Archiefinstellingen: haal gezinskaarten offline

Gedigitaliseerde gezinskaarten bevatten onder andere gegevens over godsdienstige gezindte. Het is op grond van de privacy- en archiefwetgeving niet toegestaan deze gegevens online te publiceren. Gemeenten en gemeentelijke archiefinstellingen wordt geadviseerd deze gezinskaarten offline te halen.

Verschillende archiefinstellingen hebben te maken gekregen met klachten van burgers in verband met de online publicatie van gedigitaliseerde gezinskaarten. Op deze kaarten kunnen nog gegevens voorkomen van nog levende personen. De kaarten bevatten onder andere gegevens over godsdienstige gezindte.

Mensen leven langer

Gezinskaarten maken deel uit van de bevolkingsadministratie. Ze zijn gebruikt in de periode 1921-1940, tot de introductie van de persoonskaart. Op de openbaarheid van de gezinskaarten is meestal een beperking gesteld van 75 jaar, maar tegen achtergrond van de gestegen levensverwachting is deze termijn in de praktijk is te kort gebleken.

Onvoldoende grondslag

Het vervallen van de beperking op de openbaarheid volgens artikel 15 Archiefwet is onvoldoende grondslag voor de publicatie. Volgens de Archiefwet geldt een uitzondering voor archiefdiensten om bijzondere persoonsgegevens te verwerken (artikel 2a Aw), het is echter verboden ze ter raadpleging of gebruik beschikbaar te stellen (artikel 2a lid 1 sub d Aw).

Toestemming

Voor publicatie en raadpleging van de gezinskaarten moet helder zijn dat er toestemming is van de betrokkenen of dat deze zijn overleden. In de meeste gevallen is het lastig en tijdrovend dat na te gaan en bij online publiceren zou dat al vooraf moeten zijn gedaan; in zijn geheel offline halen is daarom de meest prudente werkwijze.

Verlenging beperking openbaarheid

Over nut en noodzaak tot verlenging van de beperking op de openbaarheid van gezinskaarten krachtens de Archiefwet in verband met de raadpleging in de studiezaal wordt verschillend gedacht. Sommigen willen de beperking van de openbaarheid van gezinskaarten uitbreiden tot 110 jaar, zodat zeker is dat alle vermelde personen zijn overleden. Anderen zijn van mening dat de persoonsgegevens juridisch reeds afdoende beschermd zijn en volstaan kan worden met het toetsen van aanvragen tot raadpleging. Vaak verstrekken deze archiefinstellingen in dergelijke gevallen kopieën van de niet-openbare archiefbescheiden, waarin de persoonsgegevens van levende personen niet-zichtbaar zijn gemaakt. Wij adviseren u over een mogelijke uitbreiding van de openbaarheidsbeperking overleg te voeren met uw provincie. Volgens de Archiefwet moeten gedeputeerde staten een machtiging tot een langere beperking dan 75 jaar verlenen (artikel 15 lid 4 Aw).

AVG

De artikelen in de Archiefwet die verwijzen naar de Wet bescherming persoonsgegevens zullen worden vervangen door verwijzingen naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die in mei in werking treedt. Dat wordt geregeld in de zogenoemde aanpassingswet AVG, die later dit jaar aan de Tweede Kamer zal worden toegezonden.  

Meer informatie