Eisen aan e-depotvoorzieningen

Welke varianten voor het e-depot zijn er mogelijk? Hoe past het e-depot in het brede informatiebeheer van de decentrale overheden?

Aanzet tot standaard

Een e-depot is een voorziening om digitale informatie in de tijd duurzaam en toegankelijk te bewaren. In opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) heeft KING de eisen op een rij gezet en een vertaling gemaakt naar de architectuur voor decentrale overheden, waaronder de GEMMA. Het rapport vormt daarmee een aanzet tot het definiëren van standaarden voor e-Depot voorzieningen.

Voor projectleider en informatiearchitecten

Het rapport is geschreven voor projectleiders e-depot en informatie-architecten en vormt een verdieping op het eerdere AIDO onderzoek naar Functionaliteit e-depotvoorzieningen. Het onderzoek is uitgevoerd door een kernteam bestaande uit de deskundigen van de drie decentrale overheden en is in wisselwerking met leveranciers en het veld tot stand gekomen.

Varianten

Een e-Depotvoorziening kan in verschillende fasen van de levensloop van informatie ingezet worden. In het rapport zijn drie varianten uitgewerkt:

  1. Het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats (voor permanent te bewaren en al dan niet vervroegd over te brengen archief).
  2. Het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats en als digitale archiefruimte (voor permanent te bewaren en op termijn te vernietigen archief dat nog niet voor overbrenging in aanmerking komt).
  3. Het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats, digitale archiefruimte en brede informatieopslag (voor permanent te bewaren archief, op termijn te vernietigen archief en voor informatie tijdens de lopende zaakfase).

Het geheel van de beschreven functionele eisen past in het brede perspectief van informatiebeheer.

Handvat

Met het resultaat is het voor AIDO mogelijk om als vervolg een opdracht uit te zetten naar een partij voor het opstellen van aanbesteding- en bestekteksten. Het resultaat levert decentrale overheden ook een handvat voor het zelf in (laten) vullen van een dergelijke voorziening.

Meer informatie