Wob ook van toepassing op SMS- en Whatsapp-berichten

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft op 20 maart de uitspraak gedaan dat SMS- en Whatsapp-berichten onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vallen, als het om zakelijke berichten gaat. Dit geldt voor berichten op zakelijke en privé telefoons.

Het gebruik van Whatsapp door bestuurders en ambtenaren neemt een vlucht. Sommigen zien sms en Whatapp als informele media. De uitspraak maakt duidelijk dat dat niet juist is: onder de Wob valt alle vastgelegde informatie van zakelijke aard, ongeacht het medium en de gegevensdrager waarop die is opgeslagen.  

Archivering

Eerder was al bekend dat SMS- en Whatsapp-berichten als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 gelden. Voor deze berichten gelden, net als voor e-mail, de bewaartermijnen van de zaken waar ze betrekking op hebben. Zakelijke SMS'jes en WhatsApp'jes moeten conform de bewaartermijnen, vastgelegd in de selectielijst, beheerd worden.De berichten moeten bewaard worden bij het zaakdossier. Momenteel wordt geëxperimenteerd met andere vormen van e-mailbewaring, onder meer volgens de Capstone-methodiek waarbij alleen de e-mailboxen van sleutelfunctionarissen worden bewaard. Die methode kan ook op SMS- en Whatsapp-berichten toegepast worden.

Advies 

Wij adviseren gemeenten intern afspraken (‘werkprotocollen’) te maken over het gebruik van SMS- en Whatsapp-berichten en over het gebruik van privé telefoons voor zakelijke communicatie. Het is beter om dit te vermijden. Ook raden wij aan om met de gemeentearchivaris en DIV afspraken te maken over het informatiebeheer van SMS- en Whatsapp-berichten op telefoons.

Meer informatie