Vanaf 2019 standaard verwerkersovereenkomst voor gemeenten

Gemeenten en hun leveranciers willen eenvoudiger tot afspraken komen over het verwerken van persoonsgegevens. Daarom hebben gemeenten en VNG gezamenlijk aan een standaard verwerkersovereenkomst gewerkt. Deze overeenkomst regelt op uniforme wijze de afspraken rondom de verwerking van persoonsgegevens.

De standaard is een belangrijke stap voorwaarts in het opdrachtgeverschap van gemeenten. Door dit samen te organiseren vormen gemeenten een sterke en heldere gesprekspartner voor hun opdrachtnemers, in dit geval de verwerkers van persoonsgegevens.

Het College van Dienstverleningszaken heeft de standaard vastgesteld en aangeboden aan het VNG bestuur. Ze adviseerde daarbij de overeenkomst in 2019 door gebruik in de praktijk te laten verfijnen.

Verwerking persoonsgegevens centraal

Het is in het belang voor het collectief van gemeenten dat er een standaard verwerkersovereenkomst komt:

  • de verwerkersovereenkomst bevat alleen die zaken die niet al op een andere wijze zijn geregeld, zoals bijvoorbeeld in de wet of in de hoofdovereenkomst
  • ze doorbreekt impasses, in die gevallen waarin gemeenten met hun verwerkers niet tot een overeenkomst zijn gekomen
  • ook wordt bij nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens tijd en energie bespaard, omdat vooraf duidelijkheid is over de verwerkersovereenkomst
  • Leveranciers en gemeenten voldoen zo op effectieve en efficiënte wijze aan de AVG

Standaard vanaf 2020 verplicht, 2019 overgangsjaar

Vanaf 2020 is de standaard verplicht. Gemeenten en leveranciers zullen in 2019 al gebruikmaken van de verwerkersovereenkomst. Er is echter nog praktijkervaring nodig om de overeenkomst te verfijnen en een beheer- en monitoringsproces te ontwikkelen. Daarom is gekozen voor gefaseerde invoering. Als partijen willen afwijken van de standaard, moeten zij dit in 2019 gemotiveerd vastleggen (pas toe of leg uit).

Input van gemeenten en leveranciers

De overeenkomst is tot stand gekomen op verzoek en met hulp van tientallen gemeenten en leveranciers. In 8 verschillende regionale bijeenkomsten verspreid over het land is de overeenkomst toegelicht aan gemeenten en tijdens leveranciersbijeenkomsten zijn leveranciers geïnformeerd. In kleiner verband zijn verschillende gremia geconsulteerd, zoals de Taskforce Samen Organiseren, de VNG Commissie Informatiesamenleving, IMG/VIAG en de G5.

Beheer en doorontwikkeling

Op advies van het CvD zal VNG de overeenkomst laten toetsen door de Landsadvocaat. Ook ligt de overeenkomst voor bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De standaard wordt beheerd door VNG Realisatie. Gemeenten en leveranciers kunnen op basis van het feitelijke gebruik van de overeenkomst verbetervoorstellen insturen. Deze voorstellen worden ieder kwartaal behandeld in een beheergroep die bestaat uit vertegenwoordigers van gemeenten (inkopers, informatiebeveiligers en privacyfunctionarissen) en leveranciers. Zo blijft de standaard actueel en worden eventuele knelpunten snel van een oplossing voorzien.

Standaardisering in het gemeentelijk domein

Via het principe van Gemeentelijke Gezamenlijke Uitvoering (GGU) kiezen gemeenten voor gezamenlijke standaardisatie in de uitvoering van beleidsarme thema’s. Ook zorgen zij zo voor een nieuwe gemeenschappelijke en generieke basisinformatievoorziening.

Gemeenten hebben op 30 november jl. ingestemd met het proces dat zal worden gehanteerd bij standaardverklaring. Dit proces wordt toegepast bij het komen tot de standaard voor de verwerkersovereenkomst. Na advies van het College van Dienstverleningszaken zal het VNG bestuur de overeenkomst, na verfijning ervan in 2019, formeel vaststellen. Gemeenten kunnen per heden gebruikmaken van de standaardovereenkomst.

Meer informatie