Archivering van e-mail: noodzakelijk en realiseerbaar

Realiseer de archieffunctie voor en de duurzame toegankelijkheid van e-mail: het is geen informeel medium, maar archiefbescheiden. Leun niet alleen op gedragsrichtlijnen. Archiving bij design is een wenkend perspectief. Dat is de kernboodschap van het eindrapport van de Proeftuin e-mailbewaring.

Deze proeftuin is uitgevoerd door VNG Realisatie. 

E-mail wordt al jaren door overheden gebruikt, maar nauwelijks geordend gearchiveerd. Archieven waarin belangrijke e-mails ontbreken zijn onvolledig. Dat kan bij verantwoording en in de bedrijfsvoering tot onaanvaardbare risico’s leiden.

Gemeentelijke pilots

Er zijn concreet drie pilots uitgevoerd:

  1. e-mail Exchange met Barracuda Archiver (gemeente Vlaardingen). In deze pilot is onderzocht wat met e-mails in Exchange met Barracuda Archiver, de tool waarin e-mails worden bewaard gedaan, kan worden. 
  2. Living Lab functionele e-mailboxen (gemeente Den Haag). Doel van deze pilot was inzicht en kennis opdoen door het instellen van business rules voor archivering. Voor deze pilot is gekozen het parkeerproces richting DMS ter bewaring te verwerken. 
  3. Overbrenging van e-mail naar e-depot (gemeente Oldambt). Deze pilot was gericht op het vaststellen van richtlijnen rond duurzame archivering van e-mail. Zowel de technische aspecten als de samenhang van het e-mailsysteem, DMS, zaaksysteem en het e-depot zijn in kaart gebracht.

Conclusie

Algemene conclusie was dat zowel een oude methode (handreiking Testbed e-mailarchivering 2003) als de nieuwe methode (handreiking e-mailbewaring RAI 2016) bruikbaar zijn. Aanvullend kan ook gebruik gemaakt worden van Capstone-methode. Implementeren behoeft wel ondersteuning.

Aanbevelingen aan gemeenten

  • Inventariseer het e-mailverkeer en de kenmerken daarvan en selecteer e-mails voordat e-mail(boxen) na een bepaalde tijd  of bij vertrek van bestuurders of medewerkers worden verwijderd
  • Bevorder zaakgericht werken en relateer ‘samenwerkingsruimten’ aan zaakdossiers
  • Bevorder ’Archivering by design‘ naar voorbeeld van de Living Lab e-mailbewaring van Den Haag
  • Beveilig e-mail tegen onoordeelkundig verwijderen en organiseer de toegankelijkheid door metadatering
  • Experimenteer en zoek naar innovatieve oplossingen

Aanbevelingen aan BZK, OCW en VNG

VNG Realisatie adviseert een bundeling van krachten uit de industrie, wetenschap en overheden om een ontwerp voor meerdere media (e-mail, website, twitter, documenten, data-gegevenssilo’s) uit te denken dat voldoet aan de functionele eisen van archivering. Dat werkt, ontzorgt, betaalbaar is en maximaal gebruik maakt van techniek.

Opgeroepen wordt een algoritme voor dataclassificatie voor e-mail in Exchange en op netwerkschijven te ontwikkelen, waarin de archieffuncties: selectie, verwijderen en relateren geautomatiseerd kunnen gaan plaatsvinden. Alsmede algoritmes voor Exchange/TMLO mapping.

Pas vanuit een pragmatische benadering de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2017 en andere selectielijsten op e-mailbewaring aan.

Meer informatie