(Pro)actieve communicatie is een belangrijk startpunt aangezien het - anders dan bij instellingen, zeker als het grote en bekende instellingen betreft - voor de gemeente lastig is om alle individuele beroepsoefenaren/vrijgevestigden te vinden en te ‘kennen’.
Het is zaak voor de gemeente dat het vrijgevestigden zo eenvoudig mogelijk wordt gemaakt om zich kenbaar te maken. Er zijn gemeenten (o.a. Amsterdam, Tilburg) die bijvoorbeeld een advertentie plaatsen in openbare media om vrijgevestigden op te roepen zich te melden.
Er zijn regio’s die in het contracteringsproces vervolgens gebruik maken van een digitale portal ( o.a. regio Amsterdam-Amstelland-Zaanstreek Waterland).
Daarop kan men zich registreren en praktijkgegevens invullen. Ook is het mogelijk aan te vinken bij welke van de 15 regiogemeenten men gecontracteerd wil worden. Nadat alles is ingevuld komt er direct antwoord of een contract wordt aangeboden of niet. Dat antwoord hangt voor een groot deel af van de vraag of men aan alle door deze region opgestelde criteria voldoet.
De gemeente kan verder bijdragen aan de toegankelijkheid voor vrijgevestigden door bij alle voorzieningen die voor instellingen worden gecreëerd, na te gaan of er niet ook een aparte en specifieke uitwerking voor vrijgevestigden op zijn plaats is. Hierbij kan worden gedacht aan onder meer het inrichten van een goed vindbaar aanspreekpunt voor vrijgevestigden voor vragen en antwoorden over bijvoorbeeld contractering, contractzaken en geschillen. Ook kunnen specifieke afspraken met verwijzers in de jeugdzorg gemaakt worden, zodat vrijgevestigden beter gekoppeld worden aan de toegang.
Op landelijk niveau is afgesproken tussen VWS, de brancheorganisaties en beroepsverenigingen dat er contact wordt geregeld tussen contactpersonen per jeugdzorgregio (in eerste instantie: de regionale transitiemanagers) en de landelijke organisaties waaronder de vrijgevestigden vallen, zodat de communicatie over en weer verder kan worden verbeterd of vergemakkelijkt.