In de regio Midden IJssel – Oost Veluwe wordt de inkoop Jeugd via aanbesteding vorm gegeven, waarbij ruimte is gecreëerd voor partnerschap en innovatie. De jeugdregio erkent dat transformatie dialoog, flexibiliteit en daarmee ook ruimte in de contractering vereist. Hierover gingen we in gesprek met deze jeugdregio.
Hoe is de inkoop van specialistische jeugdhulp vormgegeven in deze jeugdregio en wat zijn lessen voor de toekomst? En hoe kan je in partnerschap samen handen en voeten geven aan de transformatie?
We spraken Maarten Swagerman, strategisch inkoopadviseur bij de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe.
We hebben elkaar nodig in de jeugdregio.
'Binnen de jeugdregio zijn we ons ervan bewust dat we als gemeenten en aanbieders sterk afhankelijk zijn van elkaar om te kunnen innoveren. Dat moet je als jeugdregio erkennen en herkennen. De vervolgvraag is dan wat dat betekent voor de onderlinge samenwerking. Binnen de jeugdregio is de wens uitgesproken om te komen tot een inkoopmodel dat flexibiliteit biedt voor zowel aanbieders als gemeenten, maar ook een model waarin aanbieders de ruimte hebben om mee te denken over de invulling.
Daarom kiezen we ervoor om te werken met een flexibele raamovereenkomst waarbij nieuwe aanbieders tussentijds kunnen toetreden om zo optimale keuzevrijheid voor onze inwoners te garanderen. Op dit moment zijn afspraken gemaakt met meer dan 350 partijen, waarbij ongeveer 150 aanbieders ook actief zorg leveren. Toetreding geeft dus geen garantie op cliënten, maar geeft wel toegang om zorg en ondersteuning te mogen leveren.'
Nieuwe taken, nieuwe tijden en dus behoefte aan flexibiliteit.
'In de raamovereenkomst hebben we doelbewust opgenomen dat we flexibiliteit willen als opdrachtgever en dat we dat ook verwachten van de opdrachtnemer. We leven in een nieuwe werkelijkheid met nieuwe administratieve regelingen. De onzekerheid die dat met zich meebrengt wilden we erkennen in de raamovereenkomst.
Tegenover onze wens om flexibele afspraken te kunnen maken staat de afspraak dat wijzigingen eerst onderwerp van gesprek zijn met aanbieders voor ze worden doorgevoerd, waarbij we uiteindelijk als gemeenten de beslissende stem hebben. Aanbieders kunnen zonder kosten en problemen de overeenkomst beëindigen wanneer zij de wijzigingen voor henzelf onwenselijk vinden.'
Regionaal en lokaal: schakelen tussen niveaus
'Als een aanbieder toetreedt tot de raamovereenkomst wordt dit via één regionaal aanspreekpunt afgewikkeld, namens de acht gemeenten. We werken met regionale contracten met lokale budgetplafonds voor enkele zorgaanbieders. Het budgetplafond is een belangrijk signaalinstrument.
We kijken op lokaal niveau met de aanbieders of het plafond wordt gehandhaafd of dat er andere afspraken moeten worden vastgelegd.'
In gesprek met aanbieders over voorgenomen wijzigingen
'In 2014 hebben we gekozen voor contracten van twee jaar met de mogelijkheid om daarna te verlengen. De contracten worden eenmaal per jaar verlengd en daarmee is er eenmaal per jaar ruimte voor aanpassingen.
- Op de website www.zorgregiomijov.nl communiceren we welke contractuele wijzigingen we van plan zijn door te voeren. Vervolgens hebben aanbieders de mogelijkheid om te reageren.
- We organiseren dan een inloopbijeenkomst waarin we in gesprek gaan over de voorgenomen wijzigingen en proberen dus waar mogelijk zowel digitaal als fysiek de mogelijkheid te creëren om te reageren.
In meer algemene zin hechten we veel waarde aan transparantie, dus alle informatie is vrij toegankelijk via de website. Iedereen mag namelijk alles weten en iedereen mag er wat van vinden. Dit kan betekenen dat er andere wijzigingen worden doorgevoerd dan wij van plan waren. Zo werken we gezamenlijk aan optimale zorg voor onze inwoners.'
Actief de verbinding opzoeken vraagt om investeringen vanuit de jeugdregio
'Naast de traditionele communicatie met aanbieders via de website, ontvangen zorgaanbieders regelmatig van ons berichten via onze website over inkoop, berichtenverkeer etcetera. Op die manier informeren we zorgaanbieders en proberen we actief de verbinding op te zoeken.
Ook hebben we vanuit jeugd twee keer per jaar een relatiedag waar aanbieders en gemeenten elkaar ontmoeten. Doel van de relatiedagen is om een omgeving te bieden waarin we met elkaar actuele thema’s uitdiepen die een relatie hebben met de transformatie. De relatiedagen worden erg goed ontvangen.'
Regionaal accountmanagement als vehikel voor een intensievere samenwerking
'Met een 350-tal aanbieders die zijn toegetreden tot de raamovereenkomst, is het een uitdaging om partnerschap vorm te geven. We werken met regionaal accountmanagement. Dit zijn regionale medewerkers die actief contacten onderhouden met contractmanagers van aanbieders.
Het regionaal accountmanagement richt zich primair op jeugdhulpaanbieders die cruciale functies bieden of verantwoordelijk zijn voor een behoorlijke omzet. Twee tot twaalf keer per jaar spreekt de accountmanager met de aanbieder over hun rol. Voor jeugd geldt dat er 14 grote aanbieders zijn en 26 minder grote aanbieders, die ook zijn toebedeeld aan een accountmanager.
De gesprekken gaan altijd over de vraag wat de zorgaanbieder nodig heeft om een volgende stap in de transformatie te kunnen maken of een bepaald doel te bereiken.'
Op naar 2019
'In oktober 2016 is besloten om voor 2019 opnieuw in te kopen, waarbij de keuze is gemaakt om de domeinen Jeugd, Wmo en Maatschappelijke Opvang/Beschermd wonen opnieuw in te kopen binnen één raamovereenkomst. Een onderdeel van deze ontwikkeling is dat we kijken naar integrale producten en naar een optimale manier van sturing en bekostigen. Belangrijk daarbij is dat we regelmatig gesprekken voeren met en bezoeken brengen aan andere (jeugd)regio’s om op te halen wat wel of juist niet werkt.
Naast de raamovereenkomst hebben we algemene voorwaarden sociaal domein ontwikkeld. Dit is een set met (administratieve) afspraken die naast de nieuwe raamovereenkomst komen. Op deze manier kunnen we de raamovereenkomst beperken tot kernbedingen en de rest in een helder en eenduidig voorwaardenpakket verwerken. Deze voorwaarden kunnen ook bij andere aanbestedingen in het sociaal domein worden toegepast. Op deze wijze beperken we de verschillen in overeenkomsten in het sociaal domein voor zowel de zorgaanbieders als de gemeenten.'
Aanbieders betrekken via marktconsultaties
'In deze periode organiseren we een reeks marktconsultaties voor de inkoop van 2019, waarin we gezamenlijk met aanbieders producten definiëren. Uiteindelijk trechteren we dat via de overeenkomst, zodat aanbieders en gemeenten één gemeenschappelijke taal met elkaar gaan spreken.
In de uiteindelijke overeenkomst vragen we aan aanbieders om te voldoen aan de kwaliteitseisen die gelden voor alle aanbieders, maar aanbieders hoeven niet alle producten (Jeugd, Wmo en MO/BW) te kunnen leveren. Een aanbieder tekent op gemeenteniveau in op de zorg- en ondersteuningsproducten (waar specifieke kwaliteitseisen aan hangen).
Door digitaal aan te besteden en gebruik te maken van een eenvoudig platform, houden we de administratieve lasten zo laag mogelijk.
We zorgen voor een reëel tarief. Dat zijn we natuurlijk verplicht, maar daar geloven we gewoon ook in. We kiezen voor een contract met een looptijd van drie jaar met drie keer een optie tot verlenging van telkens twee jaar, om zo de factor onzekerheid bij aanbieders voor een deel weg te nemen.'
Aanbesteden, een bewuste keuze om kwaliteit te garanderen
'We kiezen bewust voor een aanbesteding. Het grote voordeel is dat gemeenten / regio hele expliciete eisen kan stellen aan partijen die opdrachten gaan uitvoeren. Als college ben je verplicht goede kwaliteit van jeugdhulp te borgen. Hoe kun je kwaliteit borgen als je geen expliciete afspraken maakt?
Vervolgens is de vraag welke vorm je kiest. Wij kiezen er bewust voor om in dialoog te komen tot invulling van de raamovereenkomst en daarbij kiezen we ervoor om niet te werken met een minimum of maximum aantal partijen. Vervolgens is het aan partijen om te kijken of ze passen bij het profiel. Deze variant biedt dus de ruimte om te selecteren op kwaliteit.'
Lessen uit Midden IJssel – Oost Veluwe:
- Houd je ogen open voor ontwikkelingen in andere jeugdregio’s en investeer in de samenwerking binnen je eigen jeugdregio.
- Zorg voor eenvoud in je aanbesteding.
- Doe het samen met aanbieders. Blijf dan ook in gesprek en investeer in ontmoetingen.
Meer weten?
- Meer informatie is beschikbaar via www.zorgregiomijov.nl
- Maarten Swagerman is bereikbaar via m.swagerman@apeldoorn.nl
Relevante documenten
VNG website transformatie zorglandschap
VNG website Aanbesteden van jeugdhulp