AVG op agenda Adviescommissie Archieven januari 2018

De Adviescommissie Archieven heeft in haar vergadering van 25 januari 2018 onder meer de relatie tussen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en archivering besproken.

De werking van de AVG is niet zonder gevolgen voor archivering, maar de impact daarvan is nog niet geheel duidelijk, hoewel de verordening in mei 2018 van kracht wordt.

Dilemma’s

De AVG en de Archiefwet hebben deels tegengestelde doelen. Dat creëert dilemma’s in de werkpraktijk.

Zo zijn er veel archieven gedigitaliseerd, maar on-line beschikbaarstelling is problematisch omdat deze (bijzondere) persoonsgegevens kunnen bevatten.

Ook zijn er vragen over de uitvoerbaarheid. Hoe moet de vernietigingsplicht van de AVG uitgevoerd worden als bedrijfsapplicaties niet beschikken over verwijderingsfuncties en veel back-ups en kopieën van archiefbescheiden bestaan op verschillende locaties?

Vraagstukken

De AVG voorziet in uitzonderingen op verwerking van persoonsgegevens in verband met archivering in het algemeen belang. Toch is er een aantal vragen waarvan het antwoord binnen en buiten de archiefsector nu niet (geheel) duidelijk is:

  • Gaat de bewaartermijn vastgelegd in de selectielijst (altijd) voor op het doelbindingsbeginsel van de AVG?  
  • Blijven SIO's de bevoegdheid houden om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging in verband met ‘hotspots’?
  • Mogen er kopieën uit beperkt-openbare archieven worden verstrekt en bewerkt?
  • Onder welke voorwaarden mag onderzoek in beperkt-openbare archieven plaatsvinden?
  • Hoe verhoudt zich de taakstelling van gemeentearchivaris tot die van de Functionaris Gegevensbescherming?
  • Hoe moeten registers van verwerkingsactiviteiten worden ingericht bij archiefinstellingen?
  • Moeten archiefinstellingen een Privacy Impact Assessment uitvoeren?
  • Wie moet de over te brengen archieven AVG-proof maken, de archiefvormer of de archiefinstelling?

Recht op herinnering

De Adviescommissie concludeerde dat het recht van vergeten en niet vastleggen van overheidsinformatie niet ten koste mag gaan van het uitgangspunt van transparant en openbaar bestuur. Gepleit is om het recht op herinnering in de Archiefwet duidelijker te markeren.

Instrumentontwikkeling

Verder zal de Adviescommissie zich in samenwerking met de werkgroep privacy van de koepels BRAIN en KVAN inspannen om de vragen te beantwoorden en instrumenten te ontwikkelen om de werkpraktijk te ondersteunen. Dit zoveel als mogelijk vanuit een integraal perspectief. Privacy, informatiebeveiliging, openbaarheid, auteursrecht en archivering zijn aspecten van informatie die in onderlinge samenhang benaderd moeten worden.

Meer informatie