Archieven en musea | Regelgeving

Archiefwet 1995

Het hoofdbeginsel van de Archiefwet 1995 is dat overheidsorganen verplicht zijn de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en waar nodig zorg te dragen voor vernietiging. De Archiefwet 1995 bevat regels hiervoor. De wet regelt ook dat bepaalde archiefstukken na verloop van tijd openbaar worden.

Gedeputeerde Staten houden met behulp van een provinciale archiefinspecteur extern toezicht op het archiefzorgdragerschap van de Colleges van B&W. Intern toezicht dient er te zijn door een gemeentearchivaris, eventueel samen met gemeentelijke archiefinspecteurs, of de gemeentesecretaris.


Archiefbesluit

Het Archiefbesluit 1995 is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. Het bevat meer gedetailleerde regels voor bijvoorbeeld het opstellen en vaststellen van selectielijsten. Het Archiefbesluit verplicht overheidsorganen over archiefbeheersregels beschikken en over gekwalificeerd personeel. Ook de archiefruimte moet aan bepaalde eisen voldoen.


Archiefregeling 2010

Op 1 april 2010 is de nieuwe Archiefregeling ingegaan. Deze vervangt de drie oude regelingen uit 2001:

  • Duurzaamheid archiefbescheiden (ex art 11 Archiefbesluit)
  • Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (ex art 12)
  • Bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (ex art 13)

Regeling ex artikel 11 Archiefbesluit: duurzaamheid archiefbescheiden

De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden is de uitwerking van artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 en bevat regels voor het bewaren en beschermen van archiefstukken. De kwaliteit hiervan mag tenminste honderd jaar niet noemenswaardig achteruit gaan. Deze regeling is van toepassing op materialen van voor 1 april 2010.

Regeling ex artikel 12 Archiefbesluit: geordende staat en toegankelijkheid

De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden is de uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995. Het  bepaalt onder meer dat archiefstukken authentiek en binnen redelijke tijd vindbaar en leesbaar  moeten zijn. Het bevat ook (technische) eisen en regels voor digitale archiefstukken. Deze regeling is van toepassing op materialen e.d. van voor 1 april 2010.

Regeling ex artikel 13 Archiefbesluit: bouw en inrichting archiefruimten

De Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen is de uitwerking van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995. Het bevat onder meer bouwkundige en klimaateisen voor archiefruimten. Blijvend te bewaren stukken moeten na twintig jaar naar een archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld het Nationaal Archief in Den Haag. Deze regeling is van toepassing op gebouwen van voor 1 april 2010, maar bij (ingrijpende) verbouwingen is de nieuwe archiefregeling 2010 van toepassing.

Voor bestaand materiaal en gebouwen blijven de oude regelingen van kracht.


Selectielijst

De beschikking van de staatssecretaris van OCW tot ‘ Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie’ is op 25 juni 2012 in de Staatscourant (nr. 11906) verschenen. Deze lijst vervangt de ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996’ vastgesteld op 20 december 2005.

De lijst is op 27 juni 2012 in werking getreden.