Gemeenten maken stappen in betere digitale informatiebeheer

Gemeenten hebben ten opzichte van 2016 over de hele linie stappen gezet in taken en uitdagingen waarvoor ze staan ten aanzien van archivering van digitale informatie, waaronder aansluiting op e-depotvoorzieningen. Dat blijkt uit de peiling die het ICTU heeft uitgevoerd in opdracht van VNG Realisatie.

In de peiling is aandacht besteed aan de openbaarheid van archieven. Bewustwording creëren bij medewerkers van het belang van een goede informatiehuishouding krijgt daarnaast veel aandacht.

Enquête

Het onderzoek is uitgevoerd door middel van een enquête onder gemeentesecretarissen, waaraan 40% van de gemeenten heeft deelgenomen. De hoge respons in een relatief kort tijdsbestek onderschrijft de gevoelde urgentie van gemeenten bij het thema.

Zowel grote als kleine gemeenten

De positieve trend is te zien bij zowel kleine als (middel)grote gemeenten. Op enkele terreinen lopen grote gemeenten iets voorop: zo zijn zij iets verder met de inzet van techniek alsmede het gebruik van samenwerkingsruimten.

Van oriëntatie naar aansluiting op E-depotvoorziening

Ten opzichte van de vorige meting is een verschuiving zichtbaar ten aanzien van de e-depotvoorziening. Was men in 2016 vooral bezig met oriënteren op een e-depot nu laat het onderzoek zien dat gemeenten zich daadwerkelijk voorbereiden op het overbrengen naar een e-depotvoorziening.

Actieve openbaarheid

Gemeenten werken aan actieve openbaarheid van informatie. Informatie aangaande besluitvorming en uitvoering, vergaderstukken en in mindere mate financiële informatie (jaarrapportages) worden actief openbaar gemaakt. Wob-verzoeken maken gemeenten minder vaak actief openbaar.  Er is nog een weg te gaan als de Wet open overheid (in aangepaste vorm) van kracht moet worden. Het aantal beperkingen dat gemeenten aan de openbaarheid stellen van archieven bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats, met name op grond van bescherming van privacy en de belangen van derden, is relatief laag (5%).

Archivering van e-mail moeilijk

Archivering van relevante e-mail ervaart ruim de helft van de gemeenten (58%) als een behoorlijk probleem. Twee redenen worden vaak genoemd. Het ontbreekt medewerkers vaak aan discipline en bovendien kan deze niet altijd een goede afweging maken welke e-mail archiefwaardig is. Daarnaast ontbreekt het aan adequate technische voorzieningen en onvoldoende integratie met het zaaksysteem en procesapplicaties. Er nog mondjesmaat gebruik wordt gemaakt van Enterprise search faciliteiten om informatie toegankelijk te maken.

Meer informatie