteraard lever je lokale autonomie in, maar vergeet niet de voordelen van regionale samenwerking. Onderzoek waar lokale autonomie voordelen heeft voor het kind/gezin omdat je maatwerk kan leveren, maar maak ook duidelijk waar regionaal samenwerken meer voordelen biedt
  • Blijf met elkaar met op alle niveaus in gesprek en doe dat met de juiste concreetheid. Zorg dat gemeenteraden aan zet blijven door ze ook inhoudelijk te betrekken bij de ontwikkelingen in de jeugdhulp.
  • Ga terug naar aantal hoofddoelstellingen en rapporteer goed op die doelstellingen.
  • Maak informatie toepasbaar. Ontwikkel instrumenten om de monitoring (nog) beter vorm te geven.
  • Tijd vrijmaken voor communicatie is cruciaal, want goed communiceren is een randvoorwaarde om een goed werkend jeugdhulpstelsel te krijgen waarin ieder zijn rol speelt
  • Zorg dat je waarmaakt wat je belooft. Blijf kritisch, evalueer en zorg dat er constant ruimte is voor verbetering.